r0otの地味な日々

華麗な社長秘書であの企業の社長を支えたアシスタントの方の今週最終業務(木曜日) ~指示出しの間違い~

土曜になっちゃいました。 気力も体力もまだ未回復。 DX構築で回転数の高すぎる状態を落とす事と、無言で21連勤睡眠時間平均3時間18分の睡眠での集中作業で思考を吐き出す作業が必要。やたらと立ち歩いて靴をカツカツカツカツカツカツカツカツカツカツカツカツカツカツカツカツカツカツカツカツカツカツカツカツカツカツカツカツカツカツカツカツカツカツカツカツと鳴らして有るきまわる状態です。 机の全てが俯瞰で見えていないとちょっと落ち着かないように思います。 別に強迫観念に怯えているんじゃないんだからねっ！... さて、水曜に月末作業が完了してゆっくり出来ると持ったら緊急の案件のミーティング依頼。 月末作業時…

2022/08/27 20:57

0から作るDXオフィス バックオフィスのインプリメンテーション完了 ~21連勤の終わり~

ちょっと、過集中の様に7月の最終週から月末作業開始の今週月曜2022年8月22日(3日前）迄の途中を書いてみましたが。 最終局面でゾーンに入りアウトプットできていませんでした。 かなり過酷な21日間でしたが、ミッション完了。 月末作業の90%部分の業務を構築してきたシステムに叩き込み、バックオフィス要員が推移をチェックすることでチェック機構を通って0.5日で作業が完了する状態になり一安心。 こんな事を目標に、0から作るDXオフィスを社内にインプリメンテーションしてみました！ AppleWatchの平均睡眠時間も3時間15分前後とちょっと注意した方がいい状態。 正直、AppleWatchで管理す…

2022/08/25 19:39

やはり、今週は休みが取得できなかった。 水曜から夏休みが始まるので、そこまでとりあえず突っ走る ~16連勤確定~

金曜、新人二名を連れて小さな交流会をしようと考えるものだと思いますが。 やはり、この世相で研修中にコロナ感染は避けたいので直帰。 1名M大院卒、プレゼンの機会などが多いのか挨拶等の説明は不要そうです。 もう一名、H大理系卒の第二新卒の新人は出社初日にT黒のシャツ、にカジュアル・トラウザーズ。 研修中、質問があれば人を呼びつけたり。 最速で打鍵中に唐突もなく話しかけてくることもしばしば。 私は問題ないのですが、業務を開始したらかなり足りていない部分が多そうです。 今までの社員は皆どこかで研修を受けたりしていたようですが、新人研修でスーツの着方から持ち物。 電話の出方、名刺の受け取り方。 オフィス…

2022/08/07 23:58

経営・起業系の人気のブログはコンサル、中小企業診断士、FP、副業と海外起業が多い

今日は今週では唯一のリモートワーク。 コロナ感染者数が4万に迫る中、出社しているのは管理ミスでもなく中途採用で業務開始が8/1になったからと言うのが理由です。 研修も速度感が同期したらリモートに以降を予定しています。 研修と宿題リストを確認しましたが、反復練習は完全に英語の設問の問題集。 別の課題はXXをするYYをするなどと書いてあって解法は自由、プロセスは関係ないので正解に最速で最適解に到達すればいいだけというシンプルな初心者殺し。 自分だったら3日目に辞表提出しているかも。 経営側の頭の中はこんな感じだけど、現場では現場なりの考え方があるので口を出さず。 出したくなるなぁ。 頭の中に動作順…

2022/08/04 16:41

Alwasyではない「三丁目の夕日」の工場のおっさんの事業所に華々しい経歴の秘書の方事務員として来てもらうと

新人さん対応の入社対応が完了。 今一番したい清掃業者さんの日程が決まらない。 やはりコロナで10営業日2名が欠席するとスケジュールが後ろに倒れるんだというイメージ。 どの事業所も同様の問題で困っていると思うので早いリカバリを願いながらひたすら待ちます。 新人はひたすら課題を解くために研修中。 この程度、解らないわけでも解けないわけでもなくチラ見しつつ回答が浮かぶものの研修を担当しているJの意図がよくわからないので「難しそうだね～。 わかんないなぁ。」などと言いつつ絶妙に距離をとってみたり。 エンジニアリングで盛り上がるの楽しそう。 エンジニアリングから離れて社長業務に専念しろと怒られることもあ…

2022/08/03 14:16

仕事が楽になると思っていた 幻想だった

月曜 土日ぶっ続けで事務所の掃除。睡眠時間を削って突貫作業、8/1にめでたく3名着任。人を迎えて終わりかと思ったらそんなに甘くなかった（思うなよ)。 技術職以外の初めての採用でコストセンター。 問題はそこではなかっった。 着任後のメールアドレス発行。 各種ツールのアカウント作成。 登録確認、動作テスト。 普段はマシンを渡してアカウントが作成されるとoffice365のドメコン参加の説明とか不要。 そうだよね、全部やってあげないと。 365アカウントを作る時にoutlooアカウント作ってonmicrosoft.comを自分で探してログインしてねでは済まないよな。 社内で情シス兼務と今思いつまされ…

2022/08/03 02:34

業務カレンダーに ~Busy~ と記載してここからの業務は掃除!

契約関連がギリギリで送付される予定。 月曜から来る方の契約書類ですが、問題ないなら弊社としては問題なし。 作業に必要な機材など2名のエンジニア分とアシスタント分は完了。 正直間に合うわけ無いと思いながらやっていました。 さて、残るは掃除!COVIDが流行する中、業務はリモートで2年以上続けホコリだらけ。 先週の業務環境の確認に来ていただいた時に簡単に掃除を済ませたものの、まだまだ片付いていない状態。 清掃業者さんが入る予定だったのですが、担当者がコロナのために延期。 明日から2日間掃除をし続けるために会社に出勤。 基本、アシスタントさんは命令系統が私なので机は近いほうがいいのか。 集中して業務…

2022/07/29 19:19

やはりオフィス拡張が必要か

09:00から現在入居しているオフィスのオーナーとミーティング。 オフィス、どうにか大きく出来ないかという相談をすることに。 こちらのお話は早々に、流通に関するITの親和性について話を聞かせてほしいと言われて業界動向を説明。 課題を抱えているようなので、課題解決には課題の洗い直しからなどとお話をして雑談終了。しかし困った、隣室空いたらすぐ入るのでとか言ってたのに勝手に別の客入れちゃって。 その他リクエストが有ったのですが、全て未対応。 このオフィスで8日検討の時期に来ているのかな。 別の場所に広いオフィスがあるとか言ってるけど、駅から15分。 これでは人が集まらないだろうと思ったら、ビルの中を…

2022/07/29 14:46

IT関連業種の実情は1980年代中盤までの目黒川沿いにあった自宅兼工場の社長のような仕事の仕方

16:00 明日期限の請求書業務、何故か請求期限前日の今日まで発注番号をもらっておらず送付してくださいと依頼をしようと思ったタイミングで発注書が到着。 無事、明日までの期限の請求書作成と送付が完了。 昨日の携帯契約切り替えの件で連絡があり諸手続きを継続。 社内でテストしているApple Watchの100GB共有利用機として登録した記憶があるものの、この接続を削除して携帯電話番号にそれぞれ容量を降って5G対応にさせていくよてい。 システムか、デバイスかどちらの問題か切り分けられていないのですが携帯電話会社さん側から見るとデバイスがeSimの利用中状態で状態遷移しないままになっている様子。 携帯…

2022/07/28 23:20

本日のコロナ感染者報告数が4万406人で月曜に途採用2名、事務1名が初出社！ どうする？？

東京都のコロナ感染者報告数が4万406人になりました。 新メンバーを迎えるのにいい時期でないのが非常に残念です。 8/1から研修を始める2名は出社した後にすぐリモートで研修作業に。 アシスタントの方はPCのセットアップが完了したら即リモートでの対応に。 アシスタントの人とリモートで仕事を当初からするのは厳しいな。 引き続き、社内での厳戒態勢を続けていく予定です。 初事業者さんも国の指針等が出てこないのでかなり困っている様子。 早くオフィスに戻れよキャンペーンが12月にあったのに、すぐにこのような状況に戻ってしまったのは残念です。 はてなブログとかアメブロとか見てたらやはりお金の話。 お金の運用…

2022/07/28 19:44

■

はてなブログでグループが合ったので入ってみた。 やはり、裕福そうな方々ばかり。 キラキラした世界だな。

2022/07/28 17:25

リモートで対応するアシスタントってオンライン秘書サービスと何が違うの？

抜けの合ったタスクの請求書発行、これも完了。 派遣会社さんの契約関連で何度か電話、8/1に業務開始なのに基本契約書がDocuSighから送られて起きていない状況だけど担当者さん大丈夫かな。 こちらは受け入れ体制を整え、機材類も全て揃え準備は完了。 ついでにCloud PBXを導入すると仕事がかなり効率的になりそう。 一点問題なのは、派遣会社の担当さんの思い込みが激しく物事がまっすぐ進まない店。 上長の方は外資らしく要件が端的に終わるにこの新人担当さんは話がよく抜けて思い込みが強いなっと。 コロナの中でリモートでの業務になると伝えているけど、リモート解除後も完全リモートですよねって言われても即答…

2022/07/28 17:03

意外と終わっていた残タスク

< とりあえず始まった1日 > 業務開始前に本日の一言を書いて用意、全員の体温、体調と文句がある人は僕にぶつけてくる毎朝の儀式。 弊社では形式だけの朝礼などプロフェッショナル職の方に不要なだけでなく無駄な時間と考えやる気はないものの、出入りするならチェックよろしくとクライアントの要望。 要望は頂いたものの、不要の連絡はないものと見られ体調チェックにちょうどいいので朝のコミュニケーションに利用しています。 昨日の深夜も謎の焦りから仕事を続けてしまい、残タスクがだいぶ亡くなった状況に。 ここまで整理するつもりもなく。 早く終わると会社の掃除に行くことになる等デメリットもある状態。 新規参加3名のた…

2022/07/28 11:17

意外と終わっていた残タスク

< とりあえず始まった1日 > 業務開始前に本日の一言を書いて用意、全員の体温、体調と文句がある人は僕にぶつけてくる毎朝の儀式。 弊社では形式だけの朝礼などプロフェッショナル職の方に不要なだけでなく無駄な時間と考えやる気はないものの、出入りするならチェックよろしくとクライアントの要望。 要望は頂いたものの、不要の連絡はないものと見られ体調チェックにちょうどいいので朝のコミュニケーションに利用しています。 昨日の深夜も謎の焦りから仕事を続けてしまい、残タスクがだいぶ亡くなった状況に。 ここまで整理するつもりもなく。 早く終わると会社の掃除に行くことになる等デメリットもある状態。 新規参加3名のた…

2022/07/28 11:14

今日もタスクを持ち越し

月初から2名の20代が会社に参加。 アシスタントの方も含め3人が一気に増えることに。 机を一つ購入しないとキャパシティーがオーバーしそうな状態に。 今年度5名分の採用コストを先に支払っているので、5名の採用はほぼ確定。 手狭になるのと、事務作業が増えるのを想定して今後を計画。 バックオフィスに経験者の方が入るので、アルバイトスタッフを募集。 バックオフィス体制の研修バイトをしてもらいつつ営業事務業務と内勤用事務作業業務に業務を分割しようかと計画中。 未経験のアルバイトスタッフをアシスタント業務に来てくれる方に教育してもらい今の状況に対応していこうかなと。 商社経由での携帯導入が通信事業者さんと…

2022/07/27 22:14

COVID流行下でリモート作業の出欠確認

今朝の出欠確認完了。 クライアントに対してどのような対応をしているか、どの会社も体調の確認等をしていると思います。 朝の出欠確認はslackでの体調報告の確認と当たり障りのない文章を送付で完了。 メールを一通り確認。 昨日購入したMac1台の金額が為替の影響か光学な購入に。 アシスタントの方向けThinkpad x13 Gen2は早速明日届くようで、間違えて購入したThnkpad x13 Gen1は受け取り拒否をしてくれという連絡がレノボ担当者からあり。 素早い対応に感謝。 本日届くのは拒否で、明日届くマシンは受け取りで対応。 即納って書いてあっても、注文当日に出荷しないだろうと思ったら既に送…

2022/07/27 10:31

8月1日から来てくれる事務の方に期待

電話中に電話が鳴り、切り替えたらまたキャッチな状態でテレカン後から電話の嵐。 リモートワークなので、ノーフィルターですべての電話が転送されてくる状態。仕事のボリュームとコストセンターになる事務の人材を採用しないでこなしてきたのは財務に自信がなかっただけで、雇用は出来る状態でした。少ないながら、気合の入ったチームで仕事にあたってくれているメンバーに急遽2名入社してくれることになり、事務の方が見つかったので月末作業と営業日の半日ぐらいの作業量。 月間80時間程度の業務量を行って貰う予定。 地獄の月末処理 営業電話のドロップ 抜けているメール返信チェック 予定の調整 アポ対応 実はもっとある 業務自…

2022/07/26 20:15

朝1の求人広告代理店とのテレカン

業務開始と同時にテレカン。 120万 + 90万 + 200万を使って1年半で2名の採用がやっと達成した求人広告メディアの代理店さん。 面談を希望する人で弊社側の内定を出して2名中2名採用。頼っているのは事務作業部分です。 1年目に結果出さなかったのはOK, 仕事の仕方のすり合わせも合ったと思います。 2年目、予算200万で1年使い切ってくださいと渡した予算を使い切っての2名採用。 これは人材紹介のほうがコストが下げられるなと考えているところに二名の採用実績が出来たので300万の見積もり作りましたと緊急テレカンコール。 買ってくださいと言われてもベンチマーク中なの忘れている様子。 こちらの会社…

2022/07/26 14:23

2022年の7月、ある日の仕事内容。

07:30 起床 09:00 仕事開始 メールの確認、一体一日にどれだけメールが届くんだろうか。 メールアイコンを確認すると102,082通の未読メール。 全部読めませんごめんなさい。 直近で来た重要度の高いメールから返信していく。 昨夜20:30という気づきにくい時間に見積もりのメールが明日の09:00が締め切りで届いている。 対応するメールから順に対応していくけれど、昨夜のメールの返信はまだか等の問い合わせ電話が鳴り出す。 始業時間がずれれば、セクションごとに違えば突入のアクセス数を分散出来るのでシンクラ・ゼロクラ導入環境に親和性がいいと思うんですが。 各社09:00に電話開始というのも業…

2022/07/26 12:42

2022年の7月、ある日の仕事内容。

07:30 起床 09:00 仕事開始 メールの確認、一体一日にどれだけメールが届くんだろうか。 メールアイコンを確認すると102,082通の未読メール。 全部読めませんごめんなさい。 直近で来た重要度の高いメールから返信していく。 昨夜20:30という気づきにくい時間に見積もりのメールが明日の09:00が締め切りで届いている。 対応するメールから順に対応していくけれど、昨夜のメールの返信はまだか等の問い合わせ電話が鳴り出す。 始業時間がずれれば、セクションごとに違えば突入のアクセス数を分散出来るのでシンクラ・ゼロクラ導入環境に親和性がいいと思うんですが。 各社09:00に電話開始というのも業…

2022/07/26 05:06