美味しいお茶がいれられない

お客様に美味しいお茶をお出ししたい。 お茶好きな私の、ささやかな望みだったりします。 しかし・・・お客様の到着時間と、ボスがお迎えする時間、 そして程茶する人数、兼業秘書の私が準備に割ける時間を いろいろ加味すると、大概慌てて準備することになる・・・。 あかんでしょう、それは。だが仕方がない。 そうして、安いお茶＝入れやすいお茶という図式にのっとらず 然るべき部署に購入されたお茶は、案外淹れるのが難しいもの、 だったりします。 前に使った人が湯沸しポットの温度設定を98度にしていたりすると、 お湯の温度が冷める暇がない事がほとんど。 はたまた早めに準備を始められたとして、お茶を出す全員が揃うの…

お茶が美味しくない

お客様にお茶を出すことがあります。 ・・・普通は煎茶を。 もちろん、会社で然るべき部署が手配しているものを使います。 しかし・・・それが、なんだか、どんどん美味しくないものに なっている気がします。 困ったな、と思い始めた頃は、お湯の温度とか茶葉の量とか、 果ては急須を変える（取り回ししやすいティーポットをすすめたら、 あっさり採用されまして）までしてなんとか美味しいお茶にならないか 努力はしていたのですが もちろん、自分のお茶の入れ方がよろしくないという意識もある。 湯冷ましかけて、たっっぷりの茶葉をお湯で、なんていう優雅で 時間の余裕のあるお客様ばかりというわけではないので！ 一気に十何杯…

機密ってなによぅ・・・？

今更なにを？ 兼務とはいえ秘書業務に携わる者、機密といえば、人には言えないことでしょ？ ものすごーく重要な秘密にすべきことでしょ？ と、おっしゃる方もいらっしゃるかと。 それはそうなんですけれど。 うちの会社だと、ボスがいつどこへ何のために出張するのか、などと いうことが、スケジュール管理ソフト上で閲覧できます。 スマホでスケジュール確認、自分の（私的な）予定もいっしょに 管理したい、となりますと、トップの予定も案外普通に知ることが できるのです。 なので、私が自分の会社の中で機密を守るためにと思うのは、 知り得た情報を声に出さない、ということだと思うのです。 もちろん、閲覧できる情報は口にし…

なんとなく文語表現に居心地が悪い日々

秘書同士のメールメール連絡で、結びの言葉に困った時。 実際は困らないことの方が少ないんですが。 「〜よろしくお伝えくださいませ」「〜お申し付けくださいませ」などど 結ぶ場合があります。 「〜ませ」っていわゆる「女言葉」だと思っていました。 そして多分、それは間違っていないとは思います。 日本語として、文化として、女言葉とか男言葉とかがあるとしたら、 それは差別的な、とかジェンダー論として論ずるべきとかいうもの なのかもしれませんが。 男はこう話すべし、女はそう話すべし、男はこう書くべき、 女はああ書くべし、というところを、ただの文法、文化として 考えた時に。 ・・・最近仕事でメールを目にする男…

もったいないのか、ラッキーなのか

担当する秘書と、担当される側の関係として、 一番あかん、と思うのは・・・。 お互いに何をどうしたらいいか分からないままでいること。 ボスが「秘書に何を頼んでいいか、してもらえることは何か」が 分からないという場合は、まだ救いはありますが、秘書の方が 「ボスに言われたことが自分のすべきことかどうかわからない」と いう場合は救いようがありません。残念すぎます。 言われたことは全てすべきことです。 もちろん、秘書の仕事の範疇であれば。 常識的に判断してですけど。 なんだか、技能検定など受けてみようと思って、振り返りも兼ねて 2級、準1級一緒の参考書を読んでいるのですが、やっぱり仕事は 多岐にわたって…

担当する、ということ

秘書にとって、この人がボスで私が担当する人、という考え方は とても重要だと思います。 自分が責任を持って、その人の行動を把握せねばならない。 要望を聞かねばならない。好みを把握せねばならない。 担当するボスが複数人だとしても同じこと。 責任感を持って対応すれば、ボスの要望にも自ずと優先順位が つけられるようになってくるので。 単純に言えば、ボスの中で一番職位が高い人が最優先だったり、 構われたく無い人がいたら放っておいて、構って欲しい人の 優先順位をあげるとかね。 もちろん、何もしないで欲しいという要求にも応えます。 応えますが、他の人（特に外部）から見ておかしく無いように しないとならないし…

先の話をする

来年度の予定を・・・と切り出されたら。 私の、ではなくボスの予定のことですが。 ・・・お役御免の気配が無い・・・。 私のこれまでの秘書業務に問題が無いから続投なのか、はたまた 新入社員嬢が10ヶ月たっても見習い秘書になるように仕上がる 気配が無いのか。 疑問は数々あれど、悪い評価では無いと受け取るとして。 来年度の年間計画というものが公式リリースされたそうです。 その情報を元に、1年分のスケジュールをOutlookに入力する作業を、 近日中にせねばならん、という。 地味に工数大ですよ？ そしてその仕事を今までしていた人間が1人しか居ないということで 仲間意識を持てる人がいない、相談する人もいな…

言えない用件とスケジュール

ボスのスケジュールを取りたいのに、用件は言えないという場合は お断りしても良いようなもの。 秘書風情が偉そうなことを、と思われるかもしれませんが、本来なら そういう事もありうる、ということをお含みおきくださいませんとね。 基本的には、ボスに確認を取った後、受けるか受けないかを決めるの ですが、ボスに確認をとるのは秘書になります。 そういう仕事をさせてくれない上位の方や、上司がすごく多いのです。 来客などの場合は、当然のことながら用件や訪問者を言ってくださる のですが。 社内がほうがあまりよろしくない。 例の件で、とかで通じる場合はいいのですが、そのためには普段から 必要な情報を頂くことが必要に…

スケジュール管理など

検定に向けて、とあるテキストを読んでみると。 スケジュール管理について書いてありますね、当然。 アポイントメントを取るとき、受けるとき、上司および 相手先との確認に必要な項目として5つ上がっていました。 ①どこの誰が（誰と）面会をしたいか ②面会の目的 ③希望日時 ④所要時間 ⑤面会場所 ②③④あたりは、普通に情報として提供してくれるのですが、 ①とか②とかを伝えてくれない人が本当に多いのですよね。 なぜですかね？ ①については事前にボスに伝えておくと、ボスが何か用意する ことがあるので（情報だったり、資料だったり、質問だったり 手土産だったり、言付けだったりね）是非とも教えていただきたい。 …

どこのコミュニティの様式なのか

メールの最初に、アルファベットの略語を入れる人が。 相手がそれを理解できると思って入れているのならいいのですが、 実際日本人同士のやり取りで、それを理解できている人が どれだけいるのか？ 同じメールをもらった人、およびボスに確認してみると、 その略語は、メール文面上のシミ程度にしか認識していないようでした。 意味がわからない＝意味がない＝読む必要がない＝文字ではなくシミ くらいのもので。 何か意味があるのよね？どんな意味なの？と困惑してネットなどで 検索している私が珍しい方で、部下からのメールで理解できないものは 理解しなくていい、とボスは思っているようでした。 上司や同僚や後輩は、深く考えず…

こんなメールは困る、と思っている。

仕事でEメールをつかうわけですが。 仕事柄、ボス宛のメールも全てではないですが、目にすることが あります。 なんだか困惑するメールが多いのが実際のところ。 特に社内がいかん。 どこの誰かわからないメール。 社内からなので、見れば誰かはわかるのですが、でも、最低限 名乗るとか、前置き一行入れるべきでは？と思う。 チャットや、メッセンジャーじゃないんですよね、メールって。 同僚や、仲の良い人（人となりが分かっているレベルの）なら、 明らかに、件名で要件がわかる進行中の案件についてとかなら 理解できる。 でも、チャットや、メッセンジャーのような使い方をボスに するのか・・・？ 社用スマホのメッセンジ…

この仕事をしていて実感すること

秘書のセミナーで言われたんですけれど。 メールの文面に品格があらわれる。 秘書のメールは会社の品格をあわらしますよ。 ・・・そう思います、実際。 いつも自分の書くメールの文章が下手くそで、ごちゃごちゃしていて、 美しくない。 誤字脱字はまぁ・・・注意はしているんですけれどね、というレベル。 シンプルで美しい文章のメールを頂いた時は、すんなりと内容が 頭に入ってくるし、箇条書きでなくても、要点がわかりやすい。 いつも、身悶えしながら、書き方の本を読んだり、ネットや 電子辞書を使ったりしながら、もたもたと書く文章で、 半ば諦めながら送信ボタンを押すわけです。 努力はしてるんですよ、努力はね。 他社…

彼女と教育

現社長秘書は総務に所属してから、ずっと社長秘書をしていたわけではなく。 というのは前にも書いたけれど、もう一度・・・。 彼女は現社長と、前社長と、前々社長には付いていましたが。 （うちの会社の場合、創業家など無い会社なので、数年単位で 社長は交代します） 前々社長のさらに前の方には受け入れられず、その前の方には別の秘書が 寿退社するまで付いており、その前はどうだったか・・・・？ とにかく、入社してからずっと秘書をしていたわけではない。 受け入れてくれない社長もいたけれど、その後の社長秘書時代に 着々と昇格され、今は立派な管理職をしていらっしゃる。 前にも書いたけれど、社長秘書時代に2人の新入社…

秘書として見習える人は

グループ会社の秘書さんで、見習いたい方、Jさん。 忙しい方なのですが。 それでも、困ったことがあるとすぐに助けくれます。 Jさんのボスにアポイントを取りたい時、できれば同じ日に別の方も 訪問したい時は、さっと予定を確認してまとめて調整していただいたり します。 秘書としては、私もそうありたい。頼られれば私も同じように対応 したいと思わせられます。 ボスとは気さくにコミュニケーション取らないといかんよ、と たまには飲みに連れて行ってもらってる？とアドバイスを くださったり、Jさんのボスがよく読んでいる作家の本を 自分も読んでみた、と小ネタトークをしていただいたり。 ・・・読書する私は、読書する人…