【Excel関数】1次元と2次元の配列定数を使って検索または変換する数式の練習問題

配列定数と言えば、数式の中に配列定数を入れることによって数式の中の無駄な繰り返しが無くなり、その結果としてシンプルな数式になるというメリットがあります。そして、もう一つの効果として、シート上に表を入力しなくても簡単な検索または変換ができるということです。 ところで、Excelでは「データを検索するなら別の表を入力すべき」という大原則があります。それはシート上に入力したほうが分かりやすく、検索元の表に変更があったときに修正がしやすいからです。しかし、なんでもかんでもシート上に入力したほうが良いわけではありません（後述）。状況に応じて使い分けるべきです。 そこで、今回は、簡単な配列定数を数式の中に…

LOG関数で2を底とする対数(二進対数)とO(logN)の意味を知ることは情報処理の基本である【Excel】

対数のlogを勉強するときにまず最初に習得するのは常用対数です（参考：【LOG・LOG10関数】Excelで10の累乗と常用対数が使えたら数値の桁数が計算できます）。 常用対数を習得したら次に習得するのが2の累乗と2を底とする対数です。学生の時に、2，4，8，16，32・・・と2の累乗を覚えた人もいるのではないでしょうか？ 大人であれば、2を10回かけたら1024（=約1000）になることを知っておいても損はないでしょう。携帯電話の「ギガ」はもともと2を30回かけると約10億＝1ギガの情報量になるところからきています。2の累乗と2を底とする対数を理解することは情報処理を理解する第一歩と言っても…

パソコン教室の「MOS資格対策講座」を初心者が受講して本当に役に立つのか？

仕事でパソコンを使うのが当たり前の時代になりました。パソコン初心者の皆さんはスキルをアピールするために資格を取ることを検討するはずです。 パソコン教室側もその初心者のニーズが分かっているので、それに合わせて「MOS資格対策講座」を行っています。しかも、初心者が何も知らないことをいいことに（悪い言い方をすれば弱みに付け込んで）できるだけ高額な受講料を取ろうとしています。 簡単に言えば、パソコン教室のMOS資格対策講座は「儲かる」のです！ このような戦略に引っかかってパソコン教室に通うことを検討されているのであれば直ちに計画を改めるべきです。そこで、今回は、パソコン教室のMOS資格対策講座を初心者…

表示形式「#,##0」の意味が分からない人は、0と＃の共通点と違いを理解しているのか？【Excel】

Excelのセルの表示形式は、おもに数値の元データを変えないまま、表示する桁数を変える書式です。例えば、「123.00」のように小数点以下の0を表示する場合や「00123」のように先頭に0をつける場合がありますが、元の数値は全て123です。 ユーザー定義の表示形式でカンマ桁区切りは通常「#,##0」と表しますが、「#,###」「0,000」とは何が違うのでしょうか。数値は、原則として「#」「0」「?」の3つの記号で表します。これら3つの記号の意味と共通点、相違点を理解しなければ、「#,##0」の意味を理解することはできません。 そこで、今回は、ユーザー定義の表示形式のうち、数値を表す記号「#」…

【Excel関数】シンプルな数式を作るのに「1次元の配列定数」という方法があります（基礎編）

配列定数（array constants）は、複数のデータを1つの固まりとして数式内に入力したものです。例えば、Excelに「春」「夏」「秋」「冬」と入力すると、これらは別々の4つのデータですが、中カッコで囲んで「{"春","夏","秋","冬"}」と入力すると、1つの固まりとして扱われます。 この配列定数を知ることはExcelの数式を作るうえで多くのメリットがあるのですが、最も重要なメリットは「数式がシンプルになる」ということです。同じ式を何度も繰り返して入力する必要が無くなるので、読みやすく、メンテナンスしやすい数式になります。 そこで、今回は、配列定数・基礎編として、配列定数の意味、特に…

Excelで論理積ANDと論理和ORの違いを考える、比較演算の掛け算と足し算

ExcelのAND関数は条件をすべて満たすときに使い、OR関数は条件を1つ以上満たす場合に使い、いずれも論理値を返します（参考：【Excel】AND関数やOR関数を使うなら、まず「論理値を返す関数」であることを理解せよ）。 ところで、AND関数のANDとは論理演算の論理積のことであり、ORは論理和のことです。「論理積」「論理和」ということは、論理値（TRUE・FALSE）の掛け算や足し算が関係しているのは間違いないのですが、Excelを使って、論理値の掛け算や足し算をしたことがない人は多いと思います。 そこで、今回は、AND関数やOR関数の理解を深めるために、これらの関数が掛け算や足し算とどの…

1つのセルに日付と時刻を入力した場合の取り扱い、日付と時刻を分離する方法

Excelでは1つのセルに日付と時刻の両方のデータを入力することができます。このときのシリアル値は日付と時刻のシリアル値を足した値となります。 ところが、セルの表示形式によって日付の部分または時刻の部分だけを非表示にすることができるため、セルの表示のとおりにシリアル値が入力されていないことがあります。そのため、Excelでは日付または時刻が入力されているセルは、日付または時刻しか表示されていなかったとしても、常にシリアル値と表示形式を確認するように注意しなければなりません。 そこで、今回は、日付と時刻を合わせて入力した場合の取り扱いと、日付または時刻の部分だけを取り出す方法について出題します。…

【Excel関数】小数の整数部分と小数部分を取り出す方法と合計の求め方

Excelでは、INT関数は小数を整数値にする関数、MOD関数は余りを求める関数です。特にMOD関数と小数とは何の関係もないように思われますが、実は小数でもMOD関数を使います。 ところで、小数には小数点があります。プラスの小数の場合、小数点の左側の部分を「整数部分」、小数点以下の部分を「小数部分」と言うことがあります。学校では中学3年～高校1年の数学で習います。Excelで、小数値を、整数部分と小数部分に分離するには、INT関数とMOD関数を使います。 そこで、今回は、INT関数とMOD関数を用いて、小数値の整数部分と小数部分をそれぞれ取り出す方法と、取り出した整数部分と小数部分をそれぞれ合…

【Excel】0で割る計算をすると「#DIV/0!」のエラーになる理由とエラーを無くす方法

Excelで、ゼロで割る計算をすると「#DIV/0!」と表示されます。割り算で空白セルを参照すると数値の0とみなされるため、このエラーが表示されます。これを「ゼロ除算」といいます。「#DIV/0!」のエラーを無くすには、IFERROR関数等を用いて空白またはハイフン等を表示するのが正しいです。 しかし、「#DIV/0!」の代わりに「0」を表示してはいけません。絶対に「0」にしてはいけません！！！ゼロ除算を「0」と混同している時点で、ゼロ除算の意味を理解していないと言っても過言ではありません。 そこで、今回は、ゼロ除算がなぜエラーなのか、なぜ0にしてはいけないのか、ゼロ除算のエラーを無くす方法に…

【MOD関数】余りの性質を利用してローテーションによって数値をずらす練習問題

足し算で「10＋30」の答えは40となりますが、世の中には10と30を足して40にならないことがあります。例えば、10月の30か月後は、40月ではなく4月です。また、10時の30時間後は、40時ではなく16時です。月は1～12の繰り返し、時間は0～23の繰り返しで、基本的に上限を超えることはありません。 このように、上限・下限が決まっていて、繰り返しになっているものは、MOD関数を用いて答えを修正しなければなりません。また、「3月の5か月前」は引き算で書くと「3 - 5 = -2」となりますが、引き算した結果がマイナスにならないようにしなければなりません。これもMOD関数を使えば解決できます。…

【Excel・MOD関数】余りの周期性や規則性を利用して、同じ数字の繰り返しを考える

割り算で、元の数（割られる数）が1つずつ増えると、余りも1つずつ増えますが、割り切れると余りは0になります。4で割ったときの余りは「1,2,3,0」の繰り返しとなります。このような繰り返す性質のことを「周期性」といいます。 日常生活にはこの周期性を利用したものがたくさんあります。曜日は7つの曜日が周期的に繰り返されます。当番や勤務シフトは、平等かつ等間隔に担当となるように割り振るものです。オリンピックは4年に1回、世界陸上は2年に1回です。このような周期性のある事柄や計算にはMOD関数が使われます。 そこで、今回は、MOD関数を用いて繰り返しの数列を作ること、繰り返しの連番を振ること、MOD関…

【MOD関数】割り切れること（倍数）の判定、偶数奇数の一致判定

MOD関数で求めた余りが0であれば割り切れる数、つまり「倍数」であると言えます。例えば、小学校の算数で5の倍数は、5, 10, 15, 20,・・・とプラスの数だけであると習いますが、Excelでは0やマイナスの数も倍数として扱います。したがって、倍数はプラス・マイナスともに無限にあります。 ・・・ −15, −10, −5, 0, 5, 10, 15, ・・・ 倍数は、数直線上で等間隔に並びますから、等間隔に印をつけたり、色を変えたりする場合にもMOD関数が使えます。なお、偶数・奇数についてはそれぞれISEVEN・ISODD関数が用意されています。 そこで、今回は、MOD関数を用いて割り切れ…

MOD関数で小数部分や下位の桁を取り出す、下の位の一致判定

大きい数を10、100、1000などの10の累乗で割ると上位の桁を取り出すことができます（参考：【Excel】INT関数で割り算の答えを整数値で求めることを利用した応用問題）。そして、そのときの余りは下位の桁となります。例えば、3456円の金額を支払うために必要な1000円札の枚数は、割り算をすることによって3枚であることが分かりますが、余りの456円は硬貨で支払うことになります。 3456÷1000＝3・・・456 100で割ると商が34で余りが56、10で割ると商が345で余りが6となりますが、いずれも「3456」という数が商と余りに分かれています。 3456÷100＝34・・・56 34…

【Excel】MOD関数の使い方、INT関数との関係、マイナスの場合の余り

MOD関数は、割り算をした時の余り（剰余）を求める関数です。余りのある割り算は小学校の算数で習いますが、正確に覚えている人は少ないと思います。また、日常生活において「余りを求めなさい」と言われる機会も少ないと思います。 ところで、余りのある割り算は通常、プラスの数をプラスの数で割ったときの余りを求めますが、マイナスの数の場合も定義することは可能です（ただし、言語やソフトによって扱いは異なる）。ExcelのMOD関数は、マイクロソフトの仕様により、 除数（割る数）と余りの符号は一致する 余りは、被除数（割られる数）から「除数＊商」を引く とされています。 そこで、今回はMOD関数の基本として、余…

【Excel】INT関数を使って同じ数を複数個繰り返す数列を作る方法

0から始まる整数の連番0, 1, 2, 3, 4, 5,・・・を3で割ると、3の倍数が登場するごとに割り切れます。そして、3で割ったときの答えをINT関数を用いて小数点以下を切り捨てると、0, 0, 0, 1, 1, 1,・・・のように、3つずつ同じ数が連続する数列になります。 これを利用すると、連番を複数列に並べた場合の行数を求めることができます。 そこで今回は、INT関数で割り算の答えを求めることで同じ数が何回か繰り返される数列を作る方法について出題します。 目次 1．INT関数の基本 2．1から始まる連番と0から始まる連番の違い 3．同じ数が何個か連続する数列を作る 3．間隔を変える 4…

【Excel】INT関数で割り算の答えを整数値で求めることを利用した応用問題

INT関数は、余りのある割り算の答え（商）を整数値で求めるときに使うことがあります。商を整数値で求める事例のうち、次の3つは特に重要なので、しっかりと練習しておいたほうが良いです。 一定金額を基準にしてポイントに換算する 複数のものをセットにする場合のセット数 大きい数値の上位の桁だけを取り出す そこで今回は、INT関数の応用事例演習として、割り算の答えを整数値で求める文章問題を出題します。 目次 1．INT関数の基本 2．ポイント換算 （1）1ポイントの場合 （2）複数ポイントの場合 3．料金の場合はINTを使ってはいけない 4．セット数 5．セット数の最小値 6．上位の桁を取り出す （1）…

【Excel】INT関数の入力と修正、元の数を超えない最大の整数とは何か

INT関数は、整数値＝Integerにする関数であり、小数点以下があればそれを切り捨てるものです。「=INT()」で囲むだけなので手軽に使えます。 ところが、INT関数で小数点以下を切り捨てにできるのは「0以上の数」だけです。マイナスの数は単なる切り捨てではありません。それは、INT関数が「元の数を超えない最大の整数」を返すからです。数学的にも「整数部分」とは元の数を超えない最大の整数であると定義されています。そうすることによって、規則性を保つことができるのです（詳しくは後述）。 そこで今回は、INT関数の入力と修正の練習、切り捨てのタイミングによる違い、マイナスの数とINT関数の関係など、I…

文系だから計算苦手、Excel苦手って「文系」を言い訳にするのは迷惑なのでやめてください

わが国では1990年代後半（平成10年代）に表計算ソフトのExcelが爆発的に普及しました。それと同じ時期に、「分数の計算ができない大学生」が21世紀の日本を揺るがすと話題になりました。 あれから20年余りが経ち、元号も平成から令和に変わっているというのに、いまだに「文系」を言い訳にして計算問題から逃げている、もしくはExcelを使った仕事から逃げている日本人がいるというのは、デジタル化を推進する日本にとって恥ずべき事実です。 何を隠そう、このサイトでExcelの問題を大量に作って解説している、わえなび管理人も文系学部卒のれっきとした文系人間です。Excelもマクロも、高校や大学では教わらなか…

Wordの正しい改ページの方法、改ページの性質を深く知るための練習問題

Wordは高機能なソフトであるがゆえに、適当な操作や直感による操作が誤っている場合があります。Wordは、人間の操作による命令に従って正しく動いているのに、思った通りに動かないと思われてしまいます。 改ページもその一つです。「たぶん、ここらへんにカーソルを置いて改ページの操作をすればページが変わるだろう」などと思いながら適当に操作をして、変な改ページになってしまうことがあります。箇条書きの番号が1つ飛んでしまう、1行空いてしまう、書式が変に適用される、改ページの表示が長い・短い・・・といった現象はすべて誤った操作が原因です。適当な操作をせず、正しい理論に基づいて操作をすれば、決して変な結果にな…

Wordの改ページと段区切りは必ず「ショートカットキー」を使うべき理由

Wordで改ページをするには何通りかの操作方法がありますが、当サイトでは、改ページを「Ctrl＋Enter」のショートカットキーを用いる方法を強く推奨しています（参考：【Word】論文を書くための改ページとセクション区切りの教科書）。 ところで、当サイトでのWordの解説では、初心者にWordのショートカットキーを覚えるように強制すると、本来の操作目的を忘れるだけでなく操作ミスをする可能性が高いことから、できるだけショートカットキーを使わない方法を紹介しています。それにもかかわらず、「改ページと段区切りだけはショートカットキーを使うべきだ」と言っているのですから、特別な理由があることはお分かり…

IF関数の入れ子でVLOOKUPを何回も繰り返す数式は、順序を逆にすることで短くすることができる【Excel】

前任者から引き継いだExcelファイルに訳の分からない数式が入力されていて、修正することもできずに困ってしまうというのはよくある話です。インターネットの掲示板やSNSでは、解読できないくらいクソ長い数式が投稿されることがあります。 先日、Twitterで残念な症例が報告されました（詳しくは後述）。IF関数で条件分岐してからVLOOKUP関数を記述するのを繰り返すことによって、だらだらと長い数式になっているという事例です。数式を作った本人は、おそらく、数式を短くする方法をネット上で必死に探しても見つからず、やむを得ず長い数式を入力したものと思われます。 そこで、IF関数とVLOOKUP関数を繰り…

【Excel】縦に並んでいるデータはグラフが作れないのでピボットテーブルで作り直せ！

Excelの挿入タブには各種グラフのボタンが用意され、ているため、「Excelのグラフは、Excelシートに表を作ってボタンを押せば簡単にできる」と勘違いしている初心者が多いようです。そんな簡単にグラフが作れたら苦労はしません。それは、「どんな主張をするためにグラフを作るのか」はExcelが決めることではなく、グラフを作る本人が決めることからです（参考：【Excelグラフ】「見やすい」「分かりやすい」とかいう以前の問題）。 特に、数値データを縦に並べて入力した表は、1系列グラフしか作ることができないので、仮に分類を入力したとしても、Excelが勝手に判断して分類ごとに分けて、複数系列のグラフを…

月末だからEOMONTH、月初や月の途中だからDATEと考えるのは間違いです【Excel関数】

ExcelのEOMONTH関数は、その関数の名前（End of Month）から月の最終日だけを求める関数であるかのように見えます。そのため、「月末を求めるときは必ずEOMONTH関数を使い、月初または月の途中を求めるときはDATE関数を使う」と勘違いしている人が多いようです。 この考え方は誤りです。DATE関数で日にちに「0」を指定すれば月末日を求めることができます。逆に、EOMONTH関数は日数を加減算することによって月末以外の日付を求めることができます。 DATE関数は3つの個別の値（年・月・日）を受け取るのに対して、EOMONTH関数はシリアル値を引数とします。これら2つの関数の違いは…

番号を表示してお客様を窓口に呼び出すシステムは、Excelで簡単に作ることができる【マクロVBA】

昔は、人を番号で呼ぶのは刑務所だけでしたが、最近は、個人情報保護の観点からお客様を氏名で呼ぶのではなく、番号で呼び出すのが当たり前になっているようです。特に、受付カードを発券して、大型モニタに呼出番号を表示し、音声案内で窓口に呼び出す仕組みのことを「呼出番号表示システム」といいます。官公庁、銀行、医療機関などで使われている本格的なものは導入するのに数十万円～数百万円かかります。 しかし、簡単なものであればExcelで作ることができます。Excelの入ったパソコンとモニタ2台さえあればタダで作れます。そこで、今回は、この呼出表示をExcelで作る方法について解説します。 なお、「Excelで簡単…

【IF関数】3つの値を比較するときにA=B=C、A<B<Cと書いてはいけない理由

数学では3つの値が等しい場合に「A=B=C」という形の等式で表すことがあります。また、同様に3つの値の大小関係を「A<B<C」または「A>B>C」という形の不等式で表すことがあります。 しかし、Excelでは、3つ以上の値が連続する等式または不等式を記述することはできません。正確に言えば、このような論理式を記述することは可能ですが、数学とは異なる解釈になってしまいます。それは、2つの数で比較演算をすると論理値（TRUEまたはFALSE）になってしまうからです。 そこで、今回は、3つ以上の値を比較するときの論理式の記述の仕方と、3つの値が連続する等式または不等式を記述してはいけない理由について出…

【Excel】三角関数と逆三角関数で、三角形の辺の長さや角度を求める方法まとめ

三角関数にはsin、cos、tanのほか、逆三角関数（arcsin、arccos、arctan）、割三角関数（sec、cosec、cot）、双曲線関数（sinh、cosh、tanh）などたくさんあってこのブログでは紹介しきれないくらいあります。基本的には、角度から辺の長さを求めるには三角関数を使い、辺の長さから角度を求めるには逆三角関数を使えばよいです。 逆三角関数を使うには、少なくとも三平方の定理と三角比の基本は知っておかなければなりません。 【Excel】三平方の定理で直角三角形の辺の長さ、面積、角度を求める Excelの三角関数（SIN・COS・TAN）の具体的な使い方と注意点【サインコ…

IF関数の入れ子（ネスト）で3種類の表示をするときに条件の順番を間違えてはいけない

Excel関数を使う数式の引数の1つとして関数を使用すると、関数の中に関数を入れることになります。このような数式のことを関数の入れ子（ネスト）といいます。特に、IF関数の中にIF関数を入れることを「IF関数の入れ子」ということがあります。 ところで、Excelの市販のテキストやネット上の解説には、IF関数の入れ子によって3種類以上の表示をすることが可能であることが書かれていることが多いです。確かに、3種類の表示をする数式「=IF(条件1,A,IF(条件2,B,C))」は、何回も繰り返し練習して暗記すべき重要な公式です。 しかし、IF関数の入れ子で最も重要なことは3種類に分けて表示することではな…

IF関数の条件に「等号や不等号が必要」と思っているなら、IF関数を勉強し直してほしい

Excelで、IF関数の条件（正確には論理式）を記述するときに、比較演算子であるイコールまたは不等号が必須であると勘違いをしている人が多いようです。IF関数の論理式とは、その言葉のとおり論理値を返す式であって「比較かどうかは無関係」です。 大小関係である必要もないし、一致・不一致である必要もありません。 論理値（TRUE・FALSE）またはそれに準じる値を返す計算式であれば、比較でなくても論理式として記述することは可能です。それを知らずに「分かりにくい」だの「読みにくい」だの意味不明なことを言っている暇があったら、しっかりとIF関数の練習をやり直したほうが良いです。 そこで、今回は、比較演算の…

【Excel】AND関数やOR関数を使うなら、まず「論理値を返す関数」であることを理解せよ

複数の条件があるときに、すべての条件をクリアする必要があるのか、それとも、どれか1つ以上の条件をクリアすれば良いのかでは全く違います。前者をAND条件、後者をOR条件といいます。 ところで、Excelでは、AND関数とOR関数をIF関数の第1引数（論理式）として記述することがあります。なぜ、複数の条件をカンマで区切って、ANDやORの中に入れるだけで良いのでしょうか？ =IF(AND(条件1,条件2),真の場合,偽の場合) =IF(OR(条件1,条件2),真の場合,偽の場合) それは、AND関数、OR関数がいずれも論理値（TRUE・FALSE）を返す関数だからです。IF関数の論理式は、必ずしも…

【Excel】IFERROR関数を用いてエラーを回避する方法、ISERRORとの違いについて

IFERROR関数は、数式にエラーが無い場合はその計算結果をそのまま表示し、エラーが発生した時は指定した値を返す関数です。 =IFERROR([エラーが出そうな数式],[エラー時に表示する値]) Excel2007から導入された関数なので、すでに10年以上が経過しているのですが、あまり定着しているとは言えません。それは、IFERROR関数は何らかの計算をしてその結果を返すのではなく、エラーであることを判定する関数であり、どのような場合にエラーが発生するのかを知っていなければ使えないからです。 そこで、今回は、IFERROR関数の基本的な使い方について出題します。 目次 1．IFERROR関数で…

【Excel】EOMONTH関数を用いた練習問題、月末なのにEOMONTHを使わないパターン

EOMONTH関数は月末を求める関数ですが、月末を計算するだけの関数ではありません（参考：【Excel】EOMONTH関数は月末を求める関数ですが、月初も計算できます）。EOMONTHだからといって月末を求める練習だけをしていると、EOMONTHをうまく活用できません。 そこで、年月の一致を判定する方法などEOMONTH関数の応用事例を出題します。また、月末なのにEOMONTHを使ってはいけないパターンもご紹介します。 目次 1．文字列連結 2．月末の日付を連続で入力する 3．年月一致判定 4．空白の場合の処理 5．EOMONTHのなかにIFを入れる 6．月が替わることの判定 7．EOMONT…

【Excel】IF関数と他の関数を組み合わせる基本問題、IF関数の追加と修正の練習

IF関数は単独で使うこともありますが、他の関数と組み合わせて使うこともあります。組み合わせる方法としては主に次の3つのパターンがあります。 TRUEまたはFALSEを求める論理式の中で他の関数を用いる 真の場合、偽の場合で他の関数を用いる IF関数の結果を他の関数の引数として利用する IF関数と他の関数を組み合わせると数式が長くなる傾向があり、初心者にとっては解読するのが難しくなります。まずは、基本的な関数とIF関数を組み合わせる練習をして、IF関数の数式を直接入力、挿入、修正することに慣れることから始めたほうがよいです。そこで、今回は、SUM、COUNT、ROUNDとIF関数を組み合わせて使…

【Excel】空白セルの判定をして、IF関数で「空白文字列」を返す方法と注意点

空白のセルにはまったく文字を入力していない場合（未入力セル）と、あえて長さ0の文字列（空白文字列）を入力する場合があります。IF関数で空白を扱うには、これら2つの共通点と相違点を理解しなければなりません。 ところで、IF関数は通常、論理式を先に入力し、真の場合、偽の場合の順に入力しますが、実際には必ずしもその順序で入力するとは限りません。ある計算式を入力した後で、計算結果を返すのが適切でない場合やエラーになる場合に、IF関数を直接入力することによって計算を回避するといった使い方もあります。この場合は、論理式をあとで入力します。 そこで、今回は、IF関数で空白を判定もしくは空白を返す練習問題を出…

【Excel】一致の判定はイコール「=」、等しくないことの判定は不等号2つ「<>」

Excelの数式の先頭にイコールを入力すると計算式であることを表しますが、数式の途中でイコールを入力すると「等しいかどうかの判定」という意味になります。先頭にイコールを入力するのと、途中にイコールを入力するのは意味が異なります。 数学（算数）のイコールとは異なり、Excelでは「2＋3＝10」と入力してもかまいません。それは、Excelのイコールは等しいという事実を表しているのではなく、「等しいかどうかの判定」をしているからです。「2＋3＝10」は正しくないのでFALSEという判定結果となります。「判定」をしていることを理解しなければなりません。また、Excelで等しくないことを判定するには不…

【Excel】IF関数の共通部分を外に出す、ある条件のときだけ計算を追加する

IF関数を使うときは最初に論理式を考え、その後に真の場合と偽の場合を考えるという順序で数式を作ります。そのため、真の場合と偽の場合で共通する部分があっても、それに気が付かず同じ式を2回書いてしまうことがあります。そして、数式が長くなってしまいます。 IF関数の式が長くなるのは、真の場合と偽の場合で分けて考える必要が無い計算も重複して記述することが原因であることが多いのです。スマートな数式を書くには、真の場合と偽の場合で共通する部分を外に出し、条件によって異なる場合だけIF関数で記述するようにします。 そこで、今回は、真の場合と偽の場合で共通する部分を外に出す方法と、ある条件を満たした時だけ計算…

長いIF関数の式に慣れるには、まずIF関数の中に簡単な計算式を入れる練習をしよう

初心者にIF関数を解説するときには「～であればX、そうでなければY」といった単純な例を紹介することが多いです。市販されているExcelの教科書やネット上の講義でも、単純な例だけを紹介しているため、初心者の皆さんは「な～んだ、IF関数って簡単なんだ～」と勘違いしてしまいます。 しかし、実際にはそんな単純な数式では済まないことが多いです。IF関数には論理式、真の場合の値、偽の場合の値の3つの引数があり、それぞれ計算式を記述することができます。そのため、IF関数を使った数式は長くなることが多いです。いきなり初心者が長い数式を練習するのも大変だと思いますので、まずは、足し算、引き算などの簡単な演算を入…

【IF関数】以上と以下の練習問題、未満との違い、イコールの有無の判断基準と注意点

IF関数の論理式で大小関係を記述する場合、最も注意しなければならないのは不等号にイコールを付けるかどうかという点です。イコールを付けるかつけないかはExcelが決めることではなく、人間が決めることです。 原則として日本語で「以上」「以下」のように「以」という漢字を含む表現はすべて基準値を含むので、イコールが必要ですが、「以外」のように否定を表す場合はイコールが不要です（イコールの有無が逆になる）。このように、日本語を論理式に直すのは正確な日本語の知識が要求されます。しかし、世の中の日本人が全て正確な日本語を知っている保証はないので、複数の人が共有で使用するファイルの場合は誤解のないように十分確…

IF関数は、判定しているのではなく「変換しているだけ」であることを理解せよ【Excel】

IF関数は「判定」する関数であると説明することがあります。当サイトでも説明の便宜上、「IF関数を用いて判定する」などと表現することがありますが、厳密に言えば間違いです。 マイクロソフトによると、IF関数は、「論理式の結果がTRUEまたはFALSEの場合に別の値（指定した値）を返すことができる」と説明しています。実は、判定そのものは論理式（第1引数）の部分だけですでに終わっています（参考：【Excel】真と偽の意味と比較演算のメリットを知らずしてIF関数を語ってはいけない）。IF関数は、判定結果であるTRUEとFALSEをセルに表示する代わりに、別の値に「変換」して表示しているだけなのです。 そ…

【Excel】真と偽の意味と比較演算のメリットを知らずしてIF関数を語ってはいけない

IF関数では「真の場合」「偽の場合」という言葉が出てきます。 一般的には、等号や不等号が成り立つ場合は真の場合、成り立たない場合は偽の場合と説明されることが多いですが、厳密にいえばこの説明は正しくありません。「真の場合」「偽の場合」とは、論理式に入力された比較演算等をしたときに、TRUEまたはFALSEを返した場合という意味です。IF関数を理解するには、真偽の意味、TRUE・FALSEの意味を理解しなければなりません。 ところで、比較演算のメリットは自動的に判定できることだけではなく、2つの集合（グループ）に分けられること、上限や下限を設定して判定できること、異常値や入力をミスを見つけることが…

【Word】1行のなかに2行入れる「割注」と「組み文字」の設定方法と違い

Wordには拡張書式と呼ばれる、通常の書式にプラスアルファの特殊な設定があります。その中には「割注」と「組み文字」という機能があります。 これら2つの共通点と言えば、1行の幅の中に小さい文字で2行入れられることです。なぜ、同じ2行入れる機能が2つもあるのでしょうか？そもそも割注って何でしょうか？なぜ、文字を組むのでしょうか？ 割注と組み文字の操作方法を理解する前に、それぞれどのような機能で何の役に立つのかを理解しなければ、正しく使うこともできません。そこで、今回は、割注と組み文字の意味と使い方、設定と解除の方法について出題します。 目次 1．割注 （1）割注とは何か （2）割注の設定と解除 （…

【Excel】EOMONTH関数を用いた練習問題、年月一致判定、締め日の計算

EOMONTH関数は月末を求める関数ですが、月末を計算するだけの関数ではありません。すべての日付を「月に1回しかない月末日に統一できる関数」ととらえるべきです。 月の初めから月末までを1か月の期間として集計することを月末締めといいますが、月初と月末の日付を求めるにはEOMONTH関数を使います。そして、月末締めの期間計算を20日ずらすだけで20日締めの計算となります。20日締めだろうが、15日締めだろうが「月末じゃないからEOMONTHではない」などと考えてはいけないのです。 そこで、変則的な月末の求め方、月末でない締め日の求め方、月末日に統一して年月の一致を判定する方法など、EOMONTH関…

【Excel関数】COUNTIFやSUMIFの検索条件で、不等号をダブルクォーテーション(二重引用符)で囲む理由

COUNTIF関数やSUMIF関数のような「～IF」という関数は、引数に検索条件を指定する必要があり、何らかの条件で抽出したデータまたは行について集計するものです。検索条件の指定について初学者が疑問に思うことと言えば、「なぜ不等号をダブルクォーテーションで囲む必要があるのか」ということだと思います。特にIF関数を学習した直後の場合、違和感があるかもしれません。 ～より大きい、～より小さいという条件を指定するときの不等号は比較演算子と呼ばれていますが、検索条件で使われる不等号は比較演算子ではなく、「比較演算子のような記号」であり単なる文字列とされています。演算子ではなく単なる文字列なので、ダブル…

【Excel】検索する関数の検索文字列、検索値、検索条件の違いを横断的に学習しよう

Excel関数にはデータを検索して結果を表示する関数がいくつかあります。データを検索するには、もちろん引数に探したいデータを入力しますが、「検索文字列」「検索値」「検索条件」と表現が異なっているため、どのような違いがあるのかが気になります。 ところで、Excel関数がある程度使えるようになったら、複数の関数を比較して共通する部分と異なる部分を知ることによって、さらに関数を深く知ることができます。また、状況に応じて適切に関数を選び、関数を使うことができます。 そこで、今回は、データを検索して結果を表示する関数の引数について、「検索文字列」「検索値」「検索条件」の違いについて出題します。 目次 1…

【Excel】COUNTIFやSUMIFの「検索条件」総まとめ、ワイルドカード、比較演算子との違い

COUNTIF関数やSUMIF関数のように検索条件を引数とする関数は多くあります。この検索条件について、マイクロソフトの公式サイトの説明を見ると、原則として文字列または数値で指定することになっていますが、ワイルドカードや比較演算子（正確には比較演算子のような記号）を使ってもよいことになっています。 しかし、ややこしいことに、検索条件の先頭に比較演算子のような記号を付けた場合、論理式の比較演算子とは挙動が異なることが分かっています。そのため、比較演算でTRUEだったとしても、検索条件ではFALSEになり抽出されないこともありますし、その逆もあります。 通常の使い方をしていれば細かい仕様を意識する…

「PDFとは何か」をざっくり説明してペーパーレス化するための初心者向け解説資料

紙の使用をなくすことをペーパーレスと言いますが、業務の効率化、生産性の向上などさまざまなメリットがあり、今では、ペーパーレス化するのは当たり前となっています。しかし、紙媒体に慣れている抵抗勢力のせいでなかなかペーパーレス化が進んでいないのが現状です。「PDF」すら分からない経営者や事務担当者もいるそうで、あきれて物も言えません。 しかし、本当にPDFが分からない人にPDFの歴史や仕様を長々と語るのはもってのほかです。紙を使うのに製紙工場の詳細を知る必要はないし、専門用語を知る必要もないのです。「PDFとは何か？」という質問は、PDFの性質を知りたいのではなく、紙でやっている業務をPDFに切り替…

【Word】文字の横幅の拡大縮小、文字間隔、縦位置の設定、解除の方法と注意点

25年以上前、パソコンが一般家庭に普及する前には「ワープロ」と呼ばれる機械で日本語の文書を作るのが主流でした。現在のパソコンほどの表現力もなく、限られた機能の中で活字を打つだけのものでした。 その名残が今でも残っていて、文字の横幅を意味もなく拡張したり、縦長の文字にしてみたりと、なぜこんな変な形にしているのか疑問に思ってしまうほどの変な文書をよく見かけます。SNSやメール等でそんな引き伸ばした文字を見たことあるでしょうか？？ Wordには、Wordの文字の調整方法があるのですから、基本をしっかりと習得して、正しいWord文書を作りましょう。そこで、今回は、Wordの文字の横幅の拡大縮小、文字間…

【Excel】EOMONTH関数は月末を求める関数ですが、月初も計算できます

EOMONTH関数のEOMONTHとは、End of Month（エンド・オブ・マンス）の略であり、月の終わりの日付（月末）を求める関数です。月末の日付は28日～31日と月によって異なるため、関数を用いて月末日が求められるのは非常に便利です。 ところで、月末を求めるEOMONTH関数があるのに、月初を求める関数が無いのはなぜでしょうか？ それは、月末の翌日は翌月の1日であり、EOMONTH関数に1を加算するだけで翌月の月初の日付を求めることができるからです。EOMONTH関数は月末を求めるだけでなく、月初の日付を求める関数でもあるのです。それだけでなく2日も3日もN日もすべてEOMONTH関数…

年単位、月単位の更新で最も現在に近い日付を求める計算【EDATE関数・DATEDIF関数】

年単位または月単位の契約をして、その期間満了の前に解約の意思を示さなければ同じ期間、同じ条件で自動更新される契約というのはたくさんあります（アパート、インターネット、ジム、スマホ、はてなブログPro・・・）。逆に更新の手続きをしなければ契約が終わってしまうものもあります。 このような契約の場合、最初の契約日から年単位または月単位で加算して、今日の日付を超える（または超えない）日付を求めなければなりません。年単位または月単位で日付を加算するEDATE関数、今日までの年数または月数を求めるDATEDIF関数、さらにその年数または月数を倍数で切り捨てるFLOOR関数の3つの知識が必要となります（それ…

【Excel】EDATE関数を用いて1か月後、1年後の期限の判定と色を変える方法

今日の日付と比較して過ぎていれば自動で色を変えるという場合、TODAY関数と条件付き書式を使えば良いです。今日の日付を過ぎている、近づいていることの判定ができれば、それを条件付き書式の数式に入力すればよいのです。また、1日単位、1週間単位で条件を設定する場合も、日付の足し算または引き算で良いです（参考：【Excel】日付の比較、期間の経過と期限が近付いていることの判定、色を自動で変える設定）。 しかし、「1か月前に近づいている」「1年を経過している」など、月単位の判定の場合、EDATE関数が必要となります。この場合も、「大小比較」「IF関数」「条件付き書式の設定」の3つに分けて練習しなければな…

偉そうに「Excelの計算が信用できない」と言うなら電卓のピン留めくらい覚えてくれ

Excelが使えない人に限って「Excelの計算は信用できない」などと言うことがあります。そして、目の前にパソコンがあるのにわざわざ電卓を取り出して検算するというお馬鹿な話をよく聞きます。少しはスキルの無さを自覚したほうが良いです。Excelの計算を電卓で検算する必要はまったくありません。 しかし、Excelが表示されていないときでも計算したいときはあるので、パソコンで電卓をいつでも起動できるように設定する方法を知っておいたほうが良いと思います。 そこで、今回は、パソコンで電卓を起動する方法とピン留めの方法、電卓の最前面表示、テンキーを用いた入力などについて解説します。 目次 1．Excelが…

【Excel】日付の比較、期間の経過と期限が近付いていることの判定、色を自動で変える設定

Excelで、期限や納期が近付いている、もしくは指定している日付や日数を経過してしまったということを自動的に知らせるには、Excel関数を用いて表示する方法と、条件付き書式でセルの色を変える方法があります。 自動的に知らせてもらうためには、日付同士を比較する計算式を入力する必要があります。なぜ計算式を入力するかというとExcelは「表計算ソフト」だからです。特に、本日の日付TODAY()を基準とする場合は、TODAYを用いて式を入力しなければなりません。 色を付けることを考える前に、まずは、日付の比較演算の方法を習得し、TRUE・FALSEを求められるように練習しましょう。 そこで、今回は、日…

【EDATE関数】年月を加算して年や月だけを表示したい場合であってもシリアル値で計算しましょう

例えば、2020年11月の3か月後の年月（2021年2月）を求めたい場合、年と月だけで3か月を加算することを考えるのではなく、2020年11月1日に3か月を加算したほうが簡単です。EDATE関数を使えばよいです（参考：【Excel日付】月単位や年単位の加算、EDATE関数の使い方基本編）。 このように、Excelで西暦年や月だけ入力して、その数か月後または数年後を求めるには、日付にしてからシリアル値で計算したほうが簡単です。また、Excelで年月を入力するときには、本当に年と月だけを入力するのが正しいのかを検討すべきです。 元の年月は本当に年と月だけ入力すべきか？ 計算結果は本当に年と月だけで…

【Excel日付】EDATE関数と他の関数を組み合わせた応用の練習問題と注意点

EDATE関数をExcelで用いる場合、単独で用いる場合と他のExcel関数を組み合わせて使う場合があります。他の関数と組み合わせる場合はその関数の知識が必要です。例えば、EDATE関数で元の日付のセルが空白だった場合に空白を返したい場合は、IF関数を使います。この手法はEDATE関数の問題ではなく、IF関数の基本です。IF関数を知っていれば処理できる問題です。 また、DATE関数やEMONTH関数のような日付関数と混同しがちなので、EDATE関数を用いるときには他の日付関数との違いも知っておく必要があります。 そこで、今回は、他の関数と組み合わせたEDATE関数の応用事例と、他の日付関数との…

Excelの「セル内改行」は改行するだけではない！正しい使い方と注意点を解説します

セル内改行とは1つのセルの中で改行を入れる事であり、すでに別の記事で解説しているとおり、Alt＋Enterのショートカットキーで改行を入れることができます。この改行文字（LF=ラインフィールド）も文字コードの一種なので、セル内に入力しても何ら問題はありません。 しかし、長い文字列を改行で区切ることによって、1つのセルの中に2つ以上の情報を入れることになり、1セル1情報の原則に反するのではないかという問題点もあります（参考：【神Excel】8個の基本パターンで完全習得「リスト形式」の教科書）。この問題については、Excelをデータベースとして使用するのか、帳票として使用するのか、データ加工ツール…

月または年単位の期間の「終了日」をEDATE関数で計算するための基礎知識【Excel】

鉄道などの定期券の有効期限、賞味期限、文書の保存期限、契約更新日など期間の最終日を求めるとき、開始日に月単位または年単位の期間を加算して求めます。そして、通常は開始日の前日の日にちが終了日になります。例えば、開始日が1月28日の場合、終了日は1月27日となります。しかし、2月30日や11月31日のように存在しない日になってしまった場合の処理が難しいです。 ところで、この最終日の計算方法は誰かが勝手に決めているのではなく、日本の「法律」で明確に定められています。ExcelのEDATE関数を用いて期間の終了日を求める場合も、民法をはじめとする期間計算の規定を理解したうえで計算するべきです。 そこで…

【Excel日付】月単位や年単位の加算、EDATE関数の使い方基本編

EDATE関数（イーデイト）は、指定された日付から数か月後、または数か月前の日付を求める関数です。月単位または年単位で日付を計算することができます。 ところで、EDATE関数は、DATE関数と名前が似ていますが、DATE関数とは全く関係ありません。EDATEとは、Expiration Date（エクスピレーション・デイト）の略と言われており、有効期限や満期日という意味です。お金の支払いに限らず、食品の有効期限や製品の保証期間などの期日は、通常「月単位」「年単位」で計算するため、このような関数名になっているのではないか考えられます。 そこで、今回は、EDATE関数の基本的な使い方について解説しま…

Excelで数え年を計算する方法、厄年のお祓いと長寿のお祝いをする年の求め方

最近では満年齢を使用するようになり、数え年を使うことが減ってきているため、神社に掲示されている厄年表を見て勘違いする人もいるようです。また、古稀、喜寿などのご長寿のお祝いも数え年で計算します。 ところで、Excelで数え年を計算する方法について、DATEDIF関数やDATE関数などを駆使して求めるなどと意味不明な説明をしているサイトが多くみられます。数え年を計算するのになぜDATEDIFが関係あるのかまったく理解できません。たぶん、神仏への信心が足りないものと思われます（？）。神仏の怒りに触れる前に、正しい計算方法を知って、厄払いをしたほうが良いでしょう。 そこで、今回は、あらためて数え年とは…

住所を手入力するのに都道府県や市町村をわざわざ入力するのはやめましょう。【事務職パソコン】

最近では、郵便番号から自動で住所を検索するシステムが増えてきましたが、パソコンで住所を入力することはあります。特に、事務職の人はExcelで住所録を作ったり、システムに取引先の情報を入力したり、個人情報を登録したりするときに手入力することがあります。 パソコンには住所を楽に入力する機能があるにもかかわらず、それを知らないためにわざわざ都道府県や市町村から入力しようとする人がいます。入力するのが面倒だからといって都道府県や市町村を適当に省略すると統一感のない住所録になります。また、地域によっては住所の読み方が難しい場所もあり、それをわざわざ調べて入力するのも時間の無駄です。 皆さんのまわりで住所…

【初心者】パソコンを教えるときは遠慮なくカタカナ語を使うべきです！

感染症や大規模災害のように、人の生命や生活を脅かす非常事態が発生した時にはできるだけ分かりやすい言葉で説明したほうがよいです。そして、すべての市民を対象として注意喚起をする場合、年配者や学生にとってなじみのないカタカナ語の使用を控えたほうがよいことは言うまでもありません。 しかし、新しいルールや仕組みを説明する場合、説明に必要なカタカナ語があれば、そのままカタカナ語を用いるべきであって、変な日本語に訳してはいけません。当サイトにおいても、WordやExcelの機能に関する説明はできるだけ正式名称（カタカナ語または英語）を用いるようにしています。 そこで、パソコンの初心者、WordやExcelの…

【Excel日付の前後】以降は大きい、以前は小さい、最近の日付は最大値を求める

何年何月まで、何年何月以降のように日付の前後を判定することがあります。日付が大量に入力されている場合、日付の前後関係を判定するのを目視で行うのは大変危険です。Excelの演算によって判定を行うべきです。 日付の前後を判定するにはまず、日付のシリアル値について理解する必要があります。Excelで「1」と入力すれば1日＝24時間を表し、1900年以降の日付は全て整数で管理されています。そのため、日付の前後関係はシリアル値の大小関係に置き換えることが可能です。 そこで今回は、改めて日付のシリアル値について簡単に復習したうえで、何日以降、何日以前の判定や比較演算、最近の日付、最古の日付の求め方について…

【Excel】確定申告の家事按分（かじあんぶん）の意味と計算方法、複式簿記の仕訳

個人事業主などが確定申告をするときに、収入から必要経費を差し引くことができます（これで所得税が下がる）。しかし、何でもかんでも必要経費にしていいわけではなく、明らかに仕事のために購入したものは必要経費ですが、逆に明らかにプライベートで出費したものは必要経費ではありません。 ここで問題となるのは、仕事とプライベートの両方を兼ねているものです。これについては、支出した金額のうち業務の遂行上必要である部分に相当する金額を必要経費として良いことになっています（これを「家事按分」という）。会計ソフトを使えば、家事按分の計算は自動でやってくれますが、当サイトはExcelを解説するサイトなので、あえてExc…

漢字変換、全角と半角、記号の入力を説明する講義の実況中継【Word_Excel入門講座実況中継その3】

パソコンでマウスによる操作と文字入力ができるようになると、簡単な文書やメールが作れ、インターネットがつながっているパソコンであれば情報を調べることができるようになります。 パソコンを教えてくれる人は当然パソコンを使い慣れている人ですが、残念ながらパソコンが得意な人のほとんどが、「自分がどうやってパソコンを覚えたのか」ということを忘れてしまっているので、それを人に教えることもできません。 そこで、前回、ローマ字入力とひらがなの入力方法を練習したことを前提として、漢字変換の練習ができるようになるまでの流れを解説します。 問題 パソコンの超初心者に、カタカナ、漢字変換と記号入力の練習方法について詳し…

Excelで検索(Ctrl+F)をしても見つからないというエラーが表示される理由

Excelの検索機能を用いて検索をした結果、該当するセルが無かった場合、「検索条件に一致するデータが見つかりません」「検索対象が見つかりません。[オプション]をクリックして、検索方法を変えてみてください。」といったメッセージが表示されます。これはエラーではなく、見つからなかったことを表示しているだけです。 しかし、確実にデータがあることが分かっているのに見つからなかったり、検索結果が思った以上に多かったりすることがあります。それは、検索の画面の操作方法が間違っている可能性があります。検索できない原因は1つではないため、1つずつ確かめながら原因を探すしかありません。 そこで、Excelの検索で見…

【Excel】TEXT関数で数値を日付や時刻のシリアル値に変換する、日付の変換方法まとめ

TEXT関数と言えば、数値の表示形式を変える関数なので、日付や時刻とは何の関係もないように見えます。しかし、Excelにおいて、日付や時刻の実体は数値（シリアル値）であり、しかも日付の表示形式（書式記号）もあるため、日付や時刻の変換は原則としてTEXT関数を使うべきなのです。 しかし、そのことを全く理解していないのか、日付を曜日に変換するだけなのにわざわざWEEKDAY関数やCHOOSE関数を使うといった意味不明な解説をしているサイトが散見されます。勉強不足と言っても過言ではありません。 そこで、今回は、TEXT関数を用いて、日付や時刻のシリアル値を数値に変換する方法、数値を日付や時刻のシリア…

ExcelVBAはプログラミング界のB級グルメだから気軽に食えばいいんだよ。【マクロ】

ExcelVBA（マクロ）を使えば大規模なシステムを作ることも可能なので、書店にはハイレベルな内容の書籍が並び、マクロの開発を代行するサービスも増えています（参考：エクセル業務効率化やマクロの作成、Excel VBA開発を依頼する方法）。 しかし、残念なことに、業務全体の自動化、効率化が必要以上に強調されているため、「マクロは難しい」「開発や分析をしない人には関係ない」「ExcelよりPythonのほうが・・・」といった誤解を招いているようです。 マクロは一般庶民のための機能の一つにすぎないので、手軽に始められ、たった1行の文を入力するだけで済む場合もあります。例えるならラーメンやお好み焼きの…

Excelでセルの行番号、列番号を指定して移動する方法まとめ

Excelのシート上にあるセルには、A1、B2といったセル番地が付けられており、行番号、列番号の組み合わせで構成されています。このセル番地または行列番号を用いて、そのセルへ直接移動する方法が何通りかあります。 また、列番号がアルファベットではなく数字の場合はどうすればよいか、数式の中で使われているセルへ移動したい場合はどうすればよいか、などの特殊な場合もあります。実際には、Excelでセル番地または行列番号を指定して移動することはそんなにないと思いますが、必要な場面ですぐに操作できるように、いろんな場面を想定して普段から練習しておいたほうが良いでしょう。 そこで、今回は、セル番地または行列番号…

初心者がExcelで「削除フラグ」のメリットとデメリットを本気で学ぶための勉強会資料

最近では、Excelで会員名簿や商品リストなどの一覧表を作ることが多くなりました。一覧表を作ると、例えば会員名簿の場合は退会や休会、商品の場合は生産中止や販売終了、得意先一覧の場合は取引中止のように一覧表から削除しなければならないことがあります。このとき、誤って削除して上書き保存をしてしまうと、削除してしまったデータを復元することができず大変なことになります。 初心者のなかには、誤ってデータを削除するのを避けるため、行全体をグレーで塗りつぶしたり、行を非表示にしたりと、とんでもない方法で管理している人がいるようです。おそらく正しい削除の方法が分かっていないのではないかと思われます。 そこで、今…

【Excel】セルの書式をコピーするのは、同じ書式を繰り返したほうが良いからです

セルの書式はデータと異なり、シート全体の見た目を決めるものです。いっぱんに書式が統一されている文書は美しく、書式がバラバラな資料は汚れた印象となります。 ところで、1つのシートに多くの書式を用いると混乱を招くだけでなく、表を見やすくするために書式を設定したはずなのに逆に表が見にくくなってしまいます。意味もなく多くの種類の書式を用いることは、できるだけ避けるべきです。 Excelにはセルの書式をコピーする機能がありますが、コピーをするのは書式を統一するためです。書式の種類を減らすことによって見やすいシートになります。また、同じ書式を繰り返し使うことで色彩のリズムを生み出すことができます。 そこで…

【Excel罫線】構成図や階層図のように枝分かれをした図表の作り方

WordやExcelで階層構造を表す組織図を作る場合、SmartArtグラフィックを使います。しかし、SmartArtのように、Officeが自動的に作成する図形は、位置やサイズもOfficeが自動的に計算して調整します。初心者にとっては楽かもしれませんが、カスタマイズが面倒で、使いやすいのか使いにくいのか分かりません。 ところで、Excelでは目盛りのある表を「罫線」で作ることができます（参考：【Excel罫線】目盛りの作り方と目盛りを用いた表の作り方）。目盛りを横にすればコの字型の図形なので、枝分かれをしている表も同じように作ることができます。トーナメント表も同じ考え方で作ることが可能です…

【Excel】レーダーチャートや面グラフは、特殊な折れ線グラフだと思えば良い

Excelでは多くの種類のグラフを作ることができますが、基本は棒グラフ、折れ線グラフ、円グラフの3つです（参考：【Excel】棒グラフ・折れ線グラフ・円グラフの使い分けと種類の変更）。これら3つを自在に使いこなすことができれば、その他のグラフも簡単に作ることができます。 例えば、レーダーチャートや面グラフは特別なグラフで難しそうに見えますが、折れ線グラフを丸くすればレーダーチャートになり、折れ線グラフの下の部分の色を塗れば面グラフになります。つまり、レーダーチャートや面グラフは、折れ線グラフの特殊形であり、書式設定の方法は折れ線グラフとほとんど同じなのです。 そこで、今回は、レーダーチャートと…

テキストボックス完全マスター！練習問題で学ぶテキストボックス総まとめ

ネット上にはテキストボックスを解説するサイトは多数ありますが、いずれも書式設定の基本的な方法を述べるにとどまっており、実用的な使い方を解説するものは皆無です。 ところで、テキストボックスは長方形を描いてその中に文字を入力するだけというイメージがありますが、それだけではテキストボックスを完全に理解したとは言えません。テキストボックス内部の文字列の行間や余白を自由に変えることが可能です。さらに、Office2010以降ではワードアートの機能がテキストボックスに統合され、テキストボックスを学ぶ重要性が増しています。 そこで、「テキストボックスの正しい使い方」というテーマで当ブログの記事を、作成例とと…

【Excel】日付を表す文字列に「1」を掛けるだけでシリアル値に変換できる

数値や文字列を日付のシリアル値に変換するExcel関数として、DATE関数またはDATEVALUE関数があります。Excel関数を使うと他人に数式の意味を説明しやすいというメリットがある一方で、関数の入れ子になるなど数式が複雑になりやすいというデメリットがあります。 数値を表す文字列に1を掛ける（または0を足す）と数値に変換することができますが、日付のシリアル値も数値なので同じように変換することができます（参考：【Excel】数値と文字列の違い、数値と文字列の変換方法の総まとめ）。日付を表す文字列をシリアル値に変換するだけであれば、わざわざExcel関数を呼び出す必要はなく、1を掛けるなどの演…

【Word】テキストボックス内部の余白を調整して、記入欄としての空欄を作る

テキストボックスと言えば、長方形の中に文字列を入力するだけというイメージがありますが、テキストボックスの中に「余白」があることをご存知でしょうか？ 特にWordの場合、テキストボックス内部の文字列は1つの段落として扱われるため、余白、インデント、行間、行グリッドなどの段落書式の設定を独自に持っています（参考：透明なテキストボックスの書式と行間の調整を極めるための練習問題）。テキストボックスを使って手書きの記入欄を作る場合、余白や行間を丁寧に設定することによって、記入しやすい記入欄を作ることができます。 そこで、今回は、テキストボックスの内部に文字列を入力することによって手書きによる記入を促す記…

【Word】文字と書式の分離、書式の一括設定、書式を種類ごとに分ける練習

Wordの文字入力の基本は、文字を先に入力して、書式を後で入力することです。文字を入力しながら書式を設定するのはご法度です。特に検定試験のように、入力する文章が初めから分かっている場合は書式を除いた文字列をベタ打ちするのが基本です（参考：【ベタ打ち10か条】Wordの文字入力は絶対にマウスを持ってはいけない）。キーボードを用いて最後まで入力しなければなりません。 書式を設定するときも、文字の色や下線、上付き、下付き文字、フォントサイズといった書式の種類ごとに分けて設定し、入力した文章全体を見て同じ種類の書式があれば一括で設定します。異なる種類の書式が複数あれば、多いものから順に設定します。これ…

【Word】文字に対する書式設定を練習するときは解除の練習が大事です

Wordで文字書式とは文字列に対する書式であり、同じ文字であっても色や大きさを変えることができます。同じ「リンゴ」であっても赤いリンゴもあれば青いリンゴもあります。また、大きいリンゴもあれば小さいリンゴもあります。ここまでは理解しやすいと思います。 しかし、Wordの書式で最も重要なことは、解除ができるということです。つまり、Wordの場合は「標準状態のリンゴ」というものがあって色や大きさは自由に変えられますが、元に戻すこともできるということです。文字に対する書式設定を練習するときには、設定する練習だけでなく解除の練習も大事です。 さらに、「リ」と「ン」と「ゴ」にはそれぞれ別の書式を設定するこ…

ラベルシール「テプラPRO」専用テープカートリッジまとめ【お名前シール】

「テプラ」と言えばラベルシールの代名詞と言われるほどのロングセラー商品であり、オフィスに必ず備えておきたい便利な事務用品です。文書管理や在庫管理、あらゆる管理の必需品です。そして、一般家庭でもお名前シール、入れ物や収納のラベルをテプラで作ると便利なので、事務職以外の人でも使い方を知っておきたい商品です。 ところで、テプラ＝オフィスの白いテープというイメージがありますが、そんなことはありません。最近では、シールの種類がものすごく多く「こんなものまであるのか！？」と驚いてしまいました。 そこで、現在販売されているテプラのラベルシールを全部紹介します。オフィスではもちろんのこと、ご家庭でもいろんなシ…

【Word罫線・表作成】目盛を作る方法、セルの分割と再分割の練習問題

Wordの表のセルは、セルの分割をすることによって均等の幅に分けることができます。これを利用して目盛りを作ることができます。目盛のある数直線を作るときには何行何列の表にすればよいかを考えて作らなければなりません。目盛りが10個だからと言って10列とは限りません。 ところで、Wordの文書で数直線を描くこともあるかもしれませんが、どちらかと言えば、「目盛りを含む表」を作ることのほうが多いと思います。この場合も、セルの分割・結合・再分割を繰り返すことによって作ります。 そこで、今回はWordの表罫線を用いて目盛りを作る方法と、セルの分割と再分割を繰り返して目盛りを含む表を作る練習問題を出題します。…

Excel「セルの結合」正しい使い方と誤った使い方の違いを理解せよ！

Excelには、「セルを結合して中央揃え」をはじめとするセル結合の機能があります。これは、セルの区切りを無くす書式であり、Excelの基本的な機能として知っておかなければならないものです。ところが、最近は、無意味にセル結合を多用してしまう事例が後を絶たず、大きな問題となっています。Excelファンの一人として残念で仕方がありません。 過剰なセルの結合はデータ管理や分析の妨げとなり、不特定多数の人に多大な迷惑を及ぼす行為です。しかし、セルの結合そのものは単なる書式の一つにすぎず、正しく健全に使えば、決して害悪を及ぼすものではありません。 そこで、今回は、Excelのセル結合と解除の方法について改…

【Word罫線】元のデータが無い場合は手動の棒グラフを表で作る方法もある

通常、棒グラフは何らかのデータがあってそれを視覚化するために作ります。その場合はExcelで表を入力してその数値をもとに棒グラフを作り、Wordに貼り付けるのが楽です（後述）。 しかし、元のデータが無い棒グラフの場合、グラフの元となる数値が無いためExcelで作ることができません。その場合は、Wordの表の罫線を用いて棒グラフを描くという方法があります。罫線で作れば棒の長さを手動で帰ることができます。手動の棒グラフは、透明な表の作り方を練習するのに最適です（参考：【Word】表をマスターするには「透明な罫線」を習得すべきである）。 そこで今回は、Wordの罫線を用いて手動の棒グラフを作る練習を…

【Excel初心者】セルの色やフォントに「意味」を持たせるのは間違いです

Excelの基本をしっかりと勉強していない初心者によくある間違いの一つに「データと書式を混同している」というのがあります。 例えば、セルを黒色で塗りつぶしてもセルのデータは変わりません。また、セルの塗りつぶしで色分けをしたからといってデータを分類したことにはなりません。「緑が～という意味で、黄色が～という意味で、・・・」などと勝手に、セルの色に意味を付けて、ビジュアルで意思表示をしようとするのは間違いです。 簡単に言えば、セルのデータだけで意味が伝わるような表を作りなさい！！！ということです。・・・と言われても、頭の中が「？？？」の状態になっている初心者の皆さんも多いと思いますので、いくつかの…

PCのトラブルを1000円や2000円の格安料金で解決できたらラッキーでしょう

トラブルと言えば、水道トラブル8000円～などでおなじみのCMがありますが・・・パソコンに関するトラブルの場合は水道管とは異なり、チャットや遠隔操作で解決できることが多いため、もっと格安で引き受けてくれます。 パソコンが動かなくなった、エラーが表示された、ネットに載っている方法を試したがうまくいかない・・・パソコンのトラブルにはいろいろな種類があります。1時間以内に解決できるものもあれば、解決が不可能なものもあります。しかし、初心者にとっては解決できるのかできないのかすら判別できないはずですから、パソコンのプロの人に診断してもらうだけでも十分価値があるのです。 パソコンのトラブルが一人で解決で…

アンケートや名刺のデータ入力を格安で代行するバイトが流行っているらしい

最近はペーパーレスの時代ですが、紙を用いたアナログなデータが無くなることはありません。例えば、パソコンの画面でアンケートを取ることも可能ですが、パソコンが無い場所や屋外の場合、アンケート用紙を配って回収するしかありません。また、営業の人が名刺を交換すると、紙の名刺がどんどんたまっていきます。このような紙のデータをパソコンに入力するのは面倒な作業です。 FAXで注文を受けても、システムに入力しなければ会社の売り上げになりません。売上を計上するのもデータ入力が必要なのです。 そんな「紙をたくさん持っていて困っている人」がいる一方で、「パソコンに入力する作業を代行して小遣い稼ぎをしようとする人」がい…

パソコン教室に通う前に個人レッスン、出張講師、Excel顧問に相談してみよう

周りにWordやExcelを教えてくれる人がいればいいですが、身近に教えてくれる人がいないと不安になりますね。同僚や友人、家族でパソコンの詳しい人がいたとしても、自分の作業を止めて懇切丁寧に教えてくれる人なんているわけがありません。なぜ、あなたのために無料でパソコン教室をしなければならないのでしょうか？本当にストレス以外の何物でもありません。あなたの遅い仕事のペースに付き合うのも、訳の分からない質問を受けるのもイライラするのです。 WordやExcelで分からないことがあったらどうすればいいのでしょうか？ 業務の改善をしたくてもその相談相手がいなかったらどうすればいいのでしょうか？ 無料の教材…

【Excel】割合、パーセント同士の掛け算をするのは「連続して」増減しているからです

100％を超える数を掛けると元の数より大きくなり、逆に100％未満の数を掛けると元の数より小さくなります。割合やパーセントというのはもともと、小数の掛け算をすることによって元の数を一定の割合で増やしたり減らしたりする計算です。したがって、通常は元の数があることが前提で、増やしたり減らしたりするために割合の計算をします。 しかし、元の数が分からない状態で、割合同士の掛け算をしたり、パーセント同士の掛け算をしたりすることがあります。割合の計算が苦手な人は、「元の数が分からないのにパーセント同士の掛け算をすることに何の意味があるのか」「どうしてそのような計算式になるのか」「なぜ足し算ではダメなのか」…

キーボードが使えない初心者にローマ字入力を説明する講義の実況中継【Word_Excel入門講座実況中継その2】

キーボードで入力するためにはローマ字入力を覚えなければなりません。パソコン教室では、ローマ字入力一覧表とキーボードの配列図を表示して、単語の入力を練習します。 しかし、一番大事なことは単語が入力できることではなくて、キーボード入力とローマ字入力の仕組みなのです。 キーボードのキーを押したらなぜ画面上に文字が表示されるのか ローマ字で入力する理由 ローマ字を練習するときの順序 小さい「ゃゅょっぁぃぅぇぉ」をどう覚えたらよいか そこで、前回マウスの使い方を練習したことを前提として、ひらがなの入力練習ができるようになるまでの流れを解説します。 わえなび ワード＆エクセル問題集 id:waenavi …

Word差し込み印刷の基本、Excelとの連携を習得するための教科書【まとめ】

差し込み印刷はメールマージ（Mail Merge＝文書の合体）とも呼ばれ、あらかじめ作成した一覧表のデータを差し込む（流し込む）ことによって、元の文書の一部分を変えながら印刷することができる機能です。つまり、元の文書と一覧表の2つを合体させる機能です。 通常は元の文書をWordで、一覧表をExcelで作ります。それは、一覧表を作成するのがExcelのほうが楽だからです。しかし、差し込み印刷を「練習」するときにはまず2つともWordで作成し、差し込まれる仕組みを理解してから、WordとExcelの連携を覚えるべきです。 そこで、今回は、Wordの差し込み印刷のまとめとして、Word同士の差し込み…

今年の恵方巻き丸かぶりの方角をExcel関数で計算する方法【5で割るだけ】

恵方巻き丸かぶりとは、毎年2月の節分の日に特定の方向を向いて無言で太巻きを食べるというイベントです。もともとは関西地方の風習ですが、1990年頃にセブンイレブンがキャンペーンとして全国に広めたものです。今では、販売ノルマが課せられたり、過剰に生産されて廃棄されたり、訳の分からない便乗商品が販売されたりと、ウンザリするイベントになっています。 しかし、「恵方」そのものは陰陽道を発祥とする由緒正しき言い伝えであり、吉方位を占う考え方です。恵方巻きに限らず、恵方の方角に向かって行うことはすべて「吉」になると言われています。 そこで、今回は、Excelを用いて恵方巻の方角を表示する方法について解説しま…

Excelでチェックリストを作るのにチェックボックス［レ］が本当に必要なのか？

チェックリスト（checklist）は項目や条件を一覧にしたもので、漏れが無いかを確認したり、チェックした個数で何らかの判定をしたりするときに使います。チェックリストとはいっても単なる箇条書きなので、WordでもExcelでも入力することはできます。ネット上では「チェックリスト チェックボックス」などで検索する人が多いためにチェックボックスを描く方法が多数紹介されています。 しかし、本当にチェックの記号を使ったり、チェックボックスを描画する必要があるのでしょうか？？ チェックリストはチェックすることが目的なのですから、Excelで確認・集計しやすいように入力すればよいのです。Excelでチェッ…

【Word罫線】ページの右側や文章の途中にメモ欄（自由記入欄）を作る練習問題

Wordの表罫線を使って、便箋のように横に線を引く方法については別の記事ですでに解説していますが（参考：【Word】3分以内でオリジナルのレポート用紙(便箋)を作る方法）、これを2列以上の表にすることによって、「メモ欄」を作ることができます。 左側に図表または説明文があり、右側に自由に記入できるように余白を設ける場合、左右2列の表を作るのが簡単です。これについて「段組み」をするのは間違いです（参考：【Word】段組みの理解を深める応用事例と段組みのデメリットについて）。左右は必ず連動するわけではないので、段組みではなく2列以上の透明な表でレイアウトするのが正解です。 今回は、Wordの透明な表…

Excel関数を使わずに表の上下左右を反転、90度、180度回転する方法

Excelには行方向と列方向（縦と横）があり、表の行列を簡単に入れ替えることができます（後述）。さらに、表の上下や左右を反転したり、90度回転、180度回転をすることができます。 Excelの表の向きを変えるには、Excel関数を用いる方法と関数を使わない方法があります。向きを変える前と後の表で連動する必要がある場合は関数を使います（OFFSET関数を使うのが一般的です）が、連動する必要が無い場合はわざわざExcel関数を使う必要はありません。 そこで、今回は、Excel関数を使わずに、表の上下左右を反転、斜め方向に反転、90度左右回転、180度回転する方法について解説します。 目次 1．行列…

ワード書類やパワーポイントの資料作成の代行、テンプレート作成を依頼する

基本的にWordは文書を作成するもの、PowerPointはプレゼンのスライドを作るものですが、最近はPowerPointで資料や企画書を作成することが増えてきました。インターネット上にはWordやExcel、PowerPointなどのテンプレートも多数公開されていますが、思い通りのものを見つけるのはなかなか難しいことです。テンプレートを探す暇があるなら自分で作ったほうが早いかもしれません。 何十ページもあるような本格的な資料であれば専門の業者に依頼すべきですが、簡単なワードの書類やパワーポイントのプレゼン資料ならば、個人の在宅ワーカーがやっている「作成代行」に依頼をしたほうが早いです。 良い…

パソコンのショートカットキーを上から教えたがる親切心が正直うざい。【ネ申速Excel】

ショートカットキーとは、通常マウスを使って行う作業をキーボードだけで行うことです。WordやExcelに限らず、パソコンの作業でショートカットキーが使えるようになると、時間短縮になるだけでなくストレスの軽減にもなります。 便利であることは言うまでもありませんが、残念なことに、「ショートカットキーを使ったほうが速いよ」などと、初心者に自慢したがる人がいるようです。親切心なのか、マウントを取りたいのかは分かりませんが、初心者マークの車にクラクションを鳴らしてせかす「あおり運転」と同じであり、絶対に許されません。初心者の学習の邪魔をしているだけです。 そこで、今回は、ショートカットキーを教えるときの…

【Word置換】文章のコピーができないサイトの文章をコピペで利用する方法

ホームページの文章をコピーしようとして範囲選択ができなかったり、右クリックができなかったりするサイトを見かけます。これはサイトの管理者があえてコピーを禁止する設定（Javascript等）をしています。確かに、いろいろ考えながら投稿した文章を簡単にコピペされたら腹が立ちますが・・・ Webサイトの文章を勝手に転載することは著作権法に触れるというのは言うまでもありませんが、私的利用や引用など法令に触れない範囲で利用するのは差し支えありません。 そこで、当サイトはWordを解説するサイトなので、「Wordの練習」としてコピペをブロックしているサイトのソースから文章を抽出する方法について解説します。…

Excel関数の引数（ひきすう）の意味、引数の絶対参照、範囲指定の注意点

Excelで引数（ひきすう）とは、Excel関数を呼び出すときにそれと同時に渡す値のことで、それぞれの関数によって引数の種類や個数が決まっています。 また、渡す引数によって戻り値が異なります（参考：Excel関数が苦手なら、関数名の変更と戻り値を最初に練習すべきである）。引数の渡し方を間違えた場合はエラーになります。 ところで、Excel関数の引数は、その関数の計算をするのに不可欠な条件であって、関数の計算の内容や戻り値の計算の仕方が理解できていれば、どのような引数が必要なのかが分かるはずです。 そこで、今回は、Excel関数の引数について詳しく解説します。 目次 問題文のあとに簡単な操作方法…

エクセル業務効率化やマクロの作成、Excel VBA開発を依頼する方法

業務の効率化のためにExcelのVBAでマクロを作ることがあります。法人向けの大規模なシステムの場合は、Excel VBAを専門とするシステム会社に直接連絡して見積もりを依頼するべきです。 しかし、個人レベルで使用する小規模のExcelマクロファイルの場合は、わざわざシステム会社に依頼しなくても、在宅ワーカーやフリーランスのプログラマーに依頼すればよいです。また、「前任者が作ったマクロが動かなくなったので修正してほしい」とか、「毎日の反復作業を自動化してほしい」といった簡単な作業もフリーランスに頼んだほうが安価で、しかも納品が早いです。 VBA（マクロ）で業務が効率化できないか相談したい場合は…

Excelのデータ入力、資料作成や集計の「代行」を外注する方法と注意点

エクセルを使うと資料の作成、集計、分析のほかデータベースやマクロを作成することも可能です。しかし、慣れていない人にとってはものすごく時間のかかる作業です。きれいな文書を作成するにもセンスが必要です。また、インターネットでテンプレートを探しても思い通りのものがなかなか見つからないこともあります。 実は世の中には、忙しいあなたの代わりに面倒なパソコンの作業を喜んでやってくれる人がいるのです！「Excel代行サービス」「Excel文書を作ります！」といったサービスを提供している企業や個人はたくさんあり、いつでも相談を受け付けているのです。 サービス残業をして一人で悩むくらいなら、Excel作成の代行…

Word、Excel初心者の質問や相談に優しく教えてくれるサービスがあるらしい

仕事やプライベートで、WordやExcel、PowerPointのことで分からないことがあったら、インターネットで探せばだいたい解決できますが、業務の相談をしたい場合はなかなか解決できません。あなたの周りにパソコンの得意な人がいればよいですが、仕事ができる人ほど忙しい（引っ張りだこになる）ので、なかなか相談に乗ってくれないと思います。 ところで、ネットで一生懸命調べても解決策が見つからない、どのように調べたらいいか分からない場合、「相談に乗ってくれるサービス」や「指導してくれるサービス」というのを利用する方法があります。 聞くは一時の恥、聞かぬは一生の恥という言葉がありますが、仕事ができないま…

Excel関数が苦手なら、関数名の変更と戻り値を最初に練習すべきである

Excelには400種類を超える関数が用意されており、組み合わせることによって長い数式で複雑な計算をすることができます。しかし、半角文字の入力が慣れていない人が、いきなり関数をキーボードで入力するのは抵抗があるはずです。また、他の人が作った数式を解読するのも難しいと思います。 オートSUMの使い方を覚えたら、関数の一部を修正しながら、関数名で関数を呼び出していることと、呼び出した結果が戻り値（返り値）であること、値が「返ってくる」という意味を少しずつ理解するべきです。 そこで、今回は、関数名の変更と関数の修正、戻り値、数式の計算結果との違いについて出題します。 目次 1．呼び出す、返す（復習）…

【Excel数式】表示形式のパーセントと演算子のパーセントの違いを理解しよう

Excelでパーセント「％」といえば、表示形式としてパーセント表示を設定する方法が簡単ですが、数式の中にパーセント「％」を用いることもあります。 ところで、パーセントとは、割合は小数になることが多いのでそれを100倍して分かりやすくしたものです。つまり、0.01倍と1％は同じであり、0.1倍と10%は全く同じものです。降水確率0.8と言うのと80％と言うのは同じです。また、1倍と100%は同じなので、Excelで「100%」と入力するのと、「1」と入力するのは同じです。入力する文字数が少ないほうを選びましょう。 そこで今回は、Excelで用いるパーセントについて出題します。 目次 1．パーセン…

【Excel】足し算、引き算、掛け算、割り算の入力、かっこ、累乗、パーセント

表計算の基本は足し算、引き算、掛け算、割り算の計算式をキーボードで入力することです。キーボードで四則演算の数式を入力する練習しておかないと、複雑な計算式、オートSUM、Excel関数の入力が遅くなります。基本の段階でしっかりと練習しておくことが重要です。 ところで、Excelを学び始めて間もない初心者にとって「半角モード」で数式を入力するのはハードルが高いことかもしれません。はじめは難しく感じるかもしれませんが、何回も練習して慣れると、素早く入力できるようになります。指のリハビリだと思って徹底的に練習しましょう。 今回は、Excelで四則演算（足し算、引き算、掛け算、割り算）をする方法と、累乗…