秘書検定準1級 筆記試験に

はい、受検しておりました、秘書検定準1級。 合否速報 どうやら筆記試験は合格したようです。 朝6時台にwebで速報確認しました。 あさ早くから確認できるとはありがたいことです。 となると・・・。 もののわかった方なら、この先に面接試験があるということをご存知かと。 ・・・筆記試験がだめで、再受検はすごく嫌だったけれど、 面接試験も嫌なものです。 受けるからには受かりたい、しかし面接試験は嫌なの、 などと意味不明なことを言っていても仕方ないので、 所属ブロックの秘書検定面接対策講座に、ギリギリで申し込み。 対策講座なしでそもそも受かる気がしないし、 講座を受けても受かる気がしない。 写真も撮らな…

スケジュールが確保されたのに

6月のスケジュールを確保する困難を他方に味合わせた私は、 着々と埋まっていくボスのスケジュールをみて満足しておりました。 ボスは製造部署を点検するプロジェクトを3つほどお持ちなので、 これからは暑い日も寒い日も点検が続くわけです。 しかし点検スケジュールが入っている方がいい。 プロジェクトの進捗が確認できるばかりか、停滞まで確認できる。 そして点検のスケジュールが周知されていれば停滞も少なくなる。 が、しかしここでまた誤算がいくつか。 点検スケジュール以前に、プロジェクトの運営スケジュールそのものを ボスが修正せよと指令を出しました。 すると、なんということでしょう。。。 計画を練り直せという…

6月16日についての反省文

・・・秘書検定受けてきました。 反省文を書こうと思います。 勉強中、道半ばでテキストを熟読するのを放棄して、過去問を解くことに しました。 2冊分くらい。 そこからさらに、記述式のパターンが頭に入らないので 記述式を重点的に解くことに。 そして迎えた受検。 ・・・・・・たしかに記述式はそこそこ書けた（ような気がする）けど、 選択式のほうが、なんか、こんなに曖昧な問題ばっかりだったっけ？ というような混乱振り。 しかも、冷静になれば気づくような勘違いミスを乱発。 実務でしてるいることがすごく少ないので、経験から思いつくことは ほぼ無いし、もう知識として覚えるしかない、とわかってはいたけれど ええ…

ちょっと横道に逸れてみる。

記事の更新がすっかり滞った今日この頃。 世慣れた秘書の皆様ならば、 「総会対応でいそがしい」とか「ボスがアップグレードでてんてこ舞い」 とかね、そういう風に思われるかもですが。 いや、むしろ誰もこんなブログのことなど気にもしていないと思われるのですが。 それはさておき。 兼業秘書のわたくしは、総会対応などする必要がないので、忙しいのは ボスと総務とか経理とかそこらへん。 私は割合蚊帳の外なので、騒がしいのさっさと終わらないかなと言うスタンス。 その間に色々ふつうに本業とか本業の兼業とかをしている間に、色々板挟みに なったり、信じたり騙されたり信じたり裏切られたりして、 すっかり疲弊しておりまし…

スケジュールを確保する。

先だって、半月前にトップマネジメントのスケジュールを押さえたい、 と言われた場合は、ちょっとした悲報と申しましたが。 実際のところ、うちの会社ではそんなに困難を極める、ということも ございません。 それが、15分とか、30分とかならば。 それが5月末でないならば・・・。 5月の末に、ボスのスケジュールを1.5時間強押さえてほしい、 会議室や備品と一緒にと言われたとします。 ・・・察しのいい方なら私めに同情のこもった視線をくださると 思います。 それが急な来客や、止むに止まれぬトラブル対応のためならまだしも。 （この時期、自ずと来客も減るのですよね、双方忙しい時期なので） 4ヶ月前から相応の時間…

スケジュールを押さえよう

トップマネジメントのスケジュールを押さえたい。 そういうオーダーがあるとします。 半月前に言われたとする。 それが5月とか6月とかの場合はどうなるのか・・・。 察しのいい方はちょっとした悲報だと受け取ってくださるのではないかと。 そこら辺の話を、ぽつぽつと書いてみようと思います。 スケジュールというものは、どこかのタイミングで主要行事が決まり、 それを優先に時間を確保してゆき、それ以外の時間が通常業務に 割り振られて行くというもの。 割と余裕があったはずのスケジュールが、ちょっと目を離したすきに 埋まって行く・・・。 それは割と、ふつう、ですよね・・・？

秘書検定って

秘書検定を受けます、とわたしどこかで言いましたっけ？ 秘書技能検定。 言いましたよね。 ブログに書いてる、数ヶ月前に。 ・・・おお、なんということだ！ 前言撤回、しませんけれどもー。 もう、もうしこんじゃったので、準1級ね。 私の知らない間に、何者かが申し込みを済ませていたようです（←自分） これでも、GWには検定のテキストや問題集を開いてみた。 それまでも時々問題集を読んでたの。昼休みなんかもね。 しかし落ち着いて問題集を解いてみると・・・冷汗。 分かってないよ、私、大丈夫なの？？？ という実感を得ることに。 面接の心配をする必要なんて無いんじゃないの？ 対策講座申し込むだけ無駄じゃない？ …

世話焼きの対価④

ここ10年以上、社内のデータサーバのデータを間接的に利用してきた、 ボルト＆ナットガイと30代新人の2人組が、データフォルダの名前を 変更したら、ショートカットが使えなくなるということを知らなかったと いう悲劇に見舞われた私。 ボルト＆ナットガイに「名前を変えたことをなぜ連絡しないのか？」と きいて「それがダメだと知らなかった」と言われるという。 まさに、膝に力が入らない事態。 これまでも、新人さんが入る前も、入ってからも、2人ともに、とにかく わからないことは聞いて欲しいし、なにか便利なツールが無いか たずねてほしいと言っていたのに。 自分は「わかっている」「できてきた」という裏付けのない自…

世話焼きの対価③

共有しているデータサーバ内のフォルダ名を黙って変更した 昭和の香りのボルト＆ナットガイ。 いままで散々（10年以上も）、部下や多部署からサーバ上にあるデータを 見て欲しいというメールを受けたり、ショートカットを送られたりしていた ボルト＆ナットガイは。 新人さんが来るから色々なデータを整理してもらうために、ほかの部署が 管理しているサーバ上のデータを見ていたボルト＆ナットガイは。 なんと、フォルダ名を変えたらショートカットを作り直さねばならない、 ということを知らなかったのです・・・。 新人さんには、フォルダやファイルのショートカットの作り方を教え、 メールで連絡するときは、パスを併記すると良…

世話焼きの対価②

新人さからメールに添付して、複数部署に送ったショートカットが 使えないと言われた、と質問されたのですが。 あらあら、おかしいわねぇ、とサーバ内を見てみると、たしかに フォルダが無くなっている。 誰かが間違って消したか、マウス操作の不得手な新人さんが誤って ドラックしてほかのフォルダに収納されているのか？と思って・・・。 システム部署にバックアップから戻してもらうかな・・・と ちょっと息苦しくなっていましたら。 なんと、ちょっとだけ記号が付け足しされ、名前が変更になった 元のフォルダを見つけました。 「何でこんなことになったの？誰かこんなことを？」と わたしが体温を下げつつ、グラグラしていても、…

世話焼きの対価①

昭和の香りのボルト＆ナットガイと入社2ヶ月未満の2人組の 世話を片手間に焼いていると、ちょっとした悲劇が起こりました。 入社40年以上のエライ人と新人（職歴あり、PCスキル無し）の2人組。 2人は全社的なプロジェクトの事務局の仕事をしています。 ちょっとずつ何かを教えられて、事務局として情報を集約すべく、 データサーバにあるファイルのショートカットを複数部署に メールで連絡し、データを入力してもらうという仕事をしている 新人さん。 その新人さんに質問をされました。 「送ったショートカットが開けないと言われたのですが」と。 サーバ上のデータフォルダは2人組に活動を引き継いだ前任者が 作って使って…

こんな仕事をしていると・・・？

こんな仕事・・・兼業とはいえ秘書なんてものをしていると、 一般常識とか、メールの書き方とか、電話対応とか、そういうものが 得意だと思われがち。 だからでしょうか？ 昭和の香りのボルト＆ナットガイとその一人きりの 部下であるところの途中入社の新人さんの世話を焼くことになる。 専門知識を伴う仕事そのものは教えないけれど、会社の仕組みとか 事務機器の使い方とか、備品の用意とか扱いとかをね・・・。 いや？ 秘書業務のせいじゃなくて、お節介で世話焼きだから？ もうなんでもいいですけど。 ボルト＆ナットガイは実のところ秘書がついてもおかしくないくらいの 職位。ウチの会社では秘書はつかないけど、他社では秘書…

今年度初の脳内さん②

ボスセッティングの出張に、総務課長（＝社長秘書氏）が同行するとのこと。 うっすら脳内秘書の気配を感じます・・・。 むしろ「その出張に私も同行したいからボスに聞いてみてほしい」 などど言われたら、私も「そうですよね、ついでって大切です」とか言って さっさと段取りに加えるのですけどね・・・。 脳内さんはそういう、段取りとか誰かを立てる、ということに本当に 気が回らないかたで（役員相手のときと自分を立てる時だけは別です） とくに、同僚の（同僚だと思っていないことは十分承知ですが）秘書の 立場や存在を無視するのがとてもお上手なんです。 まあ、課長の仕事もあるし、社長秘書っていう立場だし、なんでも直接 …

今年度初の脳内さん①

最近なりを潜めていた・・・と思っていたかったのですが、 また脳内秘書が出没しました。 私がボスに申しつけられて、総員4名の出張の準備をしておりまして。 ちょっと遠いけれど、まあ、近県への出張で・・・。 ボスがさっさとアポを取ってしまったようなので、スケジュールを確保して、 全員乗れる車の手配をして。 随行者がデキル人なので、ちょっとコミュニケーションを取って。 運転する人員も足りてるし、らくちん。 半月くらい先のことだし、あとは近くになったら色々確認すればよかろ。 と思っていたのです。 一緒に行く方の秘書にも連絡したしね・・・（実質必要ないけども）。 そのあと総務課長（＝社長秘書氏）が別のスケ…

日本茶検定2級の合格証が届く。

2級の合格証がとどきました。 webで結果は確認済みだったのですが、合格証が届いたので改めて。 まあ・・・くやしいですよね、あと1点で1級、ゴールドだったので。 自室で、テキストと首っ引きで回答したにも関わらず、1級を逃す。 がっかりだよ、自分。 というわけで、そのうち再挑戦しようと思っています。 日本茶といえば、各所から新茶の便りが届き始めました。 季節ですよね・・・。 季節のものは口にしておかねばならないと思います。 どこのお店のお茶をいただこうかしら、と楽しみに選んで 飲んでみる予定です。

真似して欲しくないメール

職位の高い、昭和の香り高いボルト&ナットガイは、 ものすごく抽象的なメールを書くんです。 抽象的すぎて行間を読むこともできない、相手が知ってる、分かってる、 自分も知ってる、分かってるっている感じのものすごい軽いメールばかりを お書きになる。 それを情報展開としてCCで読ませるのですが・・・。 会社歴20年以上の私ですら補完に苦労するのに、入社数ヶ月の人が それを手本にするなど・・・。 それはやってはいけないこと（だし出来ないと思う）。 でも、メール文面の書き方の指示を出す時も同じ調子で。 正直私はハラハラしています。 だって、それって、全くわからない内容を、全くわからないままで メールするっ…

まねしないほうがいいと・・・

メールの書き方を教えました。 というより、メーラーの使い方を教えることが先なのですが。 今時、と言っていいのかパソコンでメールを送ったことがないと。 （さらにはビジネス文書なども作ったことはないと） そういう人に、伝えられることをなるべくまじめに伝えているつもりで。 で、本来彼女に仕事を教える人はですね・・・。 職位の高い、昭和の香りがプンプンとするボルト&ナットガイ（比喩です） いわゆる“叩き上げ”の彼は、語彙と文章力がちょっとね・・・という レベル。 それでもこれまでそのスタイルでいらっしゃって、着々と職位を上げて おいでたので・・・。 もうそれは一つのスタイル、ではあるのですが。 しかし…

メールの書き方を教えるのは難しい。

メールの書き方を教える機会があります。 新人がいたり、途中入社の方がいたりして。 メールの書き方については、私はすごく自信がなくて、 本を読んだり、ネットで調べたり、ステキなメールを参考にしたり、 いつも四苦八苦しています。 そうしながらも、社外の秘書さんたちの簡潔でスッキリした、 上品な、読みやすいメールを受けては感心し、自分が送るときは 出来の悪さをどうにかできないか、色々試行錯誤の日々。 教える相手は、私よりは若いけれども、30代で職歴も有り、 常識が無いような方ではないのですが。 自宅でも、仕事でもPCメールを使ったことは無いそうで・・・。 文章力や語彙力について私が云々してもどうしよ…

ビジネスマナーセミナーに参加した話④

セミナーに参加して、知らないことが沢山あることを再認識 したわけですが。 なんでしょうね、いろいろ心に刺さったことがあり。 と申しますか、先生が「こういうことをしたらみっともないですよ」と おっしゃったことが「あ、わたしそれやってる！」というね。 心の中で冷や汗が流れるような恥ずかしさ。 とにかく心に刻まねばならない、と思ったことは。 「二つの動作を一度にしない」ということ。 ドアを開けながらお辞儀するとか、失礼しますと言いながら 出て行くとか。 それから、お客様を応接室に案内するときなどに、 「こちらへおかけください」というとき、手だけの合図にならない ようにすること。 自分はドアを押さえて…

それは言われたくない・・・です

時々言われるんですよね、 「何でも知っててすごい」みたいなことを。 褒めてもらってます？ 私はそう受け取れないの。 自慢でも何でもなく、謙遜でもなく、マウンティングでもなく。 秘書、みたいな仕事をしていると、毎日自分の常識や知識の無さに おののいているのです。 すぐに調べなくちゃ、すぐに決めなくちゃみたいなことがあって、 誰かに聞こうにも聞けないし、むしろボスからの問い合わせだし。 その度に自分ってなんて頭が悪いの！って心の中で悲鳴をあげていて。 ・・・多分ね、多分他の人がわたしのこと「何でも知っている」 なんて勘違いしているとしたら、それは私が調べて、もっと知らなきゃ、 間違ったら恥、どうし…