名刺交換で決まる「第一印象」、受け取るときは必ず両手で

ビジネスマンにとって名刺交換は日常茶飯事。あまりに当たり前な行為なので、つい雑になりがちです。けれど、名刺交換は初対面の人に自分の人物評価をしてもらう、最初のチャンス。そのマナーがきちんとしていれば、好印象を与えることができるわけです。 ポイントは4つ。まず、名刺交換する時は、バッグなどの荷物を床なりソファなりに置いて手ぶらになること。バッグを持ったまま名刺を差し出す人が少なくありませんが、こ…

「謝罪訪問」のビジネスマナー、ポイントは「迅速」

多くのビジネスマンが頭を悩ませるのが、「謝罪」のマナー。社内での謝罪もありますが、ここでは社外への謝罪について、基本的なマナーを紹介しましょう。得意先や顧客、取引先など、仕事上関係のある会社や個人に対して行う謝罪です。 こちらに大きな過失があるケースだけでなく、近ごろはクレーマー問題もあり、相手の勘違いがもとで謝罪に行くケースもあるでしょう。 すべてのケースに共通なのが「可能な限り迅速な対応…

常識的なビジネスマナーが信用を勝ち取ります

ビジネスマナーにおける電話のかけ方が特別にある訳ではありません。常識的に対応すればよいのです。慌てずはっきりと話すことが大事です。電話の印象はとても大切です。ぞんざいな口調は勿論失礼に当たります。要点を正確に伝え齟齬が無いように気をつけなければいけません。 FAXで要件を伝える際も要点を整理して、解りやすい書面にすることが大切です。 枚数も何枚なのか明記して漏れない様にします。あて先は会…

働き出してからよく聞く言葉なのですが。

私は、以前正社員として働いていたのですが 退職して最近またパートとして働き始めました。 働き出してよく聴く言葉なのですが『お疲れ様』とか 『お疲れ様でした』というのがちょっと気にかかります。 以前は金融関係の仕事をしていたので、挨拶には厳しかったと思います。 その時は、退社する時に『お先に失礼します。』に対して お疲れ様でしたを言うのが普通でした。 今は、お疲れ様でしたがお先に失礼…

ビジネスマナーのセンスの有無が出るEメールで気を付けたいこと

すっかりビジネスには欠かせなくなったEメールですが、意外とビジネスマナーのセンスの有無が如実に表れるのがこのEメールというものです。 若い会社員でよく見かけるのが、相手からもらったメールにそのまま返信をしてしまったり、もらったメールのメールアドレスをそのままアドレス帳に保存して、相手の名前を変えずにそのまま使ってしまうといったバッドマナーです。 こういったケースでは、相手の名前には「〇〇様」と…

ビジネス電話のかけ方、受け方。そして切り方

ビジネス電話で大事なのは、名乗るときはきちんと、そして用件は簡潔に話すことです。 かける時は「わたくし、○○会社の○○と申しますが、□□の件でお電話させて頂きました」というのが基本です。 そして、必ず相手が電話できる状態なのかを聞きましょう。 「今数分お時間を頂いても宜しいでしょうか？」と聞きます。 逆に受ける時は、「お電話ありがとうございます。○○会社、○○と申します。本日はどうい…

宅配便もなるべくなら、相手の受け取りの都合を考えて…

電話もFAXもそうですが、宅配便を送ることは多いと思います。 その際に、社長が日頃お世話になった人たちに、お中元やお歳暮を挨拶代わりにたくさん送る場合があります。 子供の旦那さんの実家へ向けて送る場合もあるでしょう。 たいてい、県外だったり遠方がほとんどでしょう。 こういった場合、相手の都合を考えずいつでも届けていいようにしていたら、相手は時間を書いてくれ、とまでは言えないので、いつもい…

電話の応対ひとつで会社の印象が変わります

社会人になってまずやる仕事のひとつに電話の応対があります。 学生の時とは全く違う正しい電話の応対を学びましょう。 電話がかかってきたら、静かに受話器を取ります。「はい」と はっきりと言ってから社名、部署名を名乗ります。社外からの 電話の場合、ダイヤルイン以外は名前を名乗る必要はありません。 できるだけ早く電話を取りますが、3コール以上、鳴らして しまった時は「お待たせいたしま…

電話かけのルールをマスターしよう

電話は顔がみえないため、声だけで印象が伝わってしまいますので、普段以上に丁寧な対応を心掛けるようにしましょう。どうせ、見えないからと、だらしない態度で電話するのはやめましょう。気配や声色で失礼な態度は伝わってしまうものです。また、かける前に用意するものがあります。それは、メモです。メモ用紙、ペン、内容に関する資料を用意しておきましょう。聞いたことを忘れないように、話しながらメモをとる習慣を身につ…

エレベーターの席次にまつわるビジネスマナー

ベテランビジネスマンでも時々戸惑ってしまうのが、エレベーターに乗った時の席次についてのマナーです。 社用車やタクシーなどの場合には、他の乗客は居ませんからマニュアル通りの対応がしやすいのですが、エレベーターというのは他の乗客もいますし、時々特殊な構造をしたエレベーターに乗り合わせる場合もありますから、応用力が問われてきます。 正しい知識で武装をしておかないと、いざという時に応用力が発揮できな…

電話の取り次ぎで意識したいビジネスマナー2点

ビジネスマナーの中でも基本となる電話の取り次ぎにまつわるビジネスマナーをご紹介したいと思います。 電話の取り次ぎで良く起こるシチュエーションが、相手の声が聞き取りにくかったり、ボソボソと話をするタイプの方で、何を言っているのか良く聞き取れないといったシチュエーションです。 こんな時は、「すいません。良く聞き取れないのですが」などと言ってしまってはNG。相手に失礼になってしまいます。 そのよう…

秘書検定のケーススタディでも…

不意な電話で、特別社長と仲良しの人からだったりすると、朝も時間より前にかかってくることもありますし、即座につなげることが要求されるので、常に社長がどこで何をしているのかを把握していなければならないでしょう。夕方も仕事が終わってからかかってくることもありますし、勤務外だから出ないということではなくケース バイ ケースです。 その時その時に応じて臨機応変に応対出来るようにしておきましょう。 自分…

女性客を階段で誘導する場合のビジネスマナーとは？

ビジネスマナーの中でもちょっとレアな「女性のお客様を階段でご案内するときのマナー」についてご紹介をしたいと思います。 あなたの会社がビルの2階にあるとして、1階の受付に来たお客様を2階にお連れする時に階段を使わなければならない場合、あなたはどのような行動をとりますか？ 相手が男性のお客様であれば、基本的にはお客様に先に階段を上がって頂くようにして、あなたは少し斜め後ろを付いて歩くような形にす…

スマートなFAXの送り方

会社から取引先にFAXを送る上で大切なことをお話します。 大切な用件がある時に、いきなりFAXを先方に送ってしまうのは もちろんマナー違反です。 まずは担当者に連絡して、FAXを送りたい旨を話しましょう。 その際、送るFAXの具体的な枚数を伝えておくと、先方で 用紙切れなどのトラブルで受信エラーとなることを避けられます。 FAXには必ず送付状を一枚目につけます。 送付状には、送…

簡単に連絡できる分、礼儀が疎かになる。

最近、取引相手であったりといった人に電話を掛ける際、携帯電話を利用する人が増えたと思います。 簡単に連絡が取りあえる分、相手との距離的な感覚も何となく身近に考えることも増えたと思います。 もちろんそれなりの情報を共有しているとも言えますが、礼儀も疎かになりがちです。 電話を受け取る前に、誰から掛かってきているか判明しているためです。 あくまで一定の間柄であったり、あるいは性格にも…