季節のご挨拶

年末、と言いますと皆様は年賀状など作っておいでかと思います。 私の仕事で言えば、ボス関連の年賀状などには一切手を出す ことはありませんでした。 会社から出す年賀状がどれだけあるのか知らされませんが、 多分、グループ間での色々なものの簡素化や廃止に伴い、 そういうものは数を減らしているんでしょうね。 セミナーで同じグループになった秘書さんたちの話を 聞いてみると、年賀状の前にクリスマスカードの準備中を してらした。 中途半端な規模の会社で、交友関係が広くない会社にいると 季節のご挨拶に労力を割かなくてもいいのは、兼業秘書としては 有難いことです。 …親会社時代に海外勤務経験のある役員方は、特別な…

秘書と教育と閑話休題

ビジネスマナーもしくは秘書業務のセミナーを受けようと思いたって、 調べて、段取りして、だいたい参加は決定かなと思ってから。 まあ、駄目元で総務の社長秘書に、話をしてみました。 聞きたかったことは、そういうセミナーに行って、受講者同士で 名刺交換をしてもいいのか？ということ。 名刺交換の実技などで、自分の名刺を使う場合があったらと思って。 答えは「大丈夫」でしたけど。 当たり前といえば当たり前ですよね。ダメなら参加もダメでしょう。 その話を切り出した時、彼女がいきなり 「今ちょうど、教育を申し込んだところだから一緒に行ったら？ 割引になるし」と言い出した。 新入社員嬢に外部の教育を受けさせような…

どうしてそれを選んだか

教育を受けたいな、と思い立ってからいろいろあって、 2018年10月〜11月にセミナーに行ってきました。 有名どころ開催のセミナーで、秘書的な著書のある人が講師の 秘書講座3部作に、通常メニューで開催されている秘書の基礎講座を セットにしたもの。 そのうちの、3つくらいに行こうかなと思ったのですが、ええと。 本当は、セミナー名に秘書とか付いていない、ビジネスマナー講座を 1つ受けられたらそれで良かったのですが（むしろ秘書とか付いていると 居心地が悪いし恥ずかしいしね）日程の合うものがなくて。 そこに秘書・アシスタントのためのキャリアアップセミナー、 なんて小っ恥ずかしいシリーズを見つけまして、…

秘書は教育を受けたい

そもそも古い人間なので、、ビジネスマナーのようなものを教えてもらった ことがないのです。 先輩や上司に付いて見て覚えろといわれても、女子事務職はお茶を出す とき以外人前に出る事がない、名刺も必要ないので持たない、 出張なんて行くわけが無い、という育ちでございます。 我が社は古風な「鍛冶屋」体質ですからね、 女子事務職としては 随分甘く（都合よく）扱われてきたんです。 それがいきなりね、時代の流れとともに、業者さんに会え、お客様に会え、 出張もある、名刺をもらえ（名刺を持て）となるわけです。 いきなり、じわじわと、突然、あたりまえのように。 加えて見習える人も居ないという現実もあったりして。 そ…

秘書と電話かメール

アポイントメントを取る、ということをじわじわと続けておりますと、 同じ方に連絡することが出てきます。 そこで感じたことですが。 どうやら、電話派とメール派というものが存在するようです。 それは年齢とか世代とかで分かれているわけでもない気がします。 グループ会社の中では、秘書の連絡先が交換されているので メールアドレスを調べる手間はなく、とにかくメールで連絡、 という方がいらっしゃったり。 ひたすら電話でのやり取りが続いて、途中でメールアドレスを 確認してメールをしても、返事は電話だったり。 どちらが良いとか、悪いとかはないのですけど・・・。 ただ、私としてはあまりに電話対応が丁寧な上級秘書の方…

秘書と電話とメール

誰かと連絡をとるとしたら、電話がいいのか、それともメールか。 手順とマナーと、時代の変遷、いろんな要素がありますが。 電話番号という情報は比較的手に入りやすい。 メールアドレスがわからなくても、電話で目的の人物、もしくはそれに 近い人にたどり着きやすい。そんな気がします。 電話は相手が不在だと、空振り、メールはそのうち読んでもらえる、多分。 急ぎか、急ぎでないか、かしら？ 電話は口約束、メールは証拠が残る、とかで使い分け？ 相手先の秘書の方に連絡をするとき。 わたしは、初めては電話で、話が進むとメールに切り替えて、 という感じで使っています。 切羽詰まって急ぎだと、電話でやり取りというほうが多…

名刺と秘書とついでにどうぞ

総務の秘書（＝社長秘書）がケースに入った名刺を持ってきた。 縦型の、外注のお金のかかった名刺を。 見れば一箱全部赤で印鑑が押してある 新年用だそうだ。 私は縦型はグループ以外での名刺交換に使うもの、と聞いていたので ちょっとびっくりした。 会社主催の賀詞交換に使えというので。 そのように問いかけると、社長は最近ほとんど縦型の名刺を使っている、 裏に英語版を印刷してほしいと言われたので両面印刷にしたと。 もし、副社長もその方がよければそうする、と答えが帰ってきた。 ・・・縦型の名刺の存在を知って、半年ほど経ってから・・・？ そりゃ、単なる社長への名刺の使い分けの説明不足じゃないかい？ もしくは、…

名刺と秘書と電話番号

うちの会社に名刺の管理を秘書に頼む役員はいません。 そこは断言できます。 というわけで、その手の話ではなく。 我が社では、名刺を社内で印刷しております。 名刺用紙に、インクジェットプリンタで。 横型で、会社のロゴが入ったもの。希望があれば裏表で片面は英語でとか。 電話番号は、ダイヤルインか、偉くなると代表番号を印字。 ところが何と、いきなりどうした、社長、副社長には縦型の名刺を お作りしています、ときたもんだ。外注でね。 そこに秘書の電話番号を入れるというね、突然ね。 ・・・いままでずっと、どの副社長も秘書は総務にいたのでイコール 代表番号を名刺に入れていた、当たり前に。 それなのに総務のリー…

藪から棒に

ボスにさくっと非情なスケジュールで出張の予定を入れて。 ちょうどその日は私は休暇の予定だったので、ボスが会社に居なければ 色々あんしーん、と思ったのもつかの間。 会議招集した先方の秘書さんから再度連絡が。 言い忘れておりましたが、ご都合が悪ければ電話会議で、と。 藪から棒に何をおっしゃるのかー！ 遠方の方もいらっしゃるのでそのほうが、と言われる我が社は グループでは「遠方」の方かな。 出張する気満々で段取り中だったんですけどね。 移動が1時間の会社と、移動が4時間の会社でも、多数決で負けるので 出かけていくのが普通なんですけど。 まぁ、これから冬になるし、電話会議で済むのならいろんな リスクが…

つついた藪には蛇がいた

ボスに親会社の役員にアポイントを取れと言われたので。 たまには秘書みたいなことでもしておくか、と自分を鼓舞し、 秘書リストを見つつ、目当ての秘書さんに恐る恐る電話をしてみる。 いつも緊張してしどろもどろになるんですよねぇ。 丁寧な話し方とか、そういうのは数をこなすとテンプレとして 身につくんでしょうかね？ こっちは、出張の日に合わせてアポイントを取りたいので、実質 この日のここら辺の時間帯で、ご都合が合えばお時間をいただきたい、 というピンポイントのお願いになる。 果たして、くだんの秘書さんは、役員が不在なので確認してご連絡 いたしますとおっしゃった。 致し方なし。 狙い撃ちのお願いだし、偶然…

というわけで、情にほだされて

気になることといえば。 ・秘書を担当する人たちが忙しくて、自分のボスをほったらかす。 ・ボスが辛い時にいたわらない（無視をする） ・自分のボスを最優先にして調整をいうものをしない。 ・脳内ボスと打合せして、ボスの言いそうもないことを脳内ボスに 言わせる。 他にも細いことはいろいろあるような気がします。 気の毒だなぁ、と思うんですよね、実際。 ボスの秘書を続けるという時に（呼び出されて決定事項をボスと、 社長秘書から当たり前のように告げられた）いくらなんでも、 相手が理不尽なことを言っていると思ってはみました。 ボスはいきなりレベルが2上がったわけで、そもそも勝手が わからない。 社長も新任にな…

脳内打合せ

以前からあった解せぬこと。 たとえば、だ。 社長秘書が私に「○○の件で△△という事があるので、ご出席される ことになった。もう話は付いているから」という事がある。 私は、ボスに社長秘書からこう聞いておりますので、そんな感じの スケジュールで、というと「俺は聞いていない」という。 またある時は、 「○○の会食のお店は、副社長から一度使ってみろと言われたので」 というので、ボスにそう聞きましたが、いいお店なのですか？と 世間話トークをすると「俺は言ってない」という。 はたまた別の時は、 「△△の件で、副社長が心配して、面倒なことはするなと言ってくれた。 いつも私が大変そうなことを知っているから」 …

秘書としての資質

秘書検定のテキストなどには書いてあるんでしょうか、秘書に必要な 資質とやらが。 多分わたしには持ち合わせは無いように思います。 わたしが兼務で、総務の人間でなく、副社長の秘書をしている理由。 いつもは考えないようにはしているんですがね。 要約すると、総務部内の人のやりくりが上手くいっていないから、 らしいです。 定年になる人と、離職する人と、療養中の人がいて人が足りない。 定年も、離職も、突然降って湧いた話ではないので、人員計画が ないまま来ただけのこと。 （ちなみに、わたしの部署でも1人育休に入る人がいるため 人では十分ではありませんが） 人手不足、人材不足を理由に副社長の秘書業務をアウトソ…

あえて言おう、

毎日自分の力不足を嘆くブログになっております。 そろそろぼんやり表現も手数が少なくなってきたので、 なるべくざっくり行こうと思います。 役員、経営幹部にとって、秘書というものは有用である、と わたしは思っています。 ただ、その役員が忙しい人であれば。 というわけで。 あえて言おう、我が社には秘書が不要であると！ うちの会社の役員は、打合せが多いという点では忙しいと 言えなくもないのですが。 大概社交下手なので、来客が多いわけでもないし、 出張も担当する仕事の内容によって、かなりの個人差がでます。 トップはまあ、それなりに出張が多いというか、そこまで 会社にいなくて大丈夫？と思うようなスケジュー…

30分でいいので。

ボスに報告なり相談なりをしたい、という人たちが 30分時間を取ってほしい、と言います。 すごく嫌。 だってそれは30分で終わる話ではないから。 午後からは空いています、と言ってもなぜか打ち合わせと 打ち合わせの間の隙間時間が欲しいという。 用件を聞いても言ってくれない。非常に困る。 用件を言ってくれる相手だと、その用件では30分では 済まないと予測がつくのでさらに予約を取りたくない。 ボスは、常々、延びるくらいなら長めに時間を取れという。 いうのだが、それを相手に説明しても受け入れてもらえない。 本当は、その用件ならボスは詳しくお話を聞きたいとお考え なので、長めに時間を取っていただけますか、…

秘書はスケジュールを管理できない

わたしは職場の潤滑油。 ボスが仕事をしやすいように、仕事に集中できるように するのがわたしの役目。 そうあるべきだということは、秘書なんで蔑称をいただく前から とうの昔に、百も承知の助でありんす。 その役目を全うしようと思うと、障害が多すぎる。 そこをなんとか実力と忍耐力と経験でカバー、と皆様は おっしゃると思います。 自分の実力と忍耐力と、さらには経験までも足りないことは 自覚しておりますが。 自分たちの予定が被って都合が悪くなったから、ボスにのほうに 時間を合わせろと、平気な顔で言ってくる人ばかりに囲まれておれば、 さらには、ボスがそれを受け入れる優しさ（もはや気遣いをもとめる ための説明…

秘書としてスケジュールを管理せよ

大前提として、私が序列2位人の秘書であるということは、 管理職、スタッフにはメールで配信された秘書名簿と 誰にも守られないスケジュール登録ガイド（存在だけは している）に明記されてはいるものの。 興味がないとか、さほど重要性がないとか判断したメールは 読まないことにしている人が多いという事と、添付ファイルを 開かないということと相まって、あまり認知されてはおらず。 （うちの会社はどこまで失礼な人が多いのか…） 私がボスのスケジュールを調整し出すと、怪訝そうな顔を される、くらいならまだ良くて、話の内容を理解して もらえなかったりする。 ボスの前任者である、前序列2位の人の秘書は、秘書としては …

秘書もスケジュール管理をしない。

一応あれですよ、勝手がわからないわけです。 まともな秘書業務なんてしたことがないんですから。 しかも、序列2位の人のことなんて、どんな風にしたものやら。 そこで普通に考えるのは、前例に倣うか、序列1位の人の 秘書にアドバイスをもらう、見習う、真似る。 本当は経験者であり、今を含めて3人の序列1位の人に 付いている秘書が、ある程度説明するとか教えるとか ガイドを出すとかするべきだと思うのですが、 なんだか、知恵袋をいろいろ探していた時に見つけた 秘書に関する説明を引用すると、 ＞日本の一般的な企業において「秘書」は専門職ではありません。ドラマに出てくるような「秘書室（課）」などがある企業は 日本…

秘書はスケジュールを管理しない

うちの会社では全員同じスケジュールソフトを使っています。 隠してもしようがないので言いますが、outlookというものを。 何を思ったか、秘書が付く役員のスケジュールは、秘書と 管理職以上が全て閲覧できます。 役員のスケジュールを直接登録できるのは、本人と秘書、 ということになっています。 ですが会議開催通知は、誰でも全員に送れます。 これがまた、本気で誰彼構わず会議招集をするんです、 うちの会社では。 スケジュールが見えようが、見えまいが。 スケジューラー上で隙間があれば会議招集。 他の予定があっても会議招集。 上から2番目に偉くても、3番目に偉くても、 スケジューラーで5分前に打ち合わせを…

年末のご挨拶

12月になりますと、色々な人が「ご挨拶」をしたがります。 ボスの場合は、今ままでそこらへんで立ち話をしていたような 出入りの業者さんなどが、改まってアポイントを取りに来る ようになったり。 何でやねん、と心の中でツッコミいれつつ、とってつけたような 儀礼的な電話やメールでお約束をします。 ボスは当然挨拶なんていらないとごねますが、仕様がないので 30分ほど応接で世間話をする事になります。 元々おつきあいの長い方になればなるほど、微妙な空気の中で 応接室で向き合い、お茶を一杯飲んで解散です。 今の時期ならカレンダーや手帳など頂くことも。 ありがたいことです。 ボスのランクが上がって、そういうご挨…

ざっくりと、秘書への途

ボスが代表権を持ちました。 半年ほど前に。 ぼすはレベルがあがった。 レベルがふたつあがった。 こうげきりょくがあがった、すばやさがさがった、ぼうぎょりょくが さがった。 エライかたがきをてにいれた。 …ぼすはびっくりしている。 おお！ぼすよ、エラクなるとはなにごとだ… なぜそんなことになったのか？ そんなことは私には本当にわかりませんが。 適当な予測をするとすれば、人材不足。 大量定年時代を迎えて、コマが足りなかったのではないかと。 ならばポストを減らせば良い、と思う人はおそらく誰もおらず。 いきなりどうかと思う肩書き押し付けられ、担当する仕事は 増えるだけと。 そこで総務は思いついたんだと…

兼務秘書とは何か その2

ボスは秘書にお仕事を言いつけるタイプ。 ボスが私の本業の延長線上にいたので、お仕事言いつけられても それなりに対応してきました。 なので、それがあたりまえと思っており。 お互いにそう思っており。 なので、秘書の仕事をしたくないかというと、 やるならお役目をいただいている以上、それなりに やりたいわけです。 一応、恥ずかしくない程度にはしなければならないと思う。 何もすることがないの、というのを自慢げに言うよう なスタイルではいきたくない。 秘書なのに秘書の仕事をしていないことを自慢するような したいとは思わないのです。 で、ボスが昇格したところ、私の仕事の延長線上に ボスが居ることは変わらない…

兼務秘書 とはなにか

序章とはいえ、自分の秘書業務への納得いかない気持ちが沸騰 しすぎて、意味不明な「これまでの経緯」になりつつありますが。 整理すると、少しも気持ちが整理できていないということになります。 なりますので、気がすむまで「これまでの経緯」をやることにします。 そもそも私は秘書業務をしたいのか？ したいのしたくないのというか、業務命令ならそれなりに従わなければ なりません。 たとえば、閑職においやられるとか、嫌がらせをされるとか、そういう わけではなく、ただ適当に一般事務とか庶務とか出来るやろ、 仕事の合間にちょっと秘書っぽいことしておいて、みたいなことなら、 別に業務命令違反をするほどのことも無く、仕…

秘書は引退、というストーリーなのに

着々とでもなく、さほど順調とも言えないけれど、ボスが昇格 したわけです。 そうするとボスを担当するのは総務のセミプロ秘書になるはずで。 昇格しても私のいる部署を担当してはいるのです。 いるのですが、そんなこと知ったことか！ と言いたい、声を大にして言いたいです！ ボスが上から3階級以内の位置に就いたのに、引き続き担当をお 願いします、と総務のリーダーがのたもうた。 有り体に言うと上から2番目の位置に就いたのに、だ。 会社を代表する立場の人間に、兼業秘書を着けるとは何事か？ しかも「私何もしてないんで！」というスタイルで居ないと、異端扱い される我が社で。 もともと総務のリーダー（社長秘書ともい…

だったら秘書は一体何をしているのか？

秘書がボスのスケジュールを管理しないとなると、 一体何をしているのか？ そんな解決されない疑問は後回しにして。 多分絶対、説明し始めると長文を超える感じになるし、それは今後 記録して行く日常的なトンデモ現象を説明する中でおいおい触れる ことになるはず。 誰も読みたくなくても、触れますよ、絶対に。 下っ端役員はグループ会社からの行事に参加する以外、あんまり 役員らしいこともなく、部署柄、他社の秘書さんから連絡が入る こともなく日々を過ごしておりました。 そうして 主に、私の所属部署に関することをメインにして、 ボスの思いつきに振り回されつつ、雑用に追われる日々を 過ごしておった私ですが。ー 色々…

秘書です？とは言ってもそんなに変わりはしない

元上司の秘書をしていた人が、ポジティブな異動で他部署へ。 まあ、秘書なんて名前だけだし、何かすることがあるわけでも無し 誰かつけとけば体裁は整うわけだし。 付き合いが短いわけはない女性で、時短勤務をしていない、 庶務業務の経験があるやつに振っておけ、みたいな適当な 感覚で、元上司が私のボスになった。 私がボスの秘書として名簿に名を連ねた、ということになりました。 ま、秘書といってもすることはそんなに変わりはしない、 と、その時は思っていたわけです。 実際最初はそうでした。 もともと部付き秘書みたいなもんだったしね。 （嘘つきました、部付き雑用係です、もともと） ボスが割合やんちゃな人で、何にで…