【Excel】並べ替えは並べ替えるだけ、オートフィルタは行数を減らすだけです

並べ替えSortとフィルタFilterは、リスト形式の表に対して整列（ORDER）と抽出（WHERE）をするものであり、Excelのデータベース機能の一種です。この2つの機能はExcelの画面上でも近くにあるため、比較しながら学習すると良いと思います。 しかし、これらの違いをしっかりと理解しなければ、混同して覚えてしまうおそれがあります。「並べ替えは順序を並べ替える」「オートフィルタは行（レコード）の表示を減らす」なんて当たり前じゃないか！！と分かっているつもりでも、あえて、両者の違いをしっかりと確認しておくべきです。 そこで、今回は、並べ替えとフィルタの違いについて出題します。 目次 問題文…

【Excel】区切り位置指定ウィザードを使った並べ替えと応用事例のまとめ

Excelの「区切り位置指定ウィザード」は、最近では、大量のデータを処理したり、データの形式を統一するデータクレンジング（クリーニング）の時に使われる機能です。この機能は、すでにExcel2000より前には搭載されていましたが、紹介する書籍等が少なかったこともあり、知っている人があまりいないようです。 確かに、文字列操作関数（FINDやRIGHTなど）やマクロを使うことによって、区切り文字の前後の文字列を取得することは可能です。しかし、1～2回区切るだけでわざわざ長い数式を打つのは時間の無駄です。状況に応じて臨機応変に、数式で処理するのか、区切り位置指定ウィザードで処理するのかを判断したほうが…

【Wordラベル印刷】名刺やラベルシールの市販の用紙に合わせて印刷する

市販の用紙のなかには、すでに決められた大きさにカットされているラベル用紙や、裏に粘着ノリがついているラベルシールがあります。すでに切ってあるので、わざわざカッターで切る必要が無くとても便利なのですが、問題が2つあります。 1枚の用紙の中に同じ物を何個も作るにはどうすればよいか ミリ単位で位置合わせをしなければ印刷がずれる これを解決するにはミリ単位で正確に表を作ればよいのですが、手作業で作るのは面倒です。Wordには市販のラベル用紙に合わせて表を作るラベル印刷の機能があります。これを使って、名刺やラベルシールを作ってみましょう。 目次 問題文のあとに簡単な操作方法を解説していますが、静止画では…

【差し込み印刷】Next Recordによって次のレコードに進む理由を説明せよ

差し込み印刷には「Next Record（次のレコードへ進む）」というものがあります。これを理解するには、ネクストとは何か、レコードとは何か、そして、なぜ次に進む必要があるのかを理論的に説明できなければなりません。 Next Recordが無かったらどうなるのでしょうか？Next Recordはどこに挿入すればよいのでしょうか？意味も分からずむやみに「Next Record」を入れたり消したりしてはいけません。 そこで、今回は、Next Recordの意味と1ページに複数のレコードを入れる方法について出題します。 目次 問題文のあとに簡単な操作方法を解説していますが、静止画では、わかりにくいと…

差し込み印刷とテキストボックスで窓付き封筒の宛名を印字する【Word＆Excel】

窓付き封筒の透明な窓の部分から、宛名が見えるように印刷するには、中に入れるA4用紙にテキストボックスを配置するとともに、その内部に宛名を差し込む必要があります。 つまり、（1）テキストボックスを配置する方法と（2）配置したテキストボックスに差し込みをする方法を習得しなければなりません。このうち、前者については差し込み印刷とは無関係です。位置を指定してテキストボックスを印刷する方法を練習すればよいです。 わえなび ワード＆エクセル問題集 id:waenavi 参考 【Word】用紙内の位置を指定してテキストボックスを印刷する方法 https://www.waenavi.com/entry/201…

【差し込み印刷】新規Word文書への差し込みとセクション区切り

差し込み印刷の差し込みの方法には、差し込みをした結果をそのままプリンタへ送信して印刷する方法（文書の印刷）と、印刷せずに新規のWord文書に差し込んで、縦長の文書を作る方法（個々のドキュメントの編集）があります。新規文書に差し込む場合、メイン文書が単純に繰り返されているように見えますが、実は違います。 ベースとなるWordの新規文書（何もない白紙の文書）に、レコードの数だけセクション区切りを設定して、そのセクションの中に埋め込んでいます。したがって、メイン文書のページ設定やページ番号は、各セクションに引き継がれます。このややこしい仕様を知っておかないと正しく印刷することができないことがあります…

【差し込み印刷】Excelの表をWord文書に差し込む練習問題

Wordの表を、Word文書に差し込む方法は既に別の記事で解説していますが、最近はExcelの表をデータソースとして使用することが多くなりました。少量のデータを差し込むだけであればWordで十分ですが、大量のデータの場合はExcelのほうが入力しやすいです。 わえなび ワード＆エクセル問題集 id:waenavi 参考 【Word】差し込み印刷の設定と解除は「合体」と「切り離し」である https://www.waenavi.com/entry/20190517/1558054523 Word文書同士の差し込み印刷が理解できていれば、データソースがExcelになっても要領は同じであることは、容…

【Word差し込み印刷】差し込み文書の接続がエラーになる原因と再接続の方法

Wordの差し込み印刷でよくある失敗は、差し込み文書であることを忘れて、差し込み印刷の接続関係（正式には添付といいます）が切れてしまうことです。特に、メイン文書のことを考慮することなくデータソース（データファイル）を適当に変更してしまうと、メイン文書を開くときにエラーになることがあります。 また、わざと接続関係を切ることもあります。例えば、1つの差し込み文書（メイン文書とデータソースのセット）を作ると、別の差し込み文書を作りたくなります。いわゆる「使い回し」です。差し込み文書をコピーしたりファイル名を変えたりして使い回すと、接続関係が複雑になります。接続の関係に注意しながら、うまく使い回したい…

Excelデータクレンジングの「議論」をしよう（総務省ICTスキル総合習得プログラム期末テスト）

困ったことに、情報処理の専門家が集まって情報処理の教材を作ると、知識が豊富すぎて「あれも大事、これも大事」と言いながらいろんなことを盛り込んでしまい、結局、初心者に見向きもされない教材が出来上がってしまいます。国家試験であるITパスポート試験もいろんな知識を盛り込んだ結果、何のパスポートにもならない暗記の試験になっています。 そして、総務省が2018年に公表した「ICTスキル総合習得プログラム」も例外ではありません。 www.youtube.com 大学の眠たい授業のように、偉い先生がYoutubeでマニアックな知識を得意げに披露したところで誰が関心を持つのでしょうか？？ データ収集や処理、分…

【Excel】サイゼリヤ1000円で摂れるカロリーの最大値をVLOOKUP関数だけで求める方法

サイゼリヤといえばイタリア料理のファミレスであり、リーズナブルな価格で食べられるということで人気が高いです。先日、サイゼリヤのグランドメニューから1000円以下の組み合わせをランダムに表示するWebアプリが話題となりました。 サイゼリヤ1000円ガチャをつくってみた（Sho Maruyama氏）https://qiita.com/marusho_summers/items/a2d3681fac863734ec8a そして、このガチャを見た一部のプログラマの間では「サイゼリヤで1000円あれば最大何kcal摂れるのか？」という、サイゼリヤのお客さんにとっては、この上なくどうでもよい議論に発展して…

【Word差し込み印刷】メイン文書とデータソースのどちらを修正するべきか

差し込み印刷は、もともとの文書であるメイン文書に、データソース（データファイル）を接続して、1つの文書として印刷する機能です。ここで問題となるのは、差し込み文書の内容を変更したい場合、メイン文書を開くのか、それともデータソースを開くのかということです。差し込み印刷の仕組みを本質的に理解していれば、すぐに答えられると思いますが、単なる暗記もしくは中途半端な理解だと迷ってしまうのではないでしょうか？ そこで、今回はWordの表をWord文書に差し込んだ場合に、差し込み文書を修正する方法とデータソースを作成するときの注意点について出題します。 目次 問題文のあとに簡単な操作方法を解説していますが、静…

【Word】差し込み印刷の設定と解除は「合体」と「切り離し」である

差し込み印刷は、英語ではメールマージ（Mail Merge）といい、本来は手紙に宛名を印字するときに使う機能です。Wordで元の文書を作成し、宛名の一覧もWordで入力したのだから、これら2つのWord文書をマージ（合体、合併、併合）して、1つのWord文書として扱うことができないか？ということで考え出されたWord単体の機能です。 したがって、差し込み印刷の本質はWord文書同士の合体です（正式には添付といいます）。差し込み印刷を理解するには、まず、2つの文書の「合体」と「切り離し」の方法を練習しなければなりません。 住所録を入力するのが楽だからという横着な理由で、最初からExcelでの練習…

【Excel】オートフィルタモードの効果とコピー貼り付けとの関係

オートフィルタを設定すると、通常は、リストの1行目に入力されている項目名にフィルタが設定されます。この画面の様子を見て、リストの部分にだけオートフィルタが設定されているものと勘違いしている人が多いようです。勘違いです。 確かに、抽出されるのはリストのデータであり、リスト外のデータは抽出の対象ではありませんが、オートフィルタを設定したことによる効果はシート全体に及ぶということを忘れてはいけません。 そこで、今回は、オートフィルタモードがリスト外に及ぼす効果と、コピー貼り付けとの関係について出題します。 目次 問題文のあとに簡単な操作方法を解説していますが、静止画では、わかりにくいと思いますので、…

【Excel】積み上げ棒グラフで異なる種類のデータ系列を横に並べて積み上げる

積み上げ棒グラフは、複数のデータ系列を1本の棒の形にしてつなげることによって、棒全体として合計値を表すグラフ（合計を比較するグラフ）です。 しかし、収入と支出のように異なる種類のデータを隣に並べたほうが見やすいこともあります。この場合、積み上げるものが違いますので、「表の作り方」を工夫する必要があります。 さらに、このグループが複数ある場合には、棒と棒の間を少しあける必要があります。この場合も「表の作り方」を工夫する必要があります。つまり、元の表の作り方次第で積み上げ棒グラフの形を変えることができるということです。 そこで、今回は、異なる種類のデータ系列を積み上げ、さらに棒グラフの間隔を広げて…

【Excel】初心者のための「令和れいわ」新元号対応基本練習問題集＿平成から令和の時代へ！

2019年5月1日より新元号「令和」となりました。そして、マイクロソフトから新元号対応プログラムが配布されましたので、無事にWordやExcelでも令和が使えるようになりました。パチパチパチパチ！！！ 正式な対応方法については下記の記事で説明していますが・・・基本的な知識もないのに対応方法だけを読んでも、理解するのは困難だと思われます。マイクロソフトがさっさと対応すればいいじゃないか！！などと勝手なことを言う前に、せっかく勉強するチャンスを与えられたのですから、この機会にパソコンとExcelの基礎を学んだほうが良いと思います。 そこで、この記事では初心者の皆さんや学生の皆さんがこっそりと「令和…