世話焼きの対価①

昭和の香りのボルト＆ナットガイと入社2ヶ月未満の2人組の 世話を片手間に焼いていると、ちょっとした悲劇が起こりました。 入社40年以上のエライ人と新人（職歴あり、PCスキル無し）の2人組。 2人は全社的なプロジェクトの事務局の仕事をしています。 ちょっとずつ何かを教えられて、事務局として情報を集約すべく、 データサーバにあるファイルのショートカットを複数部署に メールで連絡し、データを入力してもらうという仕事をしている 新人さん。 その新人さんに質問をされました。 「送ったショートカットが開けないと言われたのですが」と。 サーバ上のデータフォルダは2人組に活動を引き継いだ前任者が 作って使って…

こんな仕事をしていると・・・？

こんな仕事・・・兼業とはいえ秘書なんてものをしていると、 一般常識とか、メールの書き方とか、電話対応とか、そういうものが 得意だと思われがち。 だからでしょうか？ 昭和の香りのボルト＆ナットガイとその一人きりの 部下であるところの途中入社の新人さんの世話を焼くことになる。 専門知識を伴う仕事そのものは教えないけれど、会社の仕組みとか 事務機器の使い方とか、備品の用意とか扱いとかをね・・・。 いや？ 秘書業務のせいじゃなくて、お節介で世話焼きだから？ もうなんでもいいですけど。 ボルト＆ナットガイは実のところ秘書がついてもおかしくないくらいの 職位。ウチの会社では秘書はつかないけど、他社では秘書…

今年度初の脳内さん②

ボスセッティングの出張に、総務課長（＝社長秘書氏）が同行するとのこと。 うっすら脳内秘書の気配を感じます・・・。 むしろ「その出張に私も同行したいからボスに聞いてみてほしい」 などど言われたら、私も「そうですよね、ついでって大切です」とか言って さっさと段取りに加えるのですけどね・・・。 脳内さんはそういう、段取りとか誰かを立てる、ということに本当に 気が回らないかたで（役員相手のときと自分を立てる時だけは別です） とくに、同僚の（同僚だと思っていないことは十分承知ですが）秘書の 立場や存在を無視するのがとてもお上手なんです。 まあ、課長の仕事もあるし、社長秘書っていう立場だし、なんでも直接 …

今年度初の脳内さん①

最近なりを潜めていた・・・と思っていたかったのですが、 また脳内秘書が出没しました。 私がボスに申しつけられて、総員4名の出張の準備をしておりまして。 ちょっと遠いけれど、まあ、近県への出張で・・・。 ボスがさっさとアポを取ってしまったようなので、スケジュールを確保して、 全員乗れる車の手配をして。 随行者がデキル人なので、ちょっとコミュニケーションを取って。 運転する人員も足りてるし、らくちん。 半月くらい先のことだし、あとは近くになったら色々確認すればよかろ。 と思っていたのです。 一緒に行く方の秘書にも連絡したしね・・・（実質必要ないけども）。 そのあと総務課長（＝社長秘書氏）が別のスケ…

日本茶検定2級の合格証が届く。

2級の合格証がとどきました。 webで結果は確認済みだったのですが、合格証が届いたので改めて。 まあ・・・くやしいですよね、あと1点で1級、ゴールドだったので。 自室で、テキストと首っ引きで回答したにも関わらず、1級を逃す。 がっかりだよ、自分。 というわけで、そのうち再挑戦しようと思っています。 日本茶といえば、各所から新茶の便りが届き始めました。 季節ですよね・・・。 季節のものは口にしておかねばならないと思います。 どこのお店のお茶をいただこうかしら、と楽しみに選んで 飲んでみる予定です。

真似して欲しくないメール

職位の高い、昭和の香り高いボルト&ナットガイは、 ものすごく抽象的なメールを書くんです。 抽象的すぎて行間を読むこともできない、相手が知ってる、分かってる、 自分も知ってる、分かってるっている感じのものすごい軽いメールばかりを お書きになる。 それを情報展開としてCCで読ませるのですが・・・。 会社歴20年以上の私ですら補完に苦労するのに、入社数ヶ月の人が それを手本にするなど・・・。 それはやってはいけないこと（だし出来ないと思う）。 でも、メール文面の書き方の指示を出す時も同じ調子で。 正直私はハラハラしています。 だって、それって、全くわからない内容を、全くわからないままで メールするっ…

まねしないほうがいいと・・・

メールの書き方を教えました。 というより、メーラーの使い方を教えることが先なのですが。 今時、と言っていいのかパソコンでメールを送ったことがないと。 （さらにはビジネス文書なども作ったことはないと） そういう人に、伝えられることをなるべくまじめに伝えているつもりで。 で、本来彼女に仕事を教える人はですね・・・。 職位の高い、昭和の香りがプンプンとするボルト&ナットガイ（比喩です） いわゆる“叩き上げ”の彼は、語彙と文章力がちょっとね・・・という レベル。 それでもこれまでそのスタイルでいらっしゃって、着々と職位を上げて おいでたので・・・。 もうそれは一つのスタイル、ではあるのですが。 しかし…

メールの書き方を教えるのは難しい。

メールの書き方を教える機会があります。 新人がいたり、途中入社の方がいたりして。 メールの書き方については、私はすごく自信がなくて、 本を読んだり、ネットで調べたり、ステキなメールを参考にしたり、 いつも四苦八苦しています。 そうしながらも、社外の秘書さんたちの簡潔でスッキリした、 上品な、読みやすいメールを受けては感心し、自分が送るときは 出来の悪さをどうにかできないか、色々試行錯誤の日々。 教える相手は、私よりは若いけれども、30代で職歴も有り、 常識が無いような方ではないのですが。 自宅でも、仕事でもPCメールを使ったことは無いそうで・・・。 文章力や語彙力について私が云々してもどうしよ…

ビジネスマナーセミナーに参加した話④

セミナーに参加して、知らないことが沢山あることを再認識 したわけですが。 なんでしょうね、いろいろ心に刺さったことがあり。 と申しますか、先生が「こういうことをしたらみっともないですよ」と おっしゃったことが「あ、わたしそれやってる！」というね。 心の中で冷や汗が流れるような恥ずかしさ。 とにかく心に刻まねばならない、と思ったことは。 「二つの動作を一度にしない」ということ。 ドアを開けながらお辞儀するとか、失礼しますと言いながら 出て行くとか。 それから、お客様を応接室に案内するときなどに、 「こちらへおかけください」というとき、手だけの合図にならない ようにすること。 自分はドアを押さえて…

それは言われたくない・・・です

時々言われるんですよね、 「何でも知っててすごい」みたいなことを。 褒めてもらってます？ 私はそう受け取れないの。 自慢でも何でもなく、謙遜でもなく、マウンティングでもなく。 秘書、みたいな仕事をしていると、毎日自分の常識や知識の無さに おののいているのです。 すぐに調べなくちゃ、すぐに決めなくちゃみたいなことがあって、 誰かに聞こうにも聞けないし、むしろボスからの問い合わせだし。 その度に自分ってなんて頭が悪いの！って心の中で悲鳴をあげていて。 ・・・多分ね、多分他の人がわたしのこと「何でも知っている」 なんて勘違いしているとしたら、それは私が調べて、もっと知らなきゃ、 間違ったら恥、どうし…

ビジネスマナーセミナーに参加した話③

電話の応対などについて・・・実習がありました。 まず、定型文を講師について読み合う。 そして、隣の人と練習する。 そして・・・番号付きの電話機が机に置かれ。 ◯番さんに講師が電話をかけて、数パターンの受け答えを。 ・・・緊張しました。 講師の方も、だんだん複雑な電話をかけてくる。 最初に定型文を見ながら練習した時に、電話を受けたら相手の 会社名と名前を復唱する部分があるのですが・・・それができない。 もし、新人や途中入社の方に教えるなら、と前置きしての説明が あるのですが。 そこで「皆さんは相手先の会社名や担当者を覚えているから、 普段は復唱していないと思うけれど、初めての人はそこが できない…

ビジネスマナーセミナーに参加した話②

参加したセミナーでは 敬語、電話応対、名刺交換、お茶の出し方、その他色々について学ぶ、と プログラムに載っています。 どれもこれも、やったことが無いとはいいませんが、どれについても 実際やってみるとお粗末な結果になっていると思われます。 例えば名刺交換など。 入社して10年以上は、お客様から名刺を頂いても 「名刺を切らしておりまして」というか、同じグループの方なら 「私名刺をもちませんので」とお答えすることばかりでした。 心得た方なら、女子社員には自己紹介のみでそもそも名刺を 出さない場合が多いし。 誰かを真似ろ、といわれても・・・上司はすでに何度も面識がある 相手に対して、いきなり私を紹介す…

ビジネスマナーセミナーに参加した話①

ビジネスマナーセミナーに参加してきましたので、 そこらへんの感想をつらつらと。 ビジネスマナー実践セミナー【基本の再確認と定着化】というもの。 再確認できる基本が身についているのか？という問題もありますが、 そこはなんとかとりつくろえると信じての参加。 去年いくつか参加したセミナーの、初級秘書向けの講師のお話が わかりやすくて。 これも同じ講師でしたので、そこも期待。 なおかつ初級秘書セミナーは、内容が多すぎて端折られた部分が 多かったので、実践セミナーの演習も受けてみたいし。 参加者は25名前後かなと思われます。 コの字型にテーブルが並んでいて、講師の先生が真ん中近くで お話ししてくださる。…