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はい、受検しておりました、秘書検定準1級。 合否速報 どうやら筆記試験は合格したようです。 朝6時台にwebで速報確認しました。 あさ早くから確認できるとはありがたいことです。 となると・・・。 もののわかった方なら、この先に面接試験があるということをご存知かと。 ・・・筆記試験がだめで、再受検はすごく嫌だったけれど、 面接試験も嫌なものです。 受けるからには受かりたい、しかし面接試験は嫌なの、 などと意味不明なことを言っていても仕方ないので、 所属ブロックの秘書検定面接対策講座に、ギリギリで申し込み。 対策講座なしでそもそも受かる気がしないし、 講座を受けても受かる気がしない。 写真も撮らな…
6月のスケジュールを確保する困難を他方に味合わせた私は、 着々と埋まっていくボスのスケジュールをみて満足しておりました。 ボスは製造部署を点検するプロジェクトを3つほどお持ちなので、 これからは暑い日も寒い日も点検が続くわけです。 しかし点検スケジュールが入っている方がいい。 プロジェクトの進捗が確認できるばかりか、停滞まで確認できる。 そして点検のスケジュールが周知されていれば停滞も少なくなる。 が、しかしここでまた誤算がいくつか。 点検スケジュール以前に、プロジェクトの運営スケジュールそのものを ボスが修正せよと指令を出しました。 すると、なんということでしょう。。。 計画を練り直せという…
・・・秘書検定受けてきました。 反省文を書こうと思います。 勉強中、道半ばでテキストを熟読するのを放棄して、過去問を解くことに しました。 2冊分くらい。 そこからさらに、記述式のパターンが頭に入らないので 記述式を重点的に解くことに。 そして迎えた受検。 ・・・・・・たしかに記述式はそこそこ書けた（ような気がする）けど、 選択式のほうが、なんか、こんなに曖昧な問題ばっかりだったっけ？ というような混乱振り。 しかも、冷静になれば気づくような勘違いミスを乱発。 実務でしてるいることがすごく少ないので、経験から思いつくことは ほぼ無いし、もう知識として覚えるしかない、とわかってはいたけれど ええ…
記事の更新がすっかり滞った今日この頃。 世慣れた秘書の皆様ならば、 「総会対応でいそがしい」とか「ボスがアップグレードでてんてこ舞い」 とかね、そういう風に思われるかもですが。 いや、むしろ誰もこんなブログのことなど気にもしていないと思われるのですが。 それはさておき。 兼業秘書のわたくしは、総会対応などする必要がないので、忙しいのは ボスと総務とか経理とかそこらへん。 私は割合蚊帳の外なので、騒がしいのさっさと終わらないかなと言うスタンス。 その間に色々ふつうに本業とか本業の兼業とかをしている間に、色々板挟みに なったり、信じたり騙されたり信じたり裏切られたりして、 すっかり疲弊しておりまし…
先だって、半月前にトップマネジメントのスケジュールを押さえたい、 と言われた場合は、ちょっとした悲報と申しましたが。 実際のところ、うちの会社ではそんなに困難を極める、ということも ございません。 それが、15分とか、30分とかならば。 それが5月末でないならば・・・。 5月の末に、ボスのスケジュールを1.5時間強押さえてほしい、 会議室や備品と一緒にと言われたとします。 ・・・察しのいい方なら私めに同情のこもった視線をくださると 思います。 それが急な来客や、止むに止まれぬトラブル対応のためならまだしも。 （この時期、自ずと来客も減るのですよね、双方忙しい時期なので） 4ヶ月前から相応の時間…
トップマネジメントのスケジュールを押さえたい。 そういうオーダーがあるとします。 半月前に言われたとする。 それが5月とか6月とかの場合はどうなるのか・・・。 察しのいい方はちょっとした悲報だと受け取ってくださるのではないかと。 そこら辺の話を、ぽつぽつと書いてみようと思います。 スケジュールというものは、どこかのタイミングで主要行事が決まり、 それを優先に時間を確保してゆき、それ以外の時間が通常業務に 割り振られて行くというもの。 割と余裕があったはずのスケジュールが、ちょっと目を離したすきに 埋まって行く・・・。 それは割と、ふつう、ですよね・・・？
秘書検定を受けます、とわたしどこかで言いましたっけ？ 秘書技能検定。 言いましたよね。 ブログに書いてる、数ヶ月前に。 ・・・おお、なんということだ！ 前言撤回、しませんけれどもー。 もう、もうしこんじゃったので、準1級ね。 私の知らない間に、何者かが申し込みを済ませていたようです（←自分） これでも、GWには検定のテキストや問題集を開いてみた。 それまでも時々問題集を読んでたの。昼休みなんかもね。 しかし落ち着いて問題集を解いてみると・・・冷汗。 分かってないよ、私、大丈夫なの？？？ という実感を得ることに。 面接の心配をする必要なんて無いんじゃないの？ 対策講座申し込むだけ無駄じゃない？ …
ここ10年以上、社内のデータサーバのデータを間接的に利用してきた、 ボルト＆ナットガイと30代新人の2人組が、データフォルダの名前を 変更したら、ショートカットが使えなくなるということを知らなかったと いう悲劇に見舞われた私。 ボルト＆ナットガイに「名前を変えたことをなぜ連絡しないのか？」と きいて「それがダメだと知らなかった」と言われるという。 まさに、膝に力が入らない事態。 これまでも、新人さんが入る前も、入ってからも、2人ともに、とにかく わからないことは聞いて欲しいし、なにか便利なツールが無いか たずねてほしいと言っていたのに。 自分は「わかっている」「できてきた」という裏付けのない自…
共有しているデータサーバ内のフォルダ名を黙って変更した 昭和の香りのボルト＆ナットガイ。 いままで散々（10年以上も）、部下や多部署からサーバ上にあるデータを 見て欲しいというメールを受けたり、ショートカットを送られたりしていた ボルト＆ナットガイは。 新人さんが来るから色々なデータを整理してもらうために、ほかの部署が 管理しているサーバ上のデータを見ていたボルト＆ナットガイは。 なんと、フォルダ名を変えたらショートカットを作り直さねばならない、 ということを知らなかったのです・・・。 新人さんには、フォルダやファイルのショートカットの作り方を教え、 メールで連絡するときは、パスを併記すると良…
新人さからメールに添付して、複数部署に送ったショートカットが 使えないと言われた、と質問されたのですが。 あらあら、おかしいわねぇ、とサーバ内を見てみると、たしかに フォルダが無くなっている。 誰かが間違って消したか、マウス操作の不得手な新人さんが誤って ドラックしてほかのフォルダに収納されているのか？と思って・・・。 システム部署にバックアップから戻してもらうかな・・・と ちょっと息苦しくなっていましたら。 なんと、ちょっとだけ記号が付け足しされ、名前が変更になった 元のフォルダを見つけました。 「何でこんなことになったの？誰かこんなことを？」と わたしが体温を下げつつ、グラグラしていても、…
昭和の香りのボルト＆ナットガイと入社2ヶ月未満の2人組の 世話を片手間に焼いていると、ちょっとした悲劇が起こりました。 入社40年以上のエライ人と新人（職歴あり、PCスキル無し）の2人組。 2人は全社的なプロジェクトの事務局の仕事をしています。 ちょっとずつ何かを教えられて、事務局として情報を集約すべく、 データサーバにあるファイルのショートカットを複数部署に メールで連絡し、データを入力してもらうという仕事をしている 新人さん。 その新人さんに質問をされました。 「送ったショートカットが開けないと言われたのですが」と。 サーバ上のデータフォルダは2人組に活動を引き継いだ前任者が 作って使って…
こんな仕事・・・兼業とはいえ秘書なんてものをしていると、 一般常識とか、メールの書き方とか、電話対応とか、そういうものが 得意だと思われがち。 だからでしょうか？ 昭和の香りのボルト＆ナットガイとその一人きりの 部下であるところの途中入社の新人さんの世話を焼くことになる。 専門知識を伴う仕事そのものは教えないけれど、会社の仕組みとか 事務機器の使い方とか、備品の用意とか扱いとかをね・・・。 いや？ 秘書業務のせいじゃなくて、お節介で世話焼きだから？ もうなんでもいいですけど。 ボルト＆ナットガイは実のところ秘書がついてもおかしくないくらいの 職位。ウチの会社では秘書はつかないけど、他社では秘書…
ボスセッティングの出張に、総務課長（＝社長秘書氏）が同行するとのこと。 うっすら脳内秘書の気配を感じます・・・。 むしろ「その出張に私も同行したいからボスに聞いてみてほしい」 などど言われたら、私も「そうですよね、ついでって大切です」とか言って さっさと段取りに加えるのですけどね・・・。 脳内さんはそういう、段取りとか誰かを立てる、ということに本当に 気が回らないかたで（役員相手のときと自分を立てる時だけは別です） とくに、同僚の（同僚だと思っていないことは十分承知ですが）秘書の 立場や存在を無視するのがとてもお上手なんです。 まあ、課長の仕事もあるし、社長秘書っていう立場だし、なんでも直接 …
最近なりを潜めていた・・・と思っていたかったのですが、 また脳内秘書が出没しました。 私がボスに申しつけられて、総員4名の出張の準備をしておりまして。 ちょっと遠いけれど、まあ、近県への出張で・・・。 ボスがさっさとアポを取ってしまったようなので、スケジュールを確保して、 全員乗れる車の手配をして。 随行者がデキル人なので、ちょっとコミュニケーションを取って。 運転する人員も足りてるし、らくちん。 半月くらい先のことだし、あとは近くになったら色々確認すればよかろ。 と思っていたのです。 一緒に行く方の秘書にも連絡したしね・・・（実質必要ないけども）。 そのあと総務課長（＝社長秘書氏）が別のスケ…
2級の合格証がとどきました。 webで結果は確認済みだったのですが、合格証が届いたので改めて。 まあ・・・くやしいですよね、あと1点で1級、ゴールドだったので。 自室で、テキストと首っ引きで回答したにも関わらず、1級を逃す。 がっかりだよ、自分。 というわけで、そのうち再挑戦しようと思っています。 日本茶といえば、各所から新茶の便りが届き始めました。 季節ですよね・・・。 季節のものは口にしておかねばならないと思います。 どこのお店のお茶をいただこうかしら、と楽しみに選んで 飲んでみる予定です。
職位の高い、昭和の香り高いボルト&ナットガイは、 ものすごく抽象的なメールを書くんです。 抽象的すぎて行間を読むこともできない、相手が知ってる、分かってる、 自分も知ってる、分かってるっている感じのものすごい軽いメールばかりを お書きになる。 それを情報展開としてCCで読ませるのですが・・・。 会社歴20年以上の私ですら補完に苦労するのに、入社数ヶ月の人が それを手本にするなど・・・。 それはやってはいけないこと（だし出来ないと思う）。 でも、メール文面の書き方の指示を出す時も同じ調子で。 正直私はハラハラしています。 だって、それって、全くわからない内容を、全くわからないままで メールするっ…
メールの書き方を教えました。 というより、メーラーの使い方を教えることが先なのですが。 今時、と言っていいのかパソコンでメールを送ったことがないと。 （さらにはビジネス文書なども作ったことはないと） そういう人に、伝えられることをなるべくまじめに伝えているつもりで。 で、本来彼女に仕事を教える人はですね・・・。 職位の高い、昭和の香りがプンプンとするボルト&ナットガイ（比喩です） いわゆる“叩き上げ”の彼は、語彙と文章力がちょっとね・・・という レベル。 それでもこれまでそのスタイルでいらっしゃって、着々と職位を上げて おいでたので・・・。 もうそれは一つのスタイル、ではあるのですが。 しかし…
メールの書き方を教える機会があります。 新人がいたり、途中入社の方がいたりして。 メールの書き方については、私はすごく自信がなくて、 本を読んだり、ネットで調べたり、ステキなメールを参考にしたり、 いつも四苦八苦しています。 そうしながらも、社外の秘書さんたちの簡潔でスッキリした、 上品な、読みやすいメールを受けては感心し、自分が送るときは 出来の悪さをどうにかできないか、色々試行錯誤の日々。 教える相手は、私よりは若いけれども、30代で職歴も有り、 常識が無いような方ではないのですが。 自宅でも、仕事でもPCメールを使ったことは無いそうで・・・。 文章力や語彙力について私が云々してもどうしよ…
セミナーに参加して、知らないことが沢山あることを再認識 したわけですが。 なんでしょうね、いろいろ心に刺さったことがあり。 と申しますか、先生が「こういうことをしたらみっともないですよ」と おっしゃったことが「あ、わたしそれやってる！」というね。 心の中で冷や汗が流れるような恥ずかしさ。 とにかく心に刻まねばならない、と思ったことは。 「二つの動作を一度にしない」ということ。 ドアを開けながらお辞儀するとか、失礼しますと言いながら 出て行くとか。 それから、お客様を応接室に案内するときなどに、 「こちらへおかけください」というとき、手だけの合図にならない ようにすること。 自分はドアを押さえて…
時々言われるんですよね、 「何でも知っててすごい」みたいなことを。 褒めてもらってます？ 私はそう受け取れないの。 自慢でも何でもなく、謙遜でもなく、マウンティングでもなく。 秘書、みたいな仕事をしていると、毎日自分の常識や知識の無さに おののいているのです。 すぐに調べなくちゃ、すぐに決めなくちゃみたいなことがあって、 誰かに聞こうにも聞けないし、むしろボスからの問い合わせだし。 その度に自分ってなんて頭が悪いの！って心の中で悲鳴をあげていて。 ・・・多分ね、多分他の人がわたしのこと「何でも知っている」 なんて勘違いしているとしたら、それは私が調べて、もっと知らなきゃ、 間違ったら恥、どうし…
電話の応対などについて・・・実習がありました。 まず、定型文を講師について読み合う。 そして、隣の人と練習する。 そして・・・番号付きの電話機が机に置かれ。 ◯番さんに講師が電話をかけて、数パターンの受け答えを。 ・・・緊張しました。 講師の方も、だんだん複雑な電話をかけてくる。 最初に定型文を見ながら練習した時に、電話を受けたら相手の 会社名と名前を復唱する部分があるのですが・・・それができない。 もし、新人や途中入社の方に教えるなら、と前置きしての説明が あるのですが。 そこで「皆さんは相手先の会社名や担当者を覚えているから、 普段は復唱していないと思うけれど、初めての人はそこが できない…
参加したセミナーでは 敬語、電話応対、名刺交換、お茶の出し方、その他色々について学ぶ、と プログラムに載っています。 どれもこれも、やったことが無いとはいいませんが、どれについても 実際やってみるとお粗末な結果になっていると思われます。 例えば名刺交換など。 入社して10年以上は、お客様から名刺を頂いても 「名刺を切らしておりまして」というか、同じグループの方なら 「私名刺をもちませんので」とお答えすることばかりでした。 心得た方なら、女子社員には自己紹介のみでそもそも名刺を 出さない場合が多いし。 誰かを真似ろ、といわれても・・・上司はすでに何度も面識がある 相手に対して、いきなり私を紹介す…
ビジネスマナーセミナーに参加してきましたので、 そこらへんの感想をつらつらと。 ビジネスマナー実践セミナー【基本の再確認と定着化】というもの。 再確認できる基本が身についているのか？という問題もありますが、 そこはなんとかとりつくろえると信じての参加。 去年いくつか参加したセミナーの、初級秘書向けの講師のお話が わかりやすくて。 これも同じ講師でしたので、そこも期待。 なおかつ初級秘書セミナーは、内容が多すぎて端折られた部分が 多かったので、実践セミナーの演習も受けてみたいし。 参加者は25名前後かなと思われます。 コの字型にテーブルが並んでいて、講師の先生が真ん中近くで お話ししてくださる。…
会食とか、それ以外でも、ボスは別に立て替えを嫌がる方ではありません。 会食会場も、各所のお好みの関係で小さな現金払いのみのお店を利用 することもよくあるので。 もちろん、事前に小口現金の用意もできますしねぇ。 実際「お支払いが現金のみです、ご一緒される方のどなたにお願いして おきましょうか？」・・・と私がおたおたしていると （ボスはご自分主催だと、細かいことまで確認なさるうえに、 そこそこ動きが早い部下にまかせないと安心されないので） 「支払いなんてどうとでもしておく。領収書をもらってくるから」と あっさりおっしゃって終了することが多いのです。 立て替えなら部下の財布より自分の財布のほうが方が…
会食の翌日、ボスのご機嫌がよろしくない・・・ それは、とあるトンデモ段取りによってもたらされ・・・。 会食終了後のことです。 ボスは支払いが現金のみだと「知らされていなかった」とのことで。 会食後「誰も支払いのことを気にしなかった」から、ボスが立て替えて。 コース料理のメインが3種類ほどあるので、「予約時にお店に伝えておく」 システムなのですが、連絡もしていない・・・とか。 お店はね、ざっくばらんな会食、に使うようなところなので、 社長秘書氏も、私も、トップも、ボスも利用したことがあるのですが。 ないわー。 そんな段取り、ないわー。 いくら忙しくても、お金のことは1番にはっきりさせておかないと…
・・・これはトンデモさんの行動として、記録せねばなるまい。 会食がありました。 お客様を迎えての、トップが主催の会食がございました。 出席者は、トップと、専務と、CAとボス。 トップと専務はお客様の会社からいらした方で、ざっくばらんな会食、 とのことで。 もちろん、トップのご意向を踏まえて、社長秘書氏の段取りで準備が されており。 今回は先方にお渡しした会食案内も事前に頂いて、会場までの 交通手段と帰りの足も確保して。 いつもこんな風なら比較的心配も少ないのになぁ・・・と 思っておりましたら。 翌日。 ボスのご機嫌がよろしくない。 よろしくないというか、怒っているとおっしゃる。 なにがどうしま…
日本茶検定1級なんですと言いたくて、 日本茶が好きなんですと言いたくて、受けていた日本茶検定の 得点がわかりました。 日本茶検定2級 2級でしたよ。 1級にはちょっと点が足りなかった。 web受験なので・・・最後にはテキストから答えを探す、という方法で 懸命に回答したのですが。 ちゃんとテキストを読んで勉強しろということですよねぇ。 それでも、日本茶好きな気持ちは変わりませんので。 コツコツテキストを読んで、1級を目指してみようかなと思います。 「美味しいお茶がいれられる秘書」になるのは簡単では無いようです。
会食があります、と言われる。 どこからともなく、ボスに同席の依頼が来て、なんとなくの日時と 場所が周囲からそろそろと知らされる。 その日が近づいたので、スケジュールの打ち合わせで詳細を・・・ となりまして。 「あらやだ、私知らないわ、ボスはご存知？」などどなることが ままあります。 または「こういう予定だが連絡は来ているか」とボスから会食案内を 渡される。 社長秘書氏が作って、ボスに直接持ち込んだものを。 それを見て、細かい動きやら、必要な物の準備を再確認する、と。 どっちもダメなパターンですね。 何故そうなるのか？ 案内が来ても来なくても、どっちにしても社長秘書氏とボスとの 間を行ったり来た…
日々、兼業と本業の間で右往左往しています。 褒められることではないのですが、どちらも中途半端になっており、 消化不良気味でテンション下がりがち。 片方に専念すれば消化できるのか、というとそんなこともないだろうと いうことで！ ちょっとテンション上げるために、夢を見てみようと思い立ちました。 この人の秘書になりたい！ という夢を見ることにします。 地元の名士で、ちょっとステキな方がいらっしゃって。 まったく、ほんの少しも関係がないし、この先も変わらないと思うの ですが、なんだかその人が素敵に思えて、サポートしたいなと思うのです。 妄想ですよ？ええ、妄想ですとも。 憧れるとか、ときめくとか、押しと…
最近の話ですが、他業種で働いた経験のある人が途中入社でいらしたときに。 「シャチハタを持ってきてください」と伝えました。 30代だし、育児のために離職されたあとの再就職でしたので 通じた、と思っていたら、100円のハンコを持参されました。 「シャチハタの、ネーム9を用意して持ってきてください」と 伝えねばならなかったのか・・・？ シャチハタはメーカー名ですよ？シャチハタ製のハンコをですね？ 通じませんでした。不覚をとりました。 実印でも、銀行印でもないのに変なこだわりを、とおっしゃる向きも あるかもしれませぬが・・・。 それでも、ハンコ（スタンプでも）は多少良いものを使うべきかなと 思っていま…
会社では書類には判子を押します。 いわゆるシャチハタね。 正式な印鑑じゃない、インク浸透印。 便利ですね、朱肉を使わずに何度も押せて。 認印、三文判、そこら辺のお話ですが。 最近はええと、インク浸透印が100円ショップでも買えます。 でも100円の印鑑は見るとすぐわかる印影。 いくら、朱肉を使った印鑑ではないと言っても、まにあわせの 用途以外では使って欲しくない。 私が入社した時は、シャチハタを持っていないというと、部署の 先輩がシャチハタを注文してくれて、現金で支払って使い始めた ものです。 社内文書に使うスタンプといえども、そこらへんは最低限のお話。 と思っていたら、最近は違うようですね・…
昼食の準備をすることがあります。 お客様とのランチなどなど・・・で。 初めて注文して使ってみる料理屋さんのお弁当を準備しました。 どんなものが届くのかとか、どんな形で届くのかとか、色々 試験的なこともあり。 長方形の蓋つきの木の箱の中が六つに区切られており、 その一つ一つに陶器の器か皿に盛られた料理が。 上品。見た目は申し分なし。 あとはお吸い物のお椀をせっとすると。 心の声を書くとすれば、重い、木箱が滑る。 セットにスリルが伴います。 昼食終了の片付け時に、一緒にお弁当を食べていた人たちに、 味と量についてのコメントを求める。 どうやら及第点。 若者には少々ものたりなかったか・・・？しかしメ…
秘書が外からいらしたボスの、すべての分野のコミュニケーターに なるのはかなり難しいですが、それでも出来る範囲で、周囲との 接触がの機会を儲ける努力をすべきかな、と思います。 専門性の高い仕事の分野でのオーダーにすべて応えるというのは 無理にしても、仕事の流れを理解して、スケジュールの中に、 必要な報告事項を織り込んだり、社内の会食をセットしたりは しますよね、機会を窺ってね。 トップマネジメントや、ミドルマネジメントの中にキーマンと思しき 人がいてくれたら有難い。その人と協力して細々計画できるので。 私のボスは、世話焼きで心配性なので、トップに対して色々画策 しようとされます。もちろん、トップ…
秘書向けのセミナーで、他社の秘書さんのお話を聞いていると、 ボスとスケジュール確認の打ち合わせを毎日、30分以上かけてしている というお話がありました。1日1回では足りないこともある、と。 色々な確認事項の打ち合わせをする、というのは親交を深める為の 一つの手段かもしれません。 ちなみに、私のボスは週2回くらい、30分以内でのスケジュール確認を お望みです。 正直私は、週2回は多いと思うのですが。 毎日10分の方が助かる・・・と思いつつも、都度都度確認することが でてくるので、日に数回は接触しております。 さて、話がずれました。 ボスが外から来られた場合・・・どうやって親交を深めるか。 まず、…
なんというか、偉い人とは偉くなると、どんどん接触する機会が 減っていきます。 秘書の場合はちょっと異なりますが。 偉くなったて秘書がつくので接触する機会が増加の一途（ボスによりますが）。 めんどうくさい 仕方のないことです。 それ以外の方は、上司が偉くなったから、直属で無くなったから、 複数の部署を管轄するようになったから。 忙しくなったから直接話すことが少なくなる。 でも、そういう人は偉くなっても「これまでのつきあい」があるので。 いざとなればざっくばらんな関係を築いていた相手がいるので。 問題はない。 偉くなった方をいきなり崇め奉って、「おおそれながら」とやってしまう 挙動不審な面々と、あ…
秘書検定のテキストを読んでみます。 自分に照らし合わせて、できていると思うこともありますが、 身につまされること、気づかされることの方が案外多い。 日々の色々にとりまぎれて、流されてしまっていることが多々。 それと、意外に凹むのが。 自分はこうありたいと思って行動していることが、周囲に理解されない。 自分はこうありたい、というか必要なのでボスに役立つために取る行動が 行き過ぎと思われて、受け入れられないのです。 私の周囲といえば、おしなべてボスの部下なので。 私が、ボスとの打ち合わせの内容を事前に確認したり、 （詳細ではなく、概要でも）関わっている仕事の進捗を知ろうとしたり、 誰が関係者なのが…
書店をふらふらすると。 新しい知識、興味のある分野、行き当たりばったりの本探し。 最近は秘書検定のテキストを見たりもしますが。 そんなことをしていると、なんだかマナーとか語彙とかの本が多いことに 気づきました。 マナーの本とか、一般常識の本は3月〜4月に、新社会人向けに充実する 傾向はありますよね。 それとは何だか違うような。 大人の語彙力とか、知らないと恥ずかしい、とかできる人が使っている、 なんていうのもありました。 実際のところ、そういう本を熟読して、繰り返し読んで身につけて いただきたい、と言いたい方は数多いらっしゃいますね。 私は自分の語彙力が十分でないことを、しっかりと認識している…
お仕事でメールを書くとき。 社外宛でも、社内宛でもですが、どうにもしっくりこないことが あります。 最初に、 誰それ様と書くのですが、それがどうにも・・・。 届くメールにCCも含めて目を通していると、 A部長様 とか B課長様とか書いてあるわけです。 もう、7割がたは書いてある。 ・・・二重敬語がすごく嫌で。 今更何を、とも思うのですが、ちょっとだけ抵抗して 役職の後に様を付けないメールを書いてみてはいます。 でも、慣習とか習わしとか、職場の規律（多分違う）とかに合わせると すると、部長様、課長様、常務様、専務様とやらないといけない気も します。 別に意地を張っているわけじゃないんですけど。 …
いつでも美味しいお茶が入れられる、という目処はありませんが、 お茶についての知識を増やしてみようかな、と思い立ちました。 日本茶検定を受けてみようと思います。 ネットで受験できるようで、一番近いところで2月申し込み、3月受検と。 本を読み始めました。 もともとお茶は好きで、毎日昼食後は煎茶を飲んでいる私。 日々のお茶に「安くて美味しい」を求めたくもなってきていたので、 色々調べるきっかけにもなるかと。 安くて美味しくて入れやすいお茶、もしくはお茶の知識を増やして 美味しくないお茶もそれれなりの味にできる、ことになれば、 お客様に不味いお茶を出している、という良心の呵責から逃れられる かもしれま…
お客様に美味しいお茶をお出ししたい。 お茶好きな私の、ささやかな望みだったりします。 しかし・・・お客様の到着時間と、ボスがお迎えする時間、 そして程茶する人数、兼業秘書の私が準備に割ける時間を いろいろ加味すると、大概慌てて準備することになる・・・。 あかんでしょう、それは。だが仕方がない。 そうして、安いお茶＝入れやすいお茶という図式にのっとらず 然るべき部署に購入されたお茶は、案外淹れるのが難しいもの、 だったりします。 前に使った人が湯沸しポットの温度設定を98度にしていたりすると、 お湯の温度が冷める暇がない事がほとんど。 はたまた早めに準備を始められたとして、お茶を出す全員が揃うの…
お客様にお茶を出すことがあります。 ・・・普通は煎茶を。 もちろん、会社で然るべき部署が手配しているものを使います。 しかし・・・それが、なんだか、どんどん美味しくないものに なっている気がします。 困ったな、と思い始めた頃は、お湯の温度とか茶葉の量とか、 果ては急須を変える（取り回ししやすいティーポットをすすめたら、 あっさり採用されまして）までしてなんとか美味しいお茶にならないか 努力はしていたのですが もちろん、自分のお茶の入れ方がよろしくないという意識もある。 湯冷ましかけて、たっっぷりの茶葉をお湯で、なんていう優雅で 時間の余裕のあるお客様ばかりというわけではないので！ 一気に十何杯…
今更なにを？ 兼務とはいえ秘書業務に携わる者、機密といえば、人には言えないことでしょ？ ものすごーく重要な秘密にすべきことでしょ？ と、おっしゃる方もいらっしゃるかと。 それはそうなんですけれど。 うちの会社だと、ボスがいつどこへ何のために出張するのか、などと いうことが、スケジュール管理ソフト上で閲覧できます。 スマホでスケジュール確認、自分の（私的な）予定もいっしょに 管理したい、となりますと、トップの予定も案外普通に知ることが できるのです。 なので、私が自分の会社の中で機密を守るためにと思うのは、 知り得た情報を声に出さない、ということだと思うのです。 もちろん、閲覧できる情報は口にし…
秘書同士のメールメール連絡で、結びの言葉に困った時。 実際は困らないことの方が少ないんですが。 「〜よろしくお伝えくださいませ」「〜お申し付けくださいませ」などど 結ぶ場合があります。 「〜ませ」っていわゆる「女言葉」だと思っていました。 そして多分、それは間違っていないとは思います。 日本語として、文化として、女言葉とか男言葉とかがあるとしたら、 それは差別的な、とかジェンダー論として論ずるべきとかいうもの なのかもしれませんが。 男はこう話すべし、女はそう話すべし、男はこう書くべき、 女はああ書くべし、というところを、ただの文法、文化として 考えた時に。 ・・・最近仕事でメールを目にする男…
担当する秘書と、担当される側の関係として、 一番あかん、と思うのは・・・。 お互いに何をどうしたらいいか分からないままでいること。 ボスが「秘書に何を頼んでいいか、してもらえることは何か」が 分からないという場合は、まだ救いはありますが、秘書の方が 「ボスに言われたことが自分のすべきことかどうかわからない」と いう場合は救いようがありません。残念すぎます。 言われたことは全てすべきことです。 もちろん、秘書の仕事の範疇であれば。 常識的に判断してですけど。 なんだか、技能検定など受けてみようと思って、振り返りも兼ねて 2級、準1級一緒の参考書を読んでいるのですが、やっぱり仕事は 多岐にわたって…
秘書にとって、この人がボスで私が担当する人、という考え方は とても重要だと思います。 自分が責任を持って、その人の行動を把握せねばならない。 要望を聞かねばならない。好みを把握せねばならない。 担当するボスが複数人だとしても同じこと。 責任感を持って対応すれば、ボスの要望にも自ずと優先順位が つけられるようになってくるので。 単純に言えば、ボスの中で一番職位が高い人が最優先だったり、 構われたく無い人がいたら放っておいて、構って欲しい人の 優先順位をあげるとかね。 もちろん、何もしないで欲しいという要求にも応えます。 応えますが、他の人（特に外部）から見ておかしく無いように しないとならないし…
来年度の予定を・・・と切り出されたら。 私の、ではなくボスの予定のことですが。 ・・・お役御免の気配が無い・・・。 私のこれまでの秘書業務に問題が無いから続投なのか、はたまた 新入社員嬢が10ヶ月たっても見習い秘書になるように仕上がる 気配が無いのか。 疑問は数々あれど、悪い評価では無いと受け取るとして。 来年度の年間計画というものが公式リリースされたそうです。 その情報を元に、1年分のスケジュールをOutlookに入力する作業を、 近日中にせねばならん、という。 地味に工数大ですよ？ そしてその仕事を今までしていた人間が1人しか居ないということで 仲間意識を持てる人がいない、相談する人もいな…
ボスのスケジュールを取りたいのに、用件は言えないという場合は お断りしても良いようなもの。 秘書風情が偉そうなことを、と思われるかもしれませんが、本来なら そういう事もありうる、ということをお含みおきくださいませんとね。 基本的には、ボスに確認を取った後、受けるか受けないかを決めるの ですが、ボスに確認をとるのは秘書になります。 そういう仕事をさせてくれない上位の方や、上司がすごく多いのです。 来客などの場合は、当然のことながら用件や訪問者を言ってくださる のですが。 社内がほうがあまりよろしくない。 例の件で、とかで通じる場合はいいのですが、そのためには普段から 必要な情報を頂くことが必要に…
検定に向けて、とあるテキストを読んでみると。 スケジュール管理について書いてありますね、当然。 アポイントメントを取るとき、受けるとき、上司および 相手先との確認に必要な項目として5つ上がっていました。 ①どこの誰が（誰と）面会をしたいか ②面会の目的 ③希望日時 ④所要時間 ⑤面会場所 ②③④あたりは、普通に情報として提供してくれるのですが、 ①とか②とかを伝えてくれない人が本当に多いのですよね。 なぜですかね？ ①については事前にボスに伝えておくと、ボスが何か用意する ことがあるので（情報だったり、資料だったり、質問だったり 手土産だったり、言付けだったりね）是非とも教えていただきたい。 …
メールの最初に、アルファベットの略語を入れる人が。 相手がそれを理解できると思って入れているのならいいのですが、 実際日本人同士のやり取りで、それを理解できている人が どれだけいるのか？ 同じメールをもらった人、およびボスに確認してみると、 その略語は、メール文面上のシミ程度にしか認識していないようでした。 意味がわからない＝意味がない＝読む必要がない＝文字ではなくシミ くらいのもので。 何か意味があるのよね？どんな意味なの？と困惑してネットなどで 検索している私が珍しい方で、部下からのメールで理解できないものは 理解しなくていい、とボスは思っているようでした。 上司や同僚や後輩は、深く考えず…
仕事でEメールをつかうわけですが。 仕事柄、ボス宛のメールも全てではないですが、目にすることが あります。 なんだか困惑するメールが多いのが実際のところ。 特に社内がいかん。 どこの誰かわからないメール。 社内からなので、見れば誰かはわかるのですが、でも、最低限 名乗るとか、前置き一行入れるべきでは？と思う。 チャットや、メッセンジャーじゃないんですよね、メールって。 同僚や、仲の良い人（人となりが分かっているレベルの）なら、 明らかに、件名で要件がわかる進行中の案件についてとかなら 理解できる。 でも、チャットや、メッセンジャーのような使い方をボスに するのか・・・？ 社用スマホのメッセンジ…
秘書のセミナーで言われたんですけれど。 メールの文面に品格があらわれる。 秘書のメールは会社の品格をあわらしますよ。 ・・・そう思います、実際。 いつも自分の書くメールの文章が下手くそで、ごちゃごちゃしていて、 美しくない。 誤字脱字はまぁ・・・注意はしているんですけれどね、というレベル。 シンプルで美しい文章のメールを頂いた時は、すんなりと内容が 頭に入ってくるし、箇条書きでなくても、要点がわかりやすい。 いつも、身悶えしながら、書き方の本を読んだり、ネットや 電子辞書を使ったりしながら、もたもたと書く文章で、 半ば諦めながら送信ボタンを押すわけです。 努力はしてるんですよ、努力はね。 他社…
現社長秘書は総務に所属してから、ずっと社長秘書をしていたわけではなく。 というのは前にも書いたけれど、もう一度・・・。 彼女は現社長と、前社長と、前々社長には付いていましたが。 （うちの会社の場合、創業家など無い会社なので、数年単位で 社長は交代します） 前々社長のさらに前の方には受け入れられず、その前の方には別の秘書が 寿退社するまで付いており、その前はどうだったか・・・・？ とにかく、入社してからずっと秘書をしていたわけではない。 受け入れてくれない社長もいたけれど、その後の社長秘書時代に 着々と昇格され、今は立派な管理職をしていらっしゃる。 前にも書いたけれど、社長秘書時代に2人の新入社…
グループ会社の秘書さんで、見習いたい方、Jさん。 忙しい方なのですが。 それでも、困ったことがあるとすぐに助けくれます。 Jさんのボスにアポイントを取りたい時、できれば同じ日に別の方も 訪問したい時は、さっと予定を確認してまとめて調整していただいたり します。 秘書としては、私もそうありたい。頼られれば私も同じように対応 したいと思わせられます。 ボスとは気さくにコミュニケーション取らないといかんよ、と たまには飲みに連れて行ってもらってる？とアドバイスを くださったり、Jさんのボスがよく読んでいる作家の本を 自分も読んでみた、と小ネタトークをしていただいたり。 ・・・読書する私は、読書する人…
グループ会社で、私の本業で関わりのある人が職場秘書をしています。 本業でも話をする機会があるし、秘書業務でも話をする。 私がそういうのはおこがましいですが、それなりに、少しぐらいは 仲が良いと言ってもいいかもしれない・・・。 その人がとてもいい人だから、私なんかともお付き合いくださるの ですけれど。 その方は、本業の方もとても頑張ってらして・・・。 多分予想なのですが、ここ数年でどちらかというと秘書業務以外の 業務の比重が大きくなる傾向にあったのではないかと。 それはもちろん、女性が活躍したり、躍進したりする何かと 無関係ではないのでしょうが。 その人がおっしゃったこと。 「人の役に立てた時が…
仕事をする上で、参考になる人や、手本にしたい人、見習いたい人が 居ないわけでは無い。 意見を求める相手もいますし、いい悪いを確認する相手もいる。 いることもある、居ないこともあるけれど。 しかし、こと秘書業務というと・・・。 見習いたい人がいないんですよね、これが。 それは何故か？ うちの会社には秘書はいても秘書業務をしている人が いないから。 社長秘書氏はどうか？ 定型のグループ行事や、これまでの経験から、参考になる部分はありますが、 秘書としての考え方が、びっくりするほど私と合わないので、できれば 色々避けたいことの方が多いのです。 自分以外の秘書に仕事を任せないこと、いつでも自分が全部や…
こうなりたいと思える人。 憧れの人。 師事したい人。 そういうもののことでしょうか？ 働き方改革とか何とか言って、妙なカタカナ名称が周囲に 溢れ出しています。 メンターという言葉がわたしには一番しっくりくるけれど、 我が社ではどうやらこの単語は使わない模様。 珍妙な名称をどこかの資料で見かけました。本当にアレを 使うんでしょうかね？ 若干寒いです。 残念ながら、我が社には私が手本とすべき人物や、見習うべき 業務内容と志の方が見当たらないのです。 もちろん、サポートすべき役員方の考え方は、私よりレベルは 高いと思ってはいるのですが、リベラルアーツというか、 文化レベルというか・・・そこらへんにな…
バーチカルで行こうと思います。 A5サイズ、バーチカルレフトタイプと、バーチカル見開き1週間で 余白の多いもの。この2択で。 高橋の手帳 手帳]もT’s ディレクションダイアリーワイド と 迷いに迷って、2種類を捨てきれず、併用することに。 2019年版 1月始まり No.395 T’ディレクションダイアリーワイド ダークネイビージャンル: 本・雑誌・コミック > カレンダー・ポスター・パンフレット > その他ショップ: 楽天ブックス価格: 1,890円 【LACONIC／ラコニック】A5 週間バーチカル レフト LALD64【ピンク】＜2018年12月から2020年3月対応＞ LALD64-…
手帳を使いこなしたいとジタバタし始めて。 いままでは手帳を買いたいがために、手帳を使おうとしていた わけですが、秘書としてはあれですよ、かっこよく手帳に「何か」を 書き込んだり、手帳をさっと開いて「何か」を確認して受け答えしたり。 ・・・そういうふうにしてみたい。 しかし、割と無理だったりする。 うちの会社のエライ人たちは案外ひまなので、予定を確認せずとも 私の貧弱な記憶でなんとかごまかせたりする。 すると、手帳への書き込みや確認がさほど重要でないということに。 じゃあやっぱり、自分の好みの手帳をファッションで持てばいいのか？ ということになり・・・と、思考は振り出しに戻り無限ループへ。 かの…
これまで手帳は自分のためにしか使いませんでした。 なので、何を書こうが書くまいが、問題はなかったし、手帳を見返す ことも、実はほとんどなかった。 それって込み入った仕事をしていないということですかね？ 私って暇なのかも？ 兼業でもボスに振り回される時間が確保 出来てるから、暇っちゃぁ暇なのかもですけど。 これまでの会社人生で一番、劇的に忙しかったというか、 日々慌てていた時期の仕事では、全て「日程表」と「指示書」と 「注文書」と書き込み式卓上カレンダーで動いておりました。 自分の予定なんてどうでもよくて、打合せなんかに出ることもなく、 人の予定も（日程表さえ書けていれば）どうでもよかった。 現…
手帳について考えてみます。 私は文具好き。というわけで手帳も好きです。 スケジュール管理とか、手帳を使ってするものじゃないですか？ ときめきますよね。 といいつつ、仕事ではグループウェア、所謂Outlookを使っていますけど。 でも、会社支給の携帯は基本的にガラケー（カメラ無し）だし、 私物のスマホなどで外部からアクセスさせてもらえないし、ボスは iPhoneとかiPadとか使ってますけど、やっぱり私にしてみたら 手帳じゃないといけないわけですよ、ね？ でも、入社してこのかた、仕事において、手帳でスケジュール 管理したことがないんです。 色々なレイアウトの手帳を買ってみるんですが、使いこなせな…
ようやく来期の予算を積み上げました。 企画段階のものを見越して予算を入れているので、変更は避けられない。 積んだもののなかに、削ってもなんとかなるものも含んだ、修正前提の 内容で。 ああ、疲れた。 と、それだけで済めばいいのですが。 ・・・エライ人が海外拠点を訪問するときの下準備は私の仕事に なるのです。そのエライ人に秘書がいても、私の担当するボス じゃなくても、準備ではなく、下準備を担当することになる。 海外出張（旅行）慣れしている方ならあまり手間はないけれど、 いやまて、慣れている人は好みがハッキリしているから余計 面倒かな？ 慣れていない人だと、何もかも全て「お任せコース」でいいので 楽…
時期です。 兼業中の私も、来期の予算編成というものをしなければ なりません。 所属の予算と、担当業務の予算と、色々。 しかし、ボスの予算は基本的にエライ人用の予算に 含まれるので、考えなくてもいい・・・はずなのですが。 なのですが、なぜか私の担当業務に海外拠点とのコンタクトが あるため（コンタクトは日本人と日本語で、です）拠点関連の 細かいこと、で誰も手を出さないことが私の周りに放置される ことがよくあるのです。 さて、もうなんでもいいので、海外拠点に出張する予定が あるかないか、その気があるかないかをざっくり調査します。 そうすると空気のような回答が集まって来て、それを元に 色々計画をでっち…
1月だから、というわけでもないのですが、ちょっとだけ目標を 定めてみようと思います。 秘書検定受けてみようかな。 秘書技能検定は、筆記試験の会場が近くにあれば受けましょう。 面接は、筆記が受からないと進めないので、ひとまず考えずに。 6月の試験をターゲットに。もし6月以降も秘書をしていたら、 11月も視野に入れて。 それと、兼ねてから懸案でありました英語の勉強ですが、 ちっとも、さっぱり向上も継続もできていないので、 国際秘書検定のプライマリ試験の勉強として取り組んで みようかしらね。 これも、5月末と、11月を視野に。 「秘書というタイトルを保持しているうちに」活動の一環として。 とにかく、…
社長秘書氏が、社長のパソコンに Skype for Businessの設定をしていたとき。 社長のご不在時に社長室で、pcの前に座っていたそうで。 うちの会社、役員室のドアは開けっぱなしなんですよね。 その前を副社長が通ることは、まああるわけで。 それについて社長秘書氏がのたもうた。 「私が社長席にちょこんと座っていたから、Skypeの設定をしていると わかってらっしゃると思うけど」 …脳内ボスに脳内説明でもなさったんでしょうかね？ テレパシーでもお飛ばしになったとか？ ぎょっとするような脳内解釈があるからこそ、自分だけが「まともな秘書」 だと思うことができるんでしょうか？ 自分がいつも見守ら…
ある時ふと、社長秘書氏がのたもうた。 「副社長も、Skypeするか」 :(；ﾞﾟ'ωﾟ'): ナニイッテルンデスカ、ニホンゴワカリマセーン。 ボスは新し物好き、ハイテク好き、面倒なこと嫌い、なので。 割とすぐに、iPhoneをカメラと電卓とストップウォッチにし、 iMessageで量情報をやり取りし、FaceTimeで現場確認をし、 iPadを携帯動画再生機にした人です。 追い詰められて、海外法人とFaceTimeで打ち合わせしたり、 協力工場の様子をiPad持った人に歩かせて動画で確認したり、 そういうことが必要なときは、ボスも私も誰の助けも得られず、 苦肉の策の使い通しで乗り切ってきました…
セミナーで言われたこと、気になったこと、記憶に残ったことの続き。 色々あるけど、どんどん忘れていきますねぇ。 ・情報が欲しかったら情報出すこと。 これもコミュニケーションを取れということ。情報を出した人の ところに情報は集まってくる、故に適度に情報は出すこと。 出せる情報（機密でない情報）は公開、共有する。 そのとおり！だと思うのです、私はね。色々教えてくれる人には、 こちらも色々教えたくなる。当たり前の感情と思考、だと・・・。 しかし、私の周りには意味のわからない秘密主義者が多くて、情報を 流さずに、欲しがるだけという人ばかりです。引き出されるだけ、 提供させるだけの人には、何も言いたくない…
セミナーで言われたことで、記憶に残ったこと、気になったこと。 ・とにかく本人に確認する 好みとか、意向とか、いろいろについて、前任者からの引き継ぎや 以前の情報にこだわらず、とらわれず。 時間が経てば変わるし、状況によって変わるので、確認すべしと。 コミニュケーションを取れということですかね。 引き継ぎがあっても、初めてサポートする方でも、付き合いが長くても、 確認する。 一から十まで聞くのは駄目な子のすることですが、聞ける時間や タイミングがあれば、色々お好みを聞くべきですよね。 ・秘書検定の準1級か1級はとってほしい これは、どうでしょう？ 私は学生時代に3級、社会人になってから秘書でもな…
秘書経験1〜2年 対象のセミナーを受けたことを振り返って みます。 受講時間は10時〜17時。 長いのか短いのか？ 始発に乗って云々・・・という話は別途書くとして、ひっさびさに 都会の空気を吸ってきましたよ。 多分ね、新任秘書向けのメニューと同じなんじゃないかな？ テキストも講師の方もこなれていて、面白かったです。 このセミナーに参加する前に、秘書・アシスタント概論みたいな セミナーを受けたんですけど、それよりは流れが断然良かった。 テキストに対して、内容が多すぎて時間が足りない、という部分は 同じでしたけど。 5名から6名のグループで話を聞くんですが、グループ内で 自己紹介すると、皆さん社長…
年末、と言いますと皆様は年賀状など作っておいでかと思います。 私の仕事で言えば、ボス関連の年賀状などには一切手を出す ことはありませんでした。 会社から出す年賀状がどれだけあるのか知らされませんが、 多分、グループ間での色々なものの簡素化や廃止に伴い、 そういうものは数を減らしているんでしょうね。 セミナーで同じグループになった秘書さんたちの話を 聞いてみると、年賀状の前にクリスマスカードの準備中を してらした。 中途半端な規模の会社で、交友関係が広くない会社にいると 季節のご挨拶に労力を割かなくてもいいのは、兼業秘書としては 有難いことです。 …親会社時代に海外勤務経験のある役員方は、特別な…
ビジネスマナーもしくは秘書業務のセミナーを受けようと思いたって、 調べて、段取りして、だいたい参加は決定かなと思ってから。 まあ、駄目元で総務の社長秘書に、話をしてみました。 聞きたかったことは、そういうセミナーに行って、受講者同士で 名刺交換をしてもいいのか？ということ。 名刺交換の実技などで、自分の名刺を使う場合があったらと思って。 答えは「大丈夫」でしたけど。 当たり前といえば当たり前ですよね。ダメなら参加もダメでしょう。 その話を切り出した時、彼女がいきなり 「今ちょうど、教育を申し込んだところだから一緒に行ったら？ 割引になるし」と言い出した。 新入社員嬢に外部の教育を受けさせような…
教育を受けたいな、と思い立ってからいろいろあって、 2018年10月〜11月にセミナーに行ってきました。 有名どころ開催のセミナーで、秘書的な著書のある人が講師の 秘書講座3部作に、通常メニューで開催されている秘書の基礎講座を セットにしたもの。 そのうちの、3つくらいに行こうかなと思ったのですが、ええと。 本当は、セミナー名に秘書とか付いていない、ビジネスマナー講座を 1つ受けられたらそれで良かったのですが（むしろ秘書とか付いていると 居心地が悪いし恥ずかしいしね）日程の合うものがなくて。 そこに秘書・アシスタントのためのキャリアアップセミナー、 なんて小っ恥ずかしいシリーズを見つけまして、…
そもそも古い人間なので、、ビジネスマナーのようなものを教えてもらった ことがないのです。 先輩や上司に付いて見て覚えろといわれても、女子事務職はお茶を出す とき以外人前に出る事がない、名刺も必要ないので持たない、 出張なんて行くわけが無い、という育ちでございます。 我が社は古風な「鍛冶屋」体質ですからね、 女子事務職としては 随分甘く（都合よく）扱われてきたんです。 それがいきなりね、時代の流れとともに、業者さんに会え、お客様に会え、 出張もある、名刺をもらえ（名刺を持て）となるわけです。 いきなり、じわじわと、突然、あたりまえのように。 加えて見習える人も居ないという現実もあったりして。 そ…
アポイントメントを取る、ということをじわじわと続けておりますと、 同じ方に連絡することが出てきます。 そこで感じたことですが。 どうやら、電話派とメール派というものが存在するようです。 それは年齢とか世代とかで分かれているわけでもない気がします。 グループ会社の中では、秘書の連絡先が交換されているので メールアドレスを調べる手間はなく、とにかくメールで連絡、 という方がいらっしゃったり。 ひたすら電話でのやり取りが続いて、途中でメールアドレスを 確認してメールをしても、返事は電話だったり。 どちらが良いとか、悪いとかはないのですけど・・・。 ただ、私としてはあまりに電話対応が丁寧な上級秘書の方…
誰かと連絡をとるとしたら、電話がいいのか、それともメールか。 手順とマナーと、時代の変遷、いろんな要素がありますが。 電話番号という情報は比較的手に入りやすい。 メールアドレスがわからなくても、電話で目的の人物、もしくはそれに 近い人にたどり着きやすい。そんな気がします。 電話は相手が不在だと、空振り、メールはそのうち読んでもらえる、多分。 急ぎか、急ぎでないか、かしら？ 電話は口約束、メールは証拠が残る、とかで使い分け？ 相手先の秘書の方に連絡をするとき。 わたしは、初めては電話で、話が進むとメールに切り替えて、 という感じで使っています。 切羽詰まって急ぎだと、電話でやり取りというほうが多…
総務の秘書（＝社長秘書）がケースに入った名刺を持ってきた。 縦型の、外注のお金のかかった名刺を。 見れば一箱全部赤で印鑑が押してある 新年用だそうだ。 私は縦型はグループ以外での名刺交換に使うもの、と聞いていたので ちょっとびっくりした。 会社主催の賀詞交換に使えというので。 そのように問いかけると、社長は最近ほとんど縦型の名刺を使っている、 裏に英語版を印刷してほしいと言われたので両面印刷にしたと。 もし、副社長もその方がよければそうする、と答えが帰ってきた。 ・・・縦型の名刺の存在を知って、半年ほど経ってから・・・？ そりゃ、単なる社長への名刺の使い分けの説明不足じゃないかい？ もしくは、…
うちの会社に名刺の管理を秘書に頼む役員はいません。 そこは断言できます。 というわけで、その手の話ではなく。 我が社では、名刺を社内で印刷しております。 名刺用紙に、インクジェットプリンタで。 横型で、会社のロゴが入ったもの。希望があれば裏表で片面は英語でとか。 電話番号は、ダイヤルインか、偉くなると代表番号を印字。 ところが何と、いきなりどうした、社長、副社長には縦型の名刺を お作りしています、ときたもんだ。外注でね。 そこに秘書の電話番号を入れるというね、突然ね。 ・・・いままでずっと、どの副社長も秘書は総務にいたのでイコール 代表番号を名刺に入れていた、当たり前に。 それなのに総務のリー…
ボスにさくっと非情なスケジュールで出張の予定を入れて。 ちょうどその日は私は休暇の予定だったので、ボスが会社に居なければ 色々あんしーん、と思ったのもつかの間。 会議招集した先方の秘書さんから再度連絡が。 言い忘れておりましたが、ご都合が悪ければ電話会議で、と。 藪から棒に何をおっしゃるのかー！ 遠方の方もいらっしゃるのでそのほうが、と言われる我が社は グループでは「遠方」の方かな。 出張する気満々で段取り中だったんですけどね。 移動が1時間の会社と、移動が4時間の会社でも、多数決で負けるので 出かけていくのが普通なんですけど。 まぁ、これから冬になるし、電話会議で済むのならいろんな リスクが…
ボスに親会社の役員にアポイントを取れと言われたので。 たまには秘書みたいなことでもしておくか、と自分を鼓舞し、 秘書リストを見つつ、目当ての秘書さんに恐る恐る電話をしてみる。 いつも緊張してしどろもどろになるんですよねぇ。 丁寧な話し方とか、そういうのは数をこなすとテンプレとして 身につくんでしょうかね？ こっちは、出張の日に合わせてアポイントを取りたいので、実質 この日のここら辺の時間帯で、ご都合が合えばお時間をいただきたい、 というピンポイントのお願いになる。 果たして、くだんの秘書さんは、役員が不在なので確認してご連絡 いたしますとおっしゃった。 致し方なし。 狙い撃ちのお願いだし、偶然…
気になることといえば。 ・秘書を担当する人たちが忙しくて、自分のボスをほったらかす。 ・ボスが辛い時にいたわらない（無視をする） ・自分のボスを最優先にして調整をいうものをしない。 ・脳内ボスと打合せして、ボスの言いそうもないことを脳内ボスに 言わせる。 他にも細いことはいろいろあるような気がします。 気の毒だなぁ、と思うんですよね、実際。 ボスの秘書を続けるという時に（呼び出されて決定事項をボスと、 社長秘書から当たり前のように告げられた）いくらなんでも、 相手が理不尽なことを言っていると思ってはみました。 ボスはいきなりレベルが2上がったわけで、そもそも勝手が わからない。 社長も新任にな…
以前からあった解せぬこと。 たとえば、だ。 社長秘書が私に「○○の件で△△という事があるので、ご出席される ことになった。もう話は付いているから」という事がある。 私は、ボスに社長秘書からこう聞いておりますので、そんな感じの スケジュールで、というと「俺は聞いていない」という。 またある時は、 「○○の会食のお店は、副社長から一度使ってみろと言われたので」 というので、ボスにそう聞きましたが、いいお店なのですか？と 世間話トークをすると「俺は言ってない」という。 はたまた別の時は、 「△△の件で、副社長が心配して、面倒なことはするなと言ってくれた。 いつも私が大変そうなことを知っているから」 …
秘書検定のテキストなどには書いてあるんでしょうか、秘書に必要な 資質とやらが。 多分わたしには持ち合わせは無いように思います。 わたしが兼務で、総務の人間でなく、副社長の秘書をしている理由。 いつもは考えないようにはしているんですがね。 要約すると、総務部内の人のやりくりが上手くいっていないから、 らしいです。 定年になる人と、離職する人と、療養中の人がいて人が足りない。 定年も、離職も、突然降って湧いた話ではないので、人員計画が ないまま来ただけのこと。 （ちなみに、わたしの部署でも1人育休に入る人がいるため 人では十分ではありませんが） 人手不足、人材不足を理由に副社長の秘書業務をアウトソ…
毎日自分の力不足を嘆くブログになっております。 そろそろぼんやり表現も手数が少なくなってきたので、 なるべくざっくり行こうと思います。 役員、経営幹部にとって、秘書というものは有用である、と わたしは思っています。 ただ、その役員が忙しい人であれば。 というわけで。 あえて言おう、我が社には秘書が不要であると！ うちの会社の役員は、打合せが多いという点では忙しいと 言えなくもないのですが。 大概社交下手なので、来客が多いわけでもないし、 出張も担当する仕事の内容によって、かなりの個人差がでます。 トップはまあ、それなりに出張が多いというか、そこまで 会社にいなくて大丈夫？と思うようなスケジュー…
ボスに報告なり相談なりをしたい、という人たちが 30分時間を取ってほしい、と言います。 すごく嫌。 だってそれは30分で終わる話ではないから。 午後からは空いています、と言ってもなぜか打ち合わせと 打ち合わせの間の隙間時間が欲しいという。 用件を聞いても言ってくれない。非常に困る。 用件を言ってくれる相手だと、その用件では30分では 済まないと予測がつくのでさらに予約を取りたくない。 ボスは、常々、延びるくらいなら長めに時間を取れという。 いうのだが、それを相手に説明しても受け入れてもらえない。 本当は、その用件ならボスは詳しくお話を聞きたいとお考え なので、長めに時間を取っていただけますか、…
わたしは職場の潤滑油。 ボスが仕事をしやすいように、仕事に集中できるように するのがわたしの役目。 そうあるべきだということは、秘書なんで蔑称をいただく前から とうの昔に、百も承知の助でありんす。 その役目を全うしようと思うと、障害が多すぎる。 そこをなんとか実力と忍耐力と経験でカバー、と皆様は おっしゃると思います。 自分の実力と忍耐力と、さらには経験までも足りないことは 自覚しておりますが。 自分たちの予定が被って都合が悪くなったから、ボスにのほうに 時間を合わせろと、平気な顔で言ってくる人ばかりに囲まれておれば、 さらには、ボスがそれを受け入れる優しさ（もはや気遣いをもとめる ための説明…
大前提として、私が序列2位人の秘書であるということは、 管理職、スタッフにはメールで配信された秘書名簿と 誰にも守られないスケジュール登録ガイド（存在だけは している）に明記されてはいるものの。 興味がないとか、さほど重要性がないとか判断したメールは 読まないことにしている人が多いという事と、添付ファイルを 開かないということと相まって、あまり認知されてはおらず。 （うちの会社はどこまで失礼な人が多いのか…） 私がボスのスケジュールを調整し出すと、怪訝そうな顔を される、くらいならまだ良くて、話の内容を理解して もらえなかったりする。 ボスの前任者である、前序列2位の人の秘書は、秘書としては …
一応あれですよ、勝手がわからないわけです。 まともな秘書業務なんてしたことがないんですから。 しかも、序列2位の人のことなんて、どんな風にしたものやら。 そこで普通に考えるのは、前例に倣うか、序列1位の人の 秘書にアドバイスをもらう、見習う、真似る。 本当は経験者であり、今を含めて3人の序列1位の人に 付いている秘書が、ある程度説明するとか教えるとか ガイドを出すとかするべきだと思うのですが、 なんだか、知恵袋をいろいろ探していた時に見つけた 秘書に関する説明を引用すると、 ＞日本の一般的な企業において「秘書」は専門職ではありません。ドラマに出てくるような「秘書室（課）」などがある企業は 日本…
うちの会社では全員同じスケジュールソフトを使っています。 隠してもしようがないので言いますが、outlookというものを。 何を思ったか、秘書が付く役員のスケジュールは、秘書と 管理職以上が全て閲覧できます。 役員のスケジュールを直接登録できるのは、本人と秘書、 ということになっています。 ですが会議開催通知は、誰でも全員に送れます。 これがまた、本気で誰彼構わず会議招集をするんです、 うちの会社では。 スケジュールが見えようが、見えまいが。 スケジューラー上で隙間があれば会議招集。 他の予定があっても会議招集。 上から2番目に偉くても、3番目に偉くても、 スケジューラーで5分前に打ち合わせを…
12月になりますと、色々な人が「ご挨拶」をしたがります。 ボスの場合は、今ままでそこらへんで立ち話をしていたような 出入りの業者さんなどが、改まってアポイントを取りに来る ようになったり。 何でやねん、と心の中でツッコミいれつつ、とってつけたような 儀礼的な電話やメールでお約束をします。 ボスは当然挨拶なんていらないとごねますが、仕様がないので 30分ほど応接で世間話をする事になります。 元々おつきあいの長い方になればなるほど、微妙な空気の中で 応接室で向き合い、お茶を一杯飲んで解散です。 今の時期ならカレンダーや手帳など頂くことも。 ありがたいことです。 ボスのランクが上がって、そういうご挨…
ボスが代表権を持ちました。 半年ほど前に。 ぼすはレベルがあがった。 レベルがふたつあがった。 こうげきりょくがあがった、すばやさがさがった、ぼうぎょりょくが さがった。 エライかたがきをてにいれた。 …ぼすはびっくりしている。 おお！ぼすよ、エラクなるとはなにごとだ… なぜそんなことになったのか？ そんなことは私には本当にわかりませんが。 適当な予測をするとすれば、人材不足。 大量定年時代を迎えて、コマが足りなかったのではないかと。 ならばポストを減らせば良い、と思う人はおそらく誰もおらず。 いきなりどうかと思う肩書き押し付けられ、担当する仕事は 増えるだけと。 そこで総務は思いついたんだと…
ボスは秘書にお仕事を言いつけるタイプ。 ボスが私の本業の延長線上にいたので、お仕事言いつけられても それなりに対応してきました。 なので、それがあたりまえと思っており。 お互いにそう思っており。 なので、秘書の仕事をしたくないかというと、 やるならお役目をいただいている以上、それなりに やりたいわけです。 一応、恥ずかしくない程度にはしなければならないと思う。 何もすることがないの、というのを自慢げに言うよう なスタイルではいきたくない。 秘書なのに秘書の仕事をしていないことを自慢するような したいとは思わないのです。 で、ボスが昇格したところ、私の仕事の延長線上に ボスが居ることは変わらない…
序章とはいえ、自分の秘書業務への納得いかない気持ちが沸騰 しすぎて、意味不明な「これまでの経緯」になりつつありますが。 整理すると、少しも気持ちが整理できていないということになります。 なりますので、気がすむまで「これまでの経緯」をやることにします。 そもそも私は秘書業務をしたいのか？ したいのしたくないのというか、業務命令ならそれなりに従わなければ なりません。 たとえば、閑職においやられるとか、嫌がらせをされるとか、そういう わけではなく、ただ適当に一般事務とか庶務とか出来るやろ、 仕事の合間にちょっと秘書っぽいことしておいて、みたいなことなら、 別に業務命令違反をするほどのことも無く、仕…
着々とでもなく、さほど順調とも言えないけれど、ボスが昇格 したわけです。 そうするとボスを担当するのは総務のセミプロ秘書になるはずで。 昇格しても私のいる部署を担当してはいるのです。 いるのですが、そんなこと知ったことか！ と言いたい、声を大にして言いたいです！ ボスが上から3階級以内の位置に就いたのに、引き続き担当をお 願いします、と総務のリーダーがのたもうた。 有り体に言うと上から2番目の位置に就いたのに、だ。 会社を代表する立場の人間に、兼業秘書を着けるとは何事か？ しかも「私何もしてないんで！」というスタイルで居ないと、異端扱い される我が社で。 もともと総務のリーダー（社長秘書ともい…
秘書がボスのスケジュールを管理しないとなると、 一体何をしているのか？ そんな解決されない疑問は後回しにして。 多分絶対、説明し始めると長文を超える感じになるし、それは今後 記録して行く日常的なトンデモ現象を説明する中でおいおい触れる ことになるはず。 誰も読みたくなくても、触れますよ、絶対に。 下っ端役員はグループ会社からの行事に参加する以外、あんまり 役員らしいこともなく、部署柄、他社の秘書さんから連絡が入る こともなく日々を過ごしておりました。 そうして 主に、私の所属部署に関することをメインにして、 ボスの思いつきに振り回されつつ、雑用に追われる日々を 過ごしておった私ですが。ー 色々…
元上司の秘書をしていた人が、ポジティブな異動で他部署へ。 まあ、秘書なんて名前だけだし、何かすることがあるわけでも無し 誰かつけとけば体裁は整うわけだし。 付き合いが短いわけはない女性で、時短勤務をしていない、 庶務業務の経験があるやつに振っておけ、みたいな適当な 感覚で、元上司が私のボスになった。 私がボスの秘書として名簿に名を連ねた、ということになりました。 ま、秘書といってもすることはそんなに変わりはしない、 と、その時は思っていたわけです。 実際最初はそうでした。 もともと部付き秘書みたいなもんだったしね。 （嘘つきました、部付き雑用係です、もともと） ボスが割合やんちゃな人で、何にで…
名前だけは秘書の名簿に載っている状態が時々あったわけですが。 なんかちょっと困ったことが起こり。 昔上司だった、同じ部署でサポートしてたことがあった、そんな人が、 ちょいとばかり出世したわけです。 そのころわたしは他の部署にいたのですが、これがまた歴史は繰り返す ネガティブな異動の最中に元上司の担当する部署に在籍することに なったのでした。 だがしかし、しばらくはその人には他の担当部署に秘書を置いており、 その人は秘書的な業務もまあまあする人だったのでわたしは自部署の 仕事の雑用を言いつけられたりする日々でした。 しかし、そんな日々に終わりが来る日がこようとは、 その頃の私はしるよしもないので…
うちの会社にも職場秘書がいますよ、だって同じグループ ですから、という体裁を整えるためだけに設定される秘書。 すでに名義貸しのようなものです。 ひどい時は、役員が適当にこの人にしといて、と言うだけで 本人には知らされない、と言うことも。 あまつさえ、総務の秘書リーダーみたいのひとも 「何もしなくていいから秘書やって」という意味のわからない 頼み方をしたりする。 かくいう私も、古株であるというだけで、過去には自分の所属する 部署を担当している役員の秘書に設定されていたことがありました。 その時何をしていたかというと… 役員が自分で記入した出張精算書を渡されて、それを精算用の 引き出しに入れること…
わたしはいわゆる兼業秘書のようです。 所属は秘書室とか総務部とか、そこらへんではなくて、 普通に本業の仕事があります。 ええと、うちの会社には、何でもかんでもグループの親会社に倣え、 という風習がありまして。 グループの親会社は当然、グループの中では大きくてしっかりしている。 うちなんかと比較すれば。 そこには、職場秘書というしくみがあるのですが。 秘書がつくような役職の方の中でも、上級のかたについては 秘書部とか秘書室とか総務部とかに所属の専門職の秘書がつきます。 （その人たちも、厳密に言えば秘書業務特化しているわけでも無い 場合も多いです） しかしながら、いろいろな部署を担当しているエライ…
秘書と言いいますと、いいイメージから良からぬイメージまで 一部地域に妄想を掻き立てる単語であるらしい。 でもね、若くなくても美人でなくても、やせてなくても、 仕事してなくても、秘書にはなれるもんなんですよ。 組織のななめ上の方から秘書やって、と言われさえすれば。 こんな私がうっかり秘書業を振られてしまったために 感じたり体験したりした奇妙な出来事を、つらつらと 書き留めて行こうと思います。 ちょっとした冒険とかとか無謀な挑戦とかも含めて。 そもそも秘書といってもいろんなタイプがあって。 まずはそこからのお話になるのですが…。 通りすがりにこのブログを読むような奇特な方は 秘書というと、専任で秘…
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