shikumika’s diary

効率的な文書管理のために「文書のライフサイクル」を理解する

日々の事務作業で、効果的な文書管理の仕組化を考えるため、文書（情報）のライフサイクル（作成から廃棄まで）について情報収集した備忘録です。 内容： 参考にした情報 作成及び取得→処理→保存→処分 生成→利用→保存→廃棄 作成→共有・活用→保管・保存→破棄 発生（作成/取得）→活用（配付/閲覧）→保管→検索（参照/加工）→保存→廃棄 その他 法定保存文書 まとめ 参考にした情報 文書のライフサイクルについて、それぞれの考え方と出典です。 作成及び取得→処理→保存→処分 www.jiima.or.jp 生成→利用→保存→廃棄 www.jnsa.org 作成→共有・活用→保管・保存→破棄 boxsqu…

2023/12/31 12:30

【Excel】FILTERXML関数でXPathを指定してXMLからデータ抽出

ExcelのFILTERXML関数でXPathを指定してXMLからデータ抽出する事例です。 題材は、【Excel】WEBSERVICE関数でXML形式のデータを取得してデータ抽出と同様に、国税庁の法人番号公表サイトにある「法人番号システム Web-API」で取得できるXML形式のデータです。 また、使用のExcelは「Microsoft® Excel® for Microsoft 365 MSO」（バージョン2311）です。 アウトプットイメージ（数式と結果） 国税庁法人番号公表サイトにある「Web-API（Ver.4.0）のリクエストの設定方法及び提供データの内容について」に掲載されているX…

2023/12/29 12:30

【Excel】WEBSERVICE関数でXML形式のデータを取得してデータ抽出

Excelには、API等のWEBサービスからデータを取得する「WEBSERVICE関数」、取得したXML形式のデータから必要な値を抽出する「FILTERXML 関数」があります。 国税庁の法人番号公表サイトにある「法人番号システム Web-API」を事例に、Excelで指定した法人名の法人番号や市区町村を取得する方法です。なお、Web 用 Excel および Excel for Macには対応しておらず、2013 Excel以降でないと今回の方法では取得できない見込です。以下、使用のExcelは「Microsoft® Excel® for Microsoft 365 MSO」（バージョン231…

2023/12/27 12:30

【Excel VBA】バックアップ用ファイルを既存ファイルに入替サンプル

ExcelのVBAで処理開始前のデータ状態を保存しておきたいときのVBAサンプル。 【Excel】VBA実行後に 「元に戻す」はできないので事前対処 にファイルやフォルダのコピー保存のサンプルがあります。 今回はバックアップ用ファイルの内容を既存ファイルに入替のサンプルで、次の動作をします。 既存ファイルの有無を確認する。 バックアップ用ファイルの有無を確認する。 バックアップ用ファイルがある場合は、メッセージで上書きを確認し、OKなら既存ファイルをバックアップ用ファイルにコピーする。 既存ファイルがある場合は、メッセージで上書きを確認し、OKなら新規ブックで上書保存する。 VBAサンプル 一…

2023/12/25 12:30

【Excel】セル内での「ぶら下げ字下げ」の代替案

Excelでは、ぶら下げの字下げ（インデント）機能がないので、擬似的な解決方法です。 セル内でテキストを折り返す場合、Wordのように箇条書きで一行目に行頭文字から始め、二行目以降を1字ぶら下げるようなことができません。 なお、この機能有無を確認したExcelは「Microsoft® Excel® for Microsoft 365 MSO」（バージョン2311）です。 内容： Excelでの代替案（アウトプットイメージ） Excelの画面で説明 Excelは、インデントのみは可能 補足 Excelでの代替案（アウトプットイメージ） ぶら下げ字下げをするような文章は、本来ならWord等で作成す…

2023/12/23 12:30

【Excel】VLOOKUP関数で同じ数字なのにエラーとなる原因と対応

ExcelのVLOOKUP関数で、検索値と同じ数字なのに#N/Aのエラーが発生することがあります。この主な原因は、セルの形式が一致していないことです。一方が文字列形式で、他方が数値形式である場合、エラーが発生します。また、半角と全角の違いもエラーの原因となります。 内容： VLOOKUP関数でエラーの発生事例 「セルの形式、半角全角の違い」が原因のエラー対応 VALUE 関数を使用したエラー対応例： 参考情報： PowerQueryを利用した方法 VLOOKUP関数でエラーの発生事例 例えば、次のようにVLOOKUP関数で数字を検索した事例では、#N/Aのエラーとなっているセルがあります。 こ…

2023/12/21 12:30

Windows11でスクリーンショットは自動保存可能な「Snipping Tool」が便利

Windows11でスクリーンショットは自動保存可能な「Snipping Tool」（標準機能）が便利です。PC画面を含めたマニュアル作成時には、 「Windows（ロゴのキー）」＋「Shift」＋「S」 のショートカットキーで、必要な画面領域をクリップボードにコピーしたり、自動保存したりできるので、効率化が図れます。 内容： Snipping Toolとは Snipping Toolの設定 Snipping Toolの通知設定、解除の方法 Snipping Toolとは 「Snipping Tool」（標準機能）はWindows11でスクリーンショットを自動保存する便利なツールです。必要な画…

2023/12/19 12:30

【Word VBA】ユーザーフォームの呼び出し、リストボックスの利用サンプル

VBAで、ユーザーフォームの呼び出し、リストボックスに配列を代入し、ユーザーが選択した値を取得する簡単な事例の備忘録。 なお、個人的な考えとして、VBAの引継や属人化防止を考慮し、Excelであれば設定情報をシートに記載するなどで、可能な限りユーザーフォームの利用は避けています。確認はMsgBox 関数、テキスト入力であればInputBox 関数で実施します。 Wordの場合、簡易なユーザーフォームがないと操作性が悪い時があるので、リストボックスを利用した必要最小限のサンプルです。Wordの事例ですが、ExcelのVBAでも基本は同じです。 内容： VBAサンプルの概要 ユーザーフォームの設定…

2023/12/17 12:30

【Word VBA】差し込み印刷でレコード毎にPDFを保存するサンプル

WordのVBAを使用し、差し込み印刷でレコード毎にPDFを保存する方法の備忘録。Wordの差し込み印刷機能は、文章の一部を個別の名前等に変換して大量の文書を作成するのにとても便利です。それぞれのレコード単位で、PDFを作成、フィールドの名前で保存するVBAサンプルを作成してみました。 使用のWordは「Microsoft®Word® for Microsoft 365 MSO」（バージョン2311）です。 VBAサンプルの前提 このマクロを使用する前に、Word側で差し込み印刷の設定までは完了しておきます。複数の宛名が1枚に入る「ラベル」のような差し込み印刷には対応していません。 suppo…

2023/12/15 12:30

【Excel VBA】並び替えで複数条件を可変設定するサンプル（ParamArrayの事例）

Excel VBAで、並び替えの複数条件（キーとなる列、昇順・降順）を可変設定する汎用的なコードサンプルです。データ範囲も固定ではなく、最終行と最終列の情報から範囲が可変します。 コードの再利用性や可読性を向上させるため、処理（プロシージャ）をパーツ化し、ParamArrayを利用して引数の数を可変にした具体例です。 ParamArrayを利用すると、引数の数が固定されず、同様の処理を一つのパーツで表現でき、活用の幅が拡がります。 前回記載した【Excel VBA】処理のパーツ化で引数を省略可能にする方法と併せて、汎用性の高いパーツの作成に便利です。 事例の前提 サンプルの前提は次の状態です。…

2023/12/13 12:30

【Excel VBA】処理のパーツ化で引数を省略可能にする方法

Excel VBAで、コードの再利用や可読性を向上させるために処理（プロシージャ）のパーツ化があります。汎用性の高いパーツを作成するときは、引数を設定しますが、Optionalキーワードを使用して引数を省略可能にする方法を知っておくと便利です。 引数を省略可能にするメリット Excelの関数であれば、省略可能な設定値がある関数があります。省略した場合は既定値で処理がされ、利用しやすい関数となります。 例えば、LEFT関数であれば、 =LEFT(文字列,[文字数]) で設定します。このとき、文字数を指定する箇所を省略すると、既定値の"1"で計算されて利用しやすい関数になっています。 プロシージャ…

2023/12/11 12:30

【Excel VBA】シート名の配列から完全一致と部分一致の確認サンプル

ExcelのVBAで、指定した文字が配列の要素の中に存在するかを確認する方法について、シート名の配列で実施するサンプルです。 事例として、選択したシートの名前を配列に格納し、その配列内で指定した名前の完全一致と部分一致を確認します。 VBAサンプル 現在選択しているシートのコレクションを取得し、シートの名前を配列に格納、完全一致と部分一致を関数を使用して確認しています。 事例では、"Sheet1"という名前があるかを Sub 指定した名前が選択したシート内に存在するか確認() Dim 選択シート As Sheets Dim シート As Object Dim i As Long Dim シート…

2023/12/09 12:30

【Excel VBA】処理を高速化するため2次元配列の活用サンプル

Excel VBAで数万行の大量データを処理を行う場合、セルのデータを一つずつ操作するよりも、一度に全てのデータを2次元配列に一括で読み込んでから処理を行った方が処理速度も向上し、データの取り扱いも便利になることが多いです。 VBAサンプル 以下に、2次元配列を使用してワークシートのデータを読み込み、処理し、書き出すマクロのコードを示します。 Sub セルのデータを二次元配列で処理() Dim 最終行 As Long Dim 最終列 As Long Dim 配列データ As Variant Dim 行 As Long Dim 列 As Long 'セルの内容を配列に入れる' 最終行 = Act…

2023/12/07 12:30

【Excel VBA】サンプルコードまとめ

Excel VBAの作成時に参考にするコード例や、エラーの発生と対応例をこちらにまとめていきます。 コードは一つの目的に対して、様々な処理内容や記述方法もあるので、基本パターンとしているものを中心に整理しています。 内容： ファイル操作関連 一覧の取得 複数ブックの繰り返し処理 複数シートの繰り返し処理 ファイルやフォルダーの作成、コピー テーブル、クエリ、ピボットテーブルでの処理例 分岐や繰り返しの処理例 数回に1回の定期的な処理 処理速度や操作性の向上 エラー対応例 Word VBA その他の事例 参考： データの加工・抽出、管理 ファイル操作関連 一覧の取得 ・指定フォルダ内の全てのサブ…

2023/12/05 12:30

【Excel VBA】処理の進捗状況は表示して他の画面更新は停止

Excel VBAは、処理の進捗状況を表示しながら他の画面更新を停止することが可能です。 公式な情報は探せませんでしたが、ScreenUpdatingプロパティを使用して画面更新を停止した場合でも、ステータス バーの情報は更新される仕様のようです。 以前から仕様に変更はなさそうですが、動作確認のExcelは「Microsoft® Excel® for Microsoft 365 MSO」（バージョン2310）です。 なお、ステータス バーは画面左下の位置で、テキスト情報が表示されます。 ステータスバー VBAサンプル マクロの速度を向上させるために画面更新は停止し、処理が適切に実行されているこ…

2023/12/03 12:30

【Excel VBA】開始時の実行確認と終了時のメッセージを表示する方法

Excel VBAでマクロを実行するとき、処理の開始と終了をメッセージで確認できると、ミスの防止や操作性の向上に役立ちます。 例えば、 マクロの実行ボタンを誤ってクリックし、意図しないデータ変更が発生してしまう。 処理がすぐに終了するマクロや、処理前後の違いが把握しにくいマクロでは、処理が終了したのかどうかの確認が手間になる。 マクロの終了時、次のアクションや確認事項を明示することで手順を誘導し、操作性を向上させたい。 などの対応には、画面にメッセージを表示することが有効です。 以下は、開始時の実行確認と終了時のメッセージを表示するシンプルなサンプルです。 VBAサンプル 開始時は、処理を実行…

2023/12/01 12:30